Quanto custa automatizar uma aprovação e quando ela se paga

Quanto custa automatizar uma aprovação é uma pergunta que quase sempre recebe como resposta uma lista de planos e nenhuma conta, e é a conta que o diretor pede. Este texto monta essa conta para a aprovação de compras de uma indústria de médio porte, do que já está pago até o mês em que o investimento se devolve.

Em resumo

• A aprovação que usa só SharePoint, Outlook, Teams e outros conectores padrão roda com o que já vem no Microsoft 365, então a licença extra é zero e o gasto fica na implantação e na sustentação.
• A licença extra aparece quando o fluxo usa conector premium, como o do ERP, de um banco de dados ou do Dataverse: cada pessoa que executa o fluxo precisa do plano Premium por usuário, ou o fluxo passa para o plano Process.
• Na página oficial de preços da Microsoft, o Premium aparece a 15 dólares por usuário por mês e o Process a 150 dólares por bot por mês, ambos pagos anualmente, sempre em dólar e sem conversão inventada para reais.
• A conta de retorno é horas por semana de cobrança e conferência vezes o custo da hora, contra licença, implantação e sustentação, e o mês de retorno sai da divisão da implantação pela economia líquida de cada mês.
• Não vale automatizar enquanto o processo muda toda semana, quando passam poucos pedidos por mês ou quando a exceção já virou regra: nesses casos, o primeiro passo é estabilizar o processo.

Quanto custa automatizar uma aprovação?

Se a aprovação usa só SharePoint, Outlook e Teams, a licença extra custa zero, porque esses conectores são padrão e já vêm no Microsoft 365, e o investimento fica na implantação e na sustentação do fluxo. Se o fluxo precisa de conector premium, cada pessoa que o executa precisa do plano Power Automate Premium, que a página oficial de preços do Power Automate lista a 15 dólares por usuário por mês, pago anualmente, ou o fluxo passa a ser licenciado no plano Process, listado a 150 dólares por bot por mês.

Esses valores são os que li nessa página na hora de escrever este texto, e a própria Microsoft avisa ali que são preços de referência, sujeitos a moeda, país e contrato, e que o valor final aparece no checkout ou na cotação com um representante. Por isso não converto para reais: o câmbio e o tipo de contrato mudam o número, e guias de terceiros trazem valores diferentes para o mesmo plano. Antes de levar a conta à diretoria, confirme o valor na página oficial ou com o parceiro que vende a licença para a sua empresa.

Como a aprovação de compras roda hoje e o que muda

Numa indústria de médio porte, a aprovação de compras costuma começar numa planilha compartilhada com uma linha por pedido, em que o comprador preenche o item, o centro de custo e o valor, e depois escreve ao aprovador por e-mail. O aprovador responde quando lembra, às vezes só com um "ok" que não diz de qual linha está falando, e o comprador passa a cobrar no corredor porque a máquina parada ou o insumo que acaba não esperam. A coluna "aprovado" é preenchida à mão, ninguém sabe se a versão aberta na tela é a mais recente, e quem consolida o fechamento do mês reconstrói o histórico a partir de e-mails.

As horas dessa rotina ninguém soma, porque cada pessoa gasta pedaços pequenos: o comprador que cobra, o aprovador que procura o pedido no meio da caixa de entrada, o analista que confere a planilha contra os e-mails. Cada pedaço parece irrelevante, mas, somados ao longo de uma semana e de todos os envolvidos, formam o custo que o orçamento da área não mostra. É esse total que a conta de retorno precisa medir.

Depois da automação, o mesmo processo ganha uma lista no SharePoint, em que o pedido só entra com os campos obrigatórios preenchidos, e um fluxo no Power Automate que envia a aprovação ao aprovador certo conforme o valor, pelo Outlook ou pelo Teams. O aprovador decide com um clique, o fluxo lembra quem não respondeu e o histórico de quem aprovou e quando fica registrado no próprio item, sem depender de e-mail guardado. O comprador deixa de cobrar porque vê o status do pedido, e o fechamento do mês passa a ler a lista em vez de reconstruir a história.

O que já vem pago no Microsoft 365 e o que pede licença extra

A fronteira da licença é o tipo de conector, e não o tamanho do processo. O Microsoft 365 traz o Power Automate com os conectores padrão, entre eles os de SharePoint, Outlook, Teams e o de aprovações, e a documentação de tipos de licença do Power Automate descreve o que cada plano cobre. O fluxo de aprovação que descrevi acima, montado com esses conectores, usa o recurso de aprovações do Power Automate sem nenhuma licença adicional.

A pergunta que decide a conta é a do conector, e escolher um conector premium por conveniência troca o ramo da esquerda pelo da direita.

