Tipos de workflow: quais são e como escolher o melhor?
Uma das melhores formas de ter um bom desempenho em uma corporação, é estabelecendo um fluxo de trabalho claro e objetivo. Nesta linha, há alguns tipos de workflow que garantem que os processos serão seguidos e que o resultado final seja alcançado.
Mas o que é o workflow? Trata-se de um conjunto de passos definidos para melhorar os processos numa empresa. São normas, etapas e padrões estabelecidos como o melhor caminho para a otimização dos processos. Ele pode ser usado para as mais variadas ações dentro de qualquer organização e para aquelas que querem se diferenciar no mercado, é fundamental sua adoção.
Se ficou interessado em saber o que é o workflow e como isso pode contribuir para sua empresa, não deixe de ler nosso artigo!
Os tipos de workflow
O workflow é um sistema criado com o objetivo de reduzir eventuais problemas em projetos ou outras atividades que tenham várias pessoas envolvidas. Atualmente, há três tipos de fluxos de trabalho:
Workflow de produção
Este modelo de workflow é recomendado para grupos que estão envolvidos em um grande volume de dados, políticas de negócios e recursos financeiros de escala maior. Neste caso, os procedimentos já estão totalmente definidos e não são possíveis mudanças, criação de novas regras ou alteração nas já existentes.
Workflow administrativo
Este tipo de workflow é considerado como um meio-termo entre os modelos de Produção e Ad hoc. Ele é perfeito para rotinas administrativas e grupos que estão envolvidos em atividades contínuas e previsíveis, que são coordenadas por regras simples. Aquelas tarefas que envolvem o tratamento de documento e formulários também são ideais para o Workflow administrativo.
Workflow ad hoc
O workflow ad hoc é o contrário do de produção. Enquanto o primeiro é rígido e não permite mudanças, este está aberto a alterações das regras, mesmo com o processo já em andamento. Ele é indicado principalmente para aqueles grupos formados por pessoas que façam tarefas individualmente.
Use o workflow na prática
Uma das melhores ferramentas para a criação de workflows dentro de uma empresa é o SharePoint. Com ele, é possível criar fluxos de trabalho bem definidos, e compartilhá-lo com as pessoas que estejam envolvidas no processo.
O ideal é criar um workflow de menor complexidade e, com o passar do tempo, moldá-lo para aquilo que considera ideal e que permitirá um bom andamento do trabalho. Os workflows estão caracterizados por finalidade, e os mais comuns são:
- Agendamento de férias.
- Reserva de salas e equipamentos
- Planejamento de reuniões
- Reembolso de despesas
- Agendamento de viagens
- Planejamento de eventos
- Solicitação de mudança de gestão
- Cadastro e gerenciamento de treinamentos
Como você viu, com o SharePoint é possível criar fluxos de trabalho para diversas atividades de sua empresa, observando sempre qual tipo que melhor se encaixa para cada atividade. Enquanto alguns precisam ser extremamente rígidos, outros podem ser ajustados conforme o andamento dos projetos.
O fundamental é que todos os colaboradores compreendam a necessidade do fluxo de trabalho. Desta forma, os resultados podem ser alcançados, além de haver a padronização dos processos, garantindo a redução de custos e o aumento da produtividade.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
