Comunicados por área no SharePoint: cada equipe vê o seu

Em resumo

• Comunicados por área no SharePoint se fazem com o público-alvo: ele é ligado na biblioteca Páginas do Site, marcado em cada notícia e ligado de novo na web part Notícias.
• Só valem grupos do Microsoft 365 e grupos de segurança, e um grupo do SharePoint (proprietários, membros, visitantes) não é nem um nem outro.
• A notícia sem público-alvo aparece para todos, e título, descrição e miniatura de uma notícia fixada ficam visíveis para todos os usuários do site, então o recurso organiza a leitura e não protege conteúdo confidencial.
• O mesmo público vale no app do SharePoint dentro do Teams, nas notícias, nos cartões do painel e nos links da seção de recursos.
• A TI cria e mantém os grupos, e o grupo dinâmico exige licença do Microsoft Entra ID P1.

Como fazer comunicados por área no SharePoint, só para as agências ou só para a sede?

Você liga o público-alvo na biblioteca Páginas do Site, marca em cada notícia os grupos que devem vê-la, republica a notícia e liga o mesmo recurso na web part Notícias da página inicial. Para isso a TI precisa ter criado grupos do Microsoft 365 ou de segurança com as pessoas certas, e você precisa ser proprietária do site, sabendo desde o início que o recurso filtra o que cada pessoa vê e não esconde nada de quem sabe procurar.

Numa cooperativa de crédito de médio porte, a Comunicação publicou a campanha de captação das agências de uma regional na página inicial da intranet, e ela apareceu para a sede inteira, do jurídico à contabilidade, entre o aviso do fechamento da folha e a circular de normativos. Em poucas semanas o pessoal da sede aprendeu que o carrossel de notícias não era para ele, e aí o comunicado que importava de verdade, como a mudança no horário de fechamento do caixa nas agências, também passou batido, porque ninguém mais abria a página. O problema nunca foi falta de conteúdo, foi todo mundo receber tudo, e a documentação da Microsoft sobre público-alvo em sites do SharePoint descreve o recurso exatamente para isso: priorizar o conteúdo relevante para cada público nas notícias, nas bibliotecas de páginas e nos links de navegação.

O resultado prático, quando está bem ajustado, é que a colaboradora da agência abre a página inicial e vê as notícias marcadas para as agências mais as que não têm marcação nenhuma, enquanto o colega da sede vê o conjunto dele. Ninguém precisa clicar em filtro, e a Comunicação continua publicando num só site, sem manter uma intranet para cada público.

O que precisa estar pronto antes de começar

• Um site do SharePoint Online no Microsoft 365 com a página inicial usando a web part Notícias. O recurso é descrito para as notícias da página inicial do SharePoint, do aplicativo móvel e das web parts de notícias, conforme a página da Microsoft sobre público-alvo.
• Papel de proprietário do site, que é quem liga o recurso na biblioteca e nos menus. Editoras do site conseguem marcar o público depois que o recurso está ligado, e essa divisão evita que qualquer pessoa mexa na configuração.
• Grupos do Microsoft 365 ou grupos de segurança do Microsoft Entra ID, já com os membros certos, por exemplo um para as agências da regional e outro para a sede. A visão geral de grupos do Microsoft Entra ID explica a diferença entre os tipos.
• Se a TI quiser que a associação aos grupos acompanhe o cadastro (departamento, cidade, cargo), um grupo dinâmico, que exige licença do Entra ID P1 conforme a documentação de regras de associação dinâmica.

A página da Microsoft sobre o recurso não menciona licença à parte além do próprio Microsoft 365, e a exceção é só o grupo dinâmico. Como os nomes de menu mudam com a versão e com o idioma do tenant, os caminhos abaixo seguem a documentação e o que costuma aparecer em português, e vale conferir cada um na sua tela antes de repassar o roteiro para a equipe.

Passo a passo para publicar um comunicado que só a área certa vê

A ordem importa porque cada passo depende do anterior: sem o recurso ligado na biblioteca, a notícia não tem onde receber o público, e sem ligar na web part, a página inicial continua mostrando tudo. O desenho abaixo resume a sequência, e os passos seguintes explicam o caminho de menu e a razão de cada um.