O período de teste gratuito listado na página de preços também se limita aos conectores padrão, o que ajuda a validar o desenho antes de qualquer compra. Já o Premium, além de liberar os conectores premium, inclui os conectores personalizados, e é esse acesso que a licença paga. Como regra de bolso, quando o número de pessoas que disparam o fluxo chega perto de dez, o valor de tabela do Premium por usuário se aproxima do valor de tabela do Process por bot, e vale cotar os dois, lembrando que os planos são licenciados de formas diferentes e que o guia de licenciamento da Microsoft deve fechar o desenho.

Qual é o critério para a resposta ser sim

A resposta é sim quando três condições são verdadeiras ao mesmo tempo: o processo segue um caminho estável, com poucas alçadas e regras que não mudam a cada semana; o volume de pedidos é suficiente para que cobrança e conferência ocupem horas reais de várias pessoas; e a economia dessas horas supera o custo recorrente de licença e sustentação com folga suficiente para pagar a implantação num prazo que o diretor aceite. As duas primeiras se verificam observando o processo, e a terceira se verifica com a fórmula abaixo.

A fórmula tem quatro números que o leitor preenche com os dados da própria área:

• Economia por mês = horas por semana gastas em cobrança e conferência × custo da hora × quatro semanas.
• Custo recorrente por mês = licença (pessoas que disparam o fluxo × valor do Premium, ou o plano Process, ou zero se só houver conector padrão) + sustentação mensal do fluxo.
• Economia líquida por mês = economia por mês − custo recorrente por mês.
• Meses para se pagar = custo de implantação ÷ economia líquida por mês.

Para medir as horas, peça a cada envolvido que anote durante uma semana quantas vezes cobrou, procurou ou conferiu um pedido, e quanto tempo levou cada vez, somando comprador, aprovadores e quem consolida o fechamento, cada um com o seu custo da hora. A implantação não tem tabela única, porque cresce com o número de alçadas, de exceções e de integrações, e cada conector premium acrescentado ao desenho aumenta tanto a implantação quanto a licença. Se a economia líquida der zero ou negativa, a aprovação não se paga naquele desenho, e a saída é simplificá-lo até caber nos conectores padrão. O histórico de quem aprovou e quando ajuda na auditoria, mas deixe-o fora da conta de horas para não inflar o retorno.

A armadilha: o conector premium escolhido por conveniência

O erro mais comum é desenhar o fluxo para buscar o fornecedor ou o centro de custo direto no ERP ou num banco de dados, porque é a forma mais direta de ter o dado atualizado e funciona muito bem na demonstração. O problema é que o conector é premium, e então todo comprador que abre um pedido e dispara o fluxo passa a precisar do plano Premium, de modo que a licença que era zero vira o valor por usuário multiplicado por cada pessoa que cria pedidos. A conta de retorno, que fechava com folga, passa a depender de um custo recorrente que cresce a cada comprador novo.

Uma saída que costuma funcionar é manter o cadastro de fornecedores e de centros de custo numa lista do SharePoint, atualizada por uma carga periódica que roda num único fluxo, em vez de licenciar todo mundo para consultar o sistema a cada pedido. A carga fica com a TI, os compradores seguem só nos conectores padrão, e a defasagem do cadastro passa a ser uma decisão consciente, e não um efeito colateral. Confirme o desenho exato de licença no guia da Microsoft antes de fechar, porque é ali que se define quem precisa de qual plano.

Quando não usar

Não automatize ainda quando o processo muda toda semana, porque cada mudança de regra vira retrabalho no fluxo e o custo de sustentação passa a pesar mais que a economia de horas. Também não vale quando passam poucos pedidos por mês, já que a cobrança e a conferência ocupam poucas horas e a implantação demora a se pagar, e quando a exceção já é a regra, porque o fluxo ganha ramificações que ninguém documenta e só uma pessoa consegue consertar. Nos três casos, o primeiro passo é estabilizar o processo: definir alçadas, campos obrigatórios e o que conta como exceção, o que pode ser feito na própria planilha antes de qualquer ferramenta.

O que levar para quem aprova

Propomos tirar a aprovação de compras da planilha para uma lista do SharePoint com fluxo no Power Automate, que roda com o que já está pago no Microsoft 365 quando só usa conectores padrão e deixa registrado quem aprovou e quando, de modo que o investimento se limita à implantação e à sustentação. Sem a decisão, as horas de cobrança e conferência continuam sendo pagas toda semana por compradores, aprovadores e analistas sem aparecer em nenhum orçamento, e a auditoria continua dependendo da memória de quem aprovou. O próximo passo é medir uma semana de cobrança e conferência, preencher a fórmula de retorno com esse número e decidir com o mês de retorno em mãos.

No tutorial de sexta, montamos o acompanhamento de prazos só com conectores padrão, o caminho em que a licença extra continua em zero. Se quiser, a Trinapse monta com você a conta desta aprovação com os números da sua área, para chegar à diretoria com o mês de retorno preenchido.