O conhecimento da sua empresa, finalmente em um só lugar.

Sim, as permissões são as do próprio SharePoint Online, então o acesso pode ser restrito por tópico ou área usando os grupos do Microsoft 365 e do Entra ID que já existem. Não há uma base de usuários paralela para administrar nem sincronismo para manter. Quem sai da empresa perde o acesso pelo mesmo processo de desligamento já usado hoje, e a auditoria continua sendo a nativa do Microsoft 365.

Uma base de conhecimento no SharePoint é um portal pesquisável onde procedimentos, processos e respostas ficam organizados em tópicos estruturados, dentro do Microsoft 365 que a empresa já usa. Em vez de arquivos espalhados por bibliotecas, e-mails e pastas pessoais, cada procedimento vira um artigo publicado, com busca por palavra-chave, navegação por tópicos e subtópicos, categorização por tema e histórico de atualizações. O resultado é uma fonte única de verdade para a operação.

A diferença é arquitetura e governança. O SharePoint entrega páginas soltas e um wiki sem hierarquia, o que funciona nos primeiros meses e desmonta quando o volume cresce. A Base de Conhecimento entrega a estrutura pronta: tópicos e subtópicos hierárquicos, artigos com seções recolhíveis e breadcrumb, busca em destaque, avaliação por estrelas, feed de atualizações recentes e uma área de administração para a área de negócio publicar sem abrir chamado para a TI.

Não, a Base de Conhecimento roda sobre as licenças de Microsoft 365 e SharePoint Online que a empresa já tem. Não existe plataforma nova, login novo nem contrato de nuvem adicional. O conteúdo fica no seu próprio tenant e herda a segurança, as permissões e as políticas de governança já configuradas. O que se contrata é a solução, por assinatura mensal ou licença única.

A implantação típica leva de 4 a 8 semanas, incluindo workshops de arquitetura da informação, configuração do portal, carga do conteúdo inicial e treinamento dos publicadores. O prazo é determinado pela maturidade do conteúdo, não pela tecnologia: empresas com procedimentos já escritos avançam rápido, empresas que precisam documentar do zero levam mais tempo. A recomendação é entrar no ar com os tópicos mais consultados e crescer a partir do uso real.

Existem dois modelos de aquisição. No SaaS, a empresa paga uma assinatura mensal que inclui atualizações periódicas com novas funcionalidades e um pacote mensal de horas para suporte e melhorias. Na licença única, paga uma taxa única, recebe a última versão instalada e configurada, e futuros upgrades de versão custam em torno de 20% do valor. O investimento varia conforme o porte da operação e o escopo da implantação.

A própria área de negócio mantém o conteúdo, sem depender da TI. A Base de Conhecimento tem uma área de administração BackOffice onde os responsáveis criam, organizam, categorizam e publicam artigos pelo navegador. A TI participa do provisionamento inicial e da definição de permissões, e sai do caminho depois disso. Na prática, quem escreve é quem executa o processo, que é justamente quem conhece o procedimento.

Sim, o conteúdo existente em Word, PDF, planilhas e intranets antigas é reorganizado em artigos estruturados durante a implantação. O workshop de arquitetura da informação define primeiro os tópicos e subtópicos, e só depois o material é convertido, o que evita transportar a bagunça atual para dentro do portal novo. O caminho mais eficiente é começar pelos procedimentos mais consultados e migrar o restante por demanda.

Sim, e é justamente a base de conhecimento que faz o Copilot responder bem. Artigos publicados no SharePoint Online são indexados pelo Microsoft Search e ficam disponíveis para o Microsoft 365 Copilot e para agentes, sempre respeitando as permissões do usuário. Conteúdo curto, bem titulado e categorizado por tema é encontrado com precisão, enquanto PDFs longos e versões conflitantes produzem respostas erradas. Organizar o conhecimento é pré-requisito para IA útil.

A Base de Conhecimento tem avaliação por estrelas com média por artigo, que mostra o que resolve e o que precisa de revisão. O feed de atualizações recentes, com badge de novo, sinaliza o que mudou e mantém o portal vivo. Somando as métricas nativas de uso de página do SharePoint, dá para ver quais tópicos concentram a busca e onde falta procedimento documentado.

Sim, é especialmente indicada para operações reguladas e orientadas a processos, como saneamento, cooperativas de crédito, serviços financeiros e agronegócio. O portal estabelece a versão oficial de cada procedimento e elimina as cópias conflitantes que circulam por e-mail. Como roda no SharePoint Online, herda versionamento, histórico de alterações, controle de publicação e as políticas de retenção e conformidade já aplicadas ao tenant.

A intranet comunica e a base de conhecimento operacionaliza, a intranet concentra avisos, notícias, comunicados e cultura, com conteúdo que perde validade rápido. A base de conhecimento concentra o como fazer, com procedimentos que precisam estar corretos, versionados e encontráveis no momento em que alguém está executando a tarefa. As duas convivem bem e costumam ser conectadas, mas resolver uma não resolve a outra.

Não, é desenvolvida para SharePoint Online e Microsoft 365.

Sim, funciona pelo celular.

No tenant Microsoft 365 da própria empresa, nenhum dado sai para infraestrutura da Trinapse ou externo.