Todo documento do cooperado, organizado, validado e auditável.

Um GED para cooperativa de crédito é um sistema de gestão eletrônica de documentos organizado pela lógica do cooperado, não pela lógica de pastas de rede. Cada cooperado, pessoa física ou jurídica, tem suas bibliotecas de certidões, operações de crédito e declarações, com controle de validade, aprovação, histórico de versões e trilha de auditoria. A estrutura acompanha postos de atendimento, regionais e grupos econômicos, que é como a cooperativa realmente opera.

Porque o file share não entrega o que um ambiente regulado exige: não tem controle de versão, trilha de auditoria, controle de validade, busca dentro do conteúdo dos arquivos, metadados nem fluxo de aprovação, e as permissões são brutas, por pasta. O SharePoint Online resolve todos esses pontos de forma nativa, com acesso por navegador, Teams e celular, sem VPN, e com as ferramentas de DLP e rótulos de sensibilidade que a LGPD cobra. Não é substituição de tecnologia, é mudança de categoria.

O Coop GED foi desenhado para as expectativas de controle de acesso, auditabilidade e governança documental de instituições financeiras reguladas. Cada documento tem histórico completo de versões, registro de quem criou, alterou e acessou, auditoria de exclusões, status de aprovação e regra de validade. A camada de conformidade é a nativa do Microsoft 365, incluindo políticas de retenção, DLP e rótulos de sensibilidade, o que significa que a cooperativa presta contas com evidência gerada pela própria plataforma, não com planilha de controle paralela.

Sim, o acervo atual é migrado para a estrutura do Coop GED durante a implantação. O passo que define o sucesso não é a cópia dos arquivos, é o mapeamento anterior: definir tipos de documento, metadados, regras de validade e quem enxerga o quê, para não transportar a desorganização atual para dentro do SharePoint. Na prática, migra-se primeiro o acervo ativo dos cooperados em atendimento, e o histórico entra em lote depois, sem parar a operação.

Cada tipo de documento carrega a própria regra de validade, e os que estão vencendo aparecem automaticamente para a área responsável, com notificação de vencimento e de aprovação pendente. Isso elimina a rotina de conferir pasta por pasta antes de uma operação de crédito ou de uma auditoria. O status de aprovação separa o que já está válido e publicado do que ainda depende de análise, evitando que documento não conferido seja usado como se estivesse regular.

O acesso é controlado por perfil de área e por posto de atendimento, então cada usuário enxerga apenas os cooperados e os documentos que lhe cabem. Existem grupos globais por departamento, como Crédito, Cadastro e Riscos, e a estrutura de PAs, regionais e grupos econômicos é modelada na configuração da solução. As identidades são as do Microsoft 365 e do Entra ID que a cooperativa já administra, sem base de usuários paralela para manter.

A estrutura de postos de atendimento e códigos do Coop GED é modelada para refletir a organização das cooperativas Sicoob e o padrão SISBR, e a carga do cadastro de cooperados pode ser alimentada a partir dos sistemas internos. Integrações específicas com sistemas de origem são avaliadas caso a caso, usando Power Platform e as APIs disponíveis. O objetivo é que ninguém redigite cooperado, o GED consome o cadastro que já existe.

Não, o Coop GED roda sobre as licenças de Microsoft 365 e SharePoint Online que a cooperativa já tem, e os fluxos de aprovação usam os conectores padrão do Power Automate já incluídos nessas licenças. Não há plataforma nova, servidor novo nem contrato de nuvem adicional, e os documentos permanecem no tenant da própria cooperativa. Licenças adicionais só entram se a cooperativa optar por recursos premium de Power Platform ou de conformidade avançada.

Sim, o SharePoint Online é dimensionado para acervos dessa escala. O tenant começa com 1 TB mais 10 GB por licença de usuário e pode receber armazenamento adicional conforme a necessidade, cada biblioteca comporta milhões de itens e arquivos individuais chegam à casa das centenas de gigabytes. O ponto de atenção não é capacidade, é arquitetura: bibliotecas bem particionadas por cooperado e metadados indexados corretamente, que é justamente o que a estrutura do Coop GED já entrega configurada.

Sim, o modelo de dados atende qualquer cooperativa de crédito com estrutura de postos de atendimento, regionais e grupos econômicos. A solução nasceu com raízes profundas no sistema Sicoob, onde a Trinapse atende cooperativas líderes como Sicoob Cocred e Sicoob Credicitrus, e por isso já vem alinhada ao SISBR. Para cooperativas de outros sistemas, o que muda é a nomenclatura e a configuração da estrutura, não a arquitetura da solução.

A implantação típica leva de 4 a 8 semanas, incluindo configuração da estrutura de PAs, regionais e perfis de área, definição dos tipos de documento e regras de validade, treinamento das áreas e a carga inicial do acervo. O prazo é ditado pelo volume e pela bagunça do repositório atual, não pela tecnologia. A recomendação é entrar no ar por posto de atendimento ou por área, e não com a cooperativa inteira de uma vez.

Existem dois modelos. No SaaS, a cooperativa paga assinatura mensal com atualizações periódicas e um pacote mensal de horas para suporte e melhorias. Na licença única, paga uma taxa única e recebe a última versão instalada e configurada, com upgrades de versão futura em torno de 20% do valor. A implantação é dimensionada pelo porte da cooperativa, principalmente pela quantidade de postos de atendimento e pelo volume do acervo a migrar.

Suporta, mas existe custos adicionais para implementação.

Não, apenas os colaboradores que tenham acesso definido ao sistema conseguem acessar documentação dos cooperados.

No Coop GED, o prazo de guarda e a regra de descarte são definidos por tipo de documento, e não de forma única para todo o acervo. Cada tipo, certidão, contrato de operação de crédito, declaração ou documento cadastral, recebe o próprio período de retenção e o próprio destino ao fim do prazo, seguindo a política documental da cooperativa e a legislação aplicável. A execução usa as políticas de retenção nativas do Microsoft 365, então o ciclo de vida roda automaticamente, com registro de auditoria de cada exclusão. Isso evita os dois extremos que geram risco: descartar antes do prazo legal e manter dado pessoal além do necessário, que é exatamente o que a LGPD cobra.