Trabalhando com grandes listas e bibliotecas no SharePoint

As Listas e Bibliotecas do SharePoint são excepcionais quando se trata de armazenar e organizar documentos, arquivos e informações. Ou seja, empresas em todo o mundo estão utilizando essas soluções Microsoft para tornar o gerenciamento de documentos e o manuseio de informações fácil e eficiente. 

Então em uma lista ou biblioteca do SharePoint, você pode salvar até 30 milhões de itens. Assim a capacidade da lista do SharePoint é excepcional quando comparada a outras soluções. 

Que diferença a experiência moderna traz

Os usuários no ambiente Microsoft 365 às vezes ficam confusos sobre se devem optar pela experiência Moderna ou Clássica. Assim, o SharePoint moderno e clássico criou confusão para muitos usuários por um longo tempo. Entretanto, à medida que a experiência moderna melhorava e se tornava mais incrível, os usuários começaram a usá-la de forma consistente.

É recomendado sempre utilizar a experiência moderna nas Listas do SharePoint, pois ela funciona melhor quando lidamos com grandes números de itens. Além disso ela evita os problemas relacionados a experiência clássica. Assim garante uma navegação mais fácil, processamento rápido e fácil implementação de tarefas comuns. Entaõ você pode alterar a experiência de lista de uma lista de bibliotecas de suas configurações avançadas.

Por que você precisa adicionar índices

Para classificar ou filtrar uma grande lista com base em uma coluna, você precisará adicionar um índice primeiro. Pois sem um índice, a lista pode mostrar mensagens de erro em vez dos resultados desejados. Sendo assim, como é muito importante garantir a recuperação e o processamento harmoniosos dos itens da lista, será melhor adicionar índices imediatamente. Você pode adicionar índices em Configurações > Configurações da lista > Colunas indexadas.

Em algumas situações, os índices também são criados automaticamente. Quando você está classificando na experiência moderna, os índices são criados automaticamente. Isso acontece apenas se a lista da biblioteca consistir em menos de 20.000 itens. Os índices também são gerados automaticamente quando as visualizações salvas têm colunas usadas para classificação / filtragem. Um bom entendimento sobre a capacidade de lista do SharePoint ajuda você a tomar as medidas certas para lidar com grandes listas e bibliotecas.                

O que é erro de limite de exibição de lista

O erro de limite de exibição de lista mostra quando um usuário abre uma lista e mais de 5000 itens são retornados à exibição de lista. Isso não é um erro ou problema, mas é um limite no SharePoint para garantir a melhor experiência para os usuários. Lembre-se desse limite ao configurar exibições de lista no SharePoint . Os administradores e auditores do SharePoint têm um limite de 20.000 itens, enquanto outros usuários têm um limite inferior. Lembre-se disso ao configurar as visualizações.

Como editar os problemas de classificação da exibição de lista

Se estiver vendo um erro ao gerenciar uma lista grande, você pode classificar os problemas editando a exibição de lista. Todos esses problemas estão diretamente ou indiretamente relacionados à capacidade da lista do SharePoint. Você pode fazer quatro alterações principais para acertar e corrigir todos os erros rapidamente.

Quatro mudanças para resolver erros de limite de exibição de lista completamente

1. A primeira etapa é remover a classificação da exibição de lista.
2. A segunda etapa é remover o agrupamento na visualização de edição.

Existem mais duas edições que você pode fazer na visualização de lista.

3. Na seção Totais, para todas as colunas, selecione Nenhum.
4. Na seção Colunas, limpe todas as colunas, exceto uma, para exibição.

Essas informações e etapas permitirão que você evite qualquer tipo de erro que possa ocorrer ao trabalhar com grandes listas e bibliotecas no SharePoint. Considere os limites da lista do SharePoint em cada caso e aproveite ao máximo as soluções. Veja também nosso outro artigo sobre como implantar listas e bibliotecas com o Power Automate.