O passo 5 é o mais esquecido, e sem ele a web part Notícias continua mostrando a notícia marcada para quem não deveria vê-la.

1. Ative o público-alvo na biblioteca Páginas do Site. Abra o site, vá em Conteúdo do site (pela engrenagem de configurações, no canto superior direito), entre na biblioteca Páginas do Site (Site Pages), clique nas reticências (...) e siga por Configurações até Configurações de direcionamento de público-alvo (Audience targeting settings), onde você marca a opção de ativar. É na biblioteca que cada notícia guarda o seu público, e o sinal de que deu certo é uma coluna nova chamada Audience (Público-alvo) na lista de páginas.
2. Escolha os grupos com a TI. Antes de marcar qualquer coisa, confirme o nome exato dos grupos, que na cooperativa do exemplo seriam algo como "Agências Regional Norte" e "Sede", e se cada um é do Microsoft 365 ou de segurança. O campo de público só aceita esses dois tipos, e descobrir isso depois de escrever o comunicado faz a publicação parar no meio.
3. Marque o público em cada notícia. Na biblioteca, clique nas reticências da notícia, abra Detalhes e preencha o campo Audience com o grupo; também dá para fazer no painel de detalhes da página, dentro do editor, depois que a coluna existe. Marque só os grupos que devem ver, porque a notícia sem público-alvo aparece para todos, e esse é o comportamento padrão que explica quase todo "não funcionou".
4. Republique a notícia. Clique em Republicar (Republish) para salvar as mudanças de metadados e de público, porque a documentação da Microsoft diz que o público só tem efeito depois de publicar ou republicar. Se você escolheu um grupo criado ou alterado há pouco, pode levar algum tempo até a segmentação aparecer para ele, e por isso não convém marcar tudo na hora do envio.
5. Ative o público-alvo na web part Notícias. Na página inicial, clique em Editar, selecione a web part Notícias, abra as configurações pelo lápis e, no fim do painel, mude a chave de direcionamento de público-alvo (Audience targeting) para Ativado. Sem essa chave a web part ignora o público, e a notícia marcada continua aparecendo para quem não deveria ver; se a web part reúne notícias de outros sites, a biblioteca de cada site de origem também precisa estar com o recurso ligado, porque é lá que mora a marcação. Republique a página no fim.
6. Teste com dois colaboradores de áreas diferentes. Peça a uma pessoa de agência e a outra da sede que abram a página inicial e a lista de notícias, e compare o que cada uma enxerga com o que você marcou. Teste com contas de colaboradores e não com a sua, porque quem edita ou administra costuma estar em mais grupos do que o público comum, e o teste fica mais bonito do que a realidade.

O que pedir à TI sobre os grupos

Quase toda a dor desse recurso está nos grupos e não na tela, então vale levar uma lista objetiva para a conversa com a TI em vez de um pedido genérico de "criar uns grupos". Cada item abaixo evita um problema que costuma aparecer no segundo mês, quando a novidade passa e a manutenção começa.

• Um grupo por público de comunicação (agências de cada regional, sede, áreas de apoio), com o nome combinado entre Comunicação e TI.
• O tipo de cada grupo, que precisa ser Microsoft 365 ou de segurança; grupo do SharePoint não serve.
• Quem é a dona de cada grupo e quem atualiza a lista de membros quando alguém muda de agência, entra ou sai.
• Se a associação será manual ou por regra, sabendo que a regra (grupo dinâmico) exige Entra ID P1.
• O prazo esperado para um grupo novo ou alterado valer na intranet, que a Microsoft diz que pode demorar.

O mesmo público vale no app do SharePoint dentro do Teams?

Vale, porque o público-alvo é uma marcação do conteúdo e não da tela onde ele aparece. A Microsoft informa que o recurso pode ser aplicado aos cartões do painel, às notícias e aos links da seção de recursos do Viva Connections, que é o que aparece quando a intranet é aberta como aplicativo dentro do Teams, e a mesma página de documentação lista o painel entre os lugares onde o público-alvo pode ser ligado.

Na prática, o comunicado das agências que você marcou no passo 3 também chega no Teams só para quem é do grupo, e isso responde a pergunta frequente de quem quer a intranet dentro do Teams sem despejar todos os avisos em todo mundo. O que muda é que os cartões do painel e os links de recursos têm o campo de público no próprio editor deles, e não na biblioteca de páginas, então vale repetir o roteiro de teste lá, com os mesmos dois colaboradores. Para a base da intranet em si, o post sobre Intranet SharePoint sem depender da TI cobre o que vem antes deste tutorial.

Como validar que deu certo

Na biblioteca Páginas do Site, a coluna Audience deve mostrar o grupo escolhido em cada notícia que você marcou, e as notícias sem grupo ficam com a coluna vazia, o que significa que serão vistas por todos. Na conta do colaborador da agência, a página inicial deve mostrar as notícias das agências mais as notícias sem público, e na conta de quem é da sede o conjunto é outro, sem a campanha regional. Uma terceira conta que não está em nenhum dos grupos deve ver só as notícias abertas, e se ela vir uma notícia marcada, volte ao passo 4 ou ao passo 5 antes de investigar mais fundo.

Repita a conferência no app do SharePoint no Teams e no aplicativo móvel, porque os dois devem mostrar o mesmo recorte da página inicial. Se um grupo foi criado ou mexido no mesmo dia, espere antes de concluir que algo está errado, já que a documentação avisa que a segmentação pode demorar a valer para ele.

Erros comuns e o que está por trás deles

• Todo mundo continua vendo a notícia. As causas, nessa ordem de probabilidade, são notícia sem público marcado (que aparece para todos), chave de público desligada na web part Notícias, ou alteração salva sem republicar.
• Ninguém da agência vê a notícia. O grupo está vazio, a pessoa não é membro dele, ou o grupo é recente e a segmentação ainda não chegou; confirme a lista de membros com a TI antes de mexer na página.
• O grupo não aparece ao digitar o nome no campo de público. Costuma ser um grupo do SharePoint, como o de proprietários, membros ou visitantes do site, e esse tipo não é grupo do Microsoft 365 nem grupo de segurança; peça à TI um grupo do tipo certo.
• A opção de público-alvo não aparece na biblioteca. Falta o papel de proprietário do site, e a conta que tenta configurar precisa ser a dele ou pedir a quem é.
• Título, descrição e miniatura de uma notícia fixada continuam à vista. Esse é o limite do recurso: numa notícia fixada, os três ficam visíveis para todos os usuários do site, independentemente do público-alvo, e por isso ela não serve para conteúdo que alguém não pode ver.

Quando não usar o público-alvo

Não use quando o conteúdo é sigiloso, como o balanço antes da assembleia, uma decisão do comitê de crédito ou qualquer assunto de pessoal, porque público-alvo não é segurança: ele decide o que aparece na página de cada pessoa, e não quem consegue abrir o arquivo. Se o link vazar, ou se alguém com acesso ao site procurar a página diretamente, o recurso não impede a leitura, e o caminho certo nesses casos é permissão no site, na biblioteca ou na página.

Também não use quando ninguém vai manter os grupos atualizados, porque o comunicado das agências passa a chegar ao colaborador que foi transferido para a sede e deixa de chegar ao que acabou de entrar numa agência, e a Comunicação só descobre quando alguém reclama. Nesse caso é melhor uma intranet com seções claras do que um filtro que ninguém conserta.

O que levar para quem aprova

Depois de pronto, a Comunicação publica comunicados por área sem abrir chamado a cada notícia, e a TI passa a ser dona apenas dos grupos do Microsoft 365 ou de segurança que definem agências, sede e demais áreas, enquanto o recurso fica ligado na biblioteca Páginas do Site, na web part Notícias e nos cartões e links do app no Teams. Na documentação consultada não há licença adicional para o recurso em si, e o único item pago é o Entra ID P1, caso a TI prefira grupos dinâmicos, com o esforço de sustentação concentrado em manter a associação correta quando alguém muda de agência ou de área. O risco fica sob controle porque o público-alvo é tratado como filtro de leitura, o conteúdo confidencial continua indo por permissão, e a Comunicação não promete sigilo com esse recurso, já que título, descrição e miniatura de notícia fixada aparecem para todos os usuários do site.

Se ajudar, a Trinapse prepara com você a lista de grupos para levar à TI e o roteiro de teste com dois colaboradores, já com os nomes dos públicos da sua cooperativa.