Intranet SharePoint sem depender da TI: o que a Comunicação faz

Em resumo

• A Comunicação consegue publicar notícias, páginas e comunicados sozinha numa intranet SharePoint quando a TI entrega o site de comunicação com papéis, aprovação de página e modelos já definidos.
• A divisão que a TI costuma aceitar é esta: a Comunicação fica com conteúdo, navegação e público-alvo, e a TI fica com a criação do site, as permissões, o tema e as integrações.
• A armadilha mais comum é pedir permissão de proprietário para a equipe inteira da Comunicação, e a tentativa seguinte, de quebrar permissões na biblioteca de páginas, piora o problema, porque a própria Microsoft recomenda evitar.
• A aprovação de página se liga pelo menu Automatizar da biblioteca Páginas do Site e responde à preocupação da TI com o que vai ao ar quando há vários autores.
• Identidade visual fora do tema, painéis interativos e integração com sistema fora da Microsoft exigem desenvolvimento e ficam fora deste modelo.

A Comunicação consegue manter a intranet SharePoint sem depender da TI?

Consegue, e o que torna isso possível é a TI entregar o site de comunicação pronto, com papéis, aprovação de página e modelos definidos, e não a Comunicação ganhar poder de administrador. Depois da entrega, a rotina de notícias, páginas e comunicados fica com a Comunicação, e a TI só volta ao site para o que é de infraestrutura: criar site, mexer em permissão, trocar tema e ligar sistema.

Isso não é arranjo de consultoria, é o desenho do próprio produto. O guia da Microsoft para montar o site de comunicação diz que a aprovação de página se configura pelo menu Automatizar da biblioteca Páginas do Site, que as versões principais e secundárias já vêm ligadas por padrão e que o recurso faz sentido quando há vários autores e alguém quer revisar a página final antes de publicar. O mesmo guia lembra que, mesmo sem aprovação ligada, apenas membros e proprietários enxergam página não publicada, enquanto o visitante continua vendo a última versão publicada.

Na prática, isso responde ao medo mais comum da TI, que é o rascunho mal revisado aparecer para a fábrica inteira, porque a autora trabalha com a página aberta para edição e ninguém fora do grupo de edição a vê. A publicação só acontece quando a Comunicação, ou quem ela designar como revisor, decide, o que significa que o controle do que sai fica com quem responde pelo conteúdo e não depende de um pedido avulso à TI.

Que termos a Comunicação precisa repetir para a TI?

O site de comunicação é o tipo de site do SharePoint desenhado para falar com muita gente, e é diferente do site de equipe, que atende um grupo pequeno com tarefas específicas, segundo o mesmo guia da Microsoft. É nele que a intranet mora, e é nele que a conversa sobre papéis acontece, porque cada pessoa que entra no site entra em um de três grupos, e esse grupo decide o que ela pode fazer.

O proprietário controla o site inteiro, inclusive quem entra, quem sai e quais configurações valem, e por isso a TI quer poucos e nomeados. O membro edita o conteúdo, ou seja, cria e altera páginas e notícias, e é o papel natural dos autores da Comunicação. O visitante só lê, e é o papel de quase todos os colaboradores. Já a aprovação de página é uma etapa em que uma pessoa ou um grupo precisa aprovar a página antes de ela ser publicada, e é o que separa escrever de colocar no ar.

Quais condições precisam ser verdadeiras para a resposta ser sim?

A resposta é sim quando quatro coisas estão combinadas antes do lançamento. A primeira é que a TI criou o site de comunicação e mantém poucos proprietários, com nome e sobrenome, enquanto os autores da Comunicação entram como membros. A segunda é que a aprovação de página está ligada sempre que existe mais de um autor e alguém responsável por revisar, como o comunicado de segurança do trabalho que passa pela área de SST antes de chegar à produção.

A terceira é que os modelos de página e a estrutura de navegação foram desenhados na entrega, de modo que a autora comece cada página de um ponto conhecido e não de uma folha em branco. A quarta é que cada área da fábrica tem um dono de conteúdo e uma data de revisão, porque sem isso a autonomia vira um volume de páginas que ninguém mais sabe se ainda vale. Se qualquer uma dessas condições falta, a resposta passa a ser não ainda, e o que falta quase sempre é a quarta.

O que fica com cada lado

A tabela abaixo é a divisão que recomendamos levar à TI, porque ela diz com clareza onde a Comunicação decide sozinha e onde precisa pedir, e assim a conversa parte de papéis já combinados e não de uma discussão sobre permissões em geral, o que costuma poupar rodadas de idas e voltas entre as duas áreas.

A linha do tema merece uma explicação, porque ela surpreende a Comunicação. O guia da Microsoft informa que, se o site faz parte de um hub, não é possível trocar o tema, e que o administrador pode desativar as opções de mudar a aparência, então a aparência acompanha o que a TI decidiu e a Comunicação trabalha dentro dela.

Qual é a armadilha de dar proprietário para a equipe inteira?

Quando a Comunicação cansa de esperar a TI, o pedido mais frequente é "põe a gente toda como proprietária", e a TI recusa com razão. O proprietário altera quem acessa o site, muda configurações e pode apagar conteúdo, então cinco proprietários na Comunicação significam cinco pessoas capazes de, num dia corrido, remover o acesso de uma planta inteira sem perceber, e a TI continua sendo quem recebe o chamado no dia seguinte. A autonomia que a Comunicação precisa está no papel de membro combinado com a aprovação de página, e não no controle do site.

O segundo passo da armadilha é mais discreto: como o membro não consegue esconder uma página de certas pessoas, a Comunicação começa a pedir permissões exclusivas em páginas isoladas, por exemplo para que um comunicado do turno da noite não apareça para o administrativo. A Microsoft recomenda evitar a quebra de permissões na biblioteca Páginas do Site, porque ela gera experiências complexas e confusas e exige cuidado para não retirar, por acidente, o acesso a uma página de que todos precisam. Para a relevância, o caminho certo é o público-alvo, que prioriza a notícia para o grupo certo na página inicial do SharePoint, no aplicativo móvel e no bloco de notícias.

O público-alvo tem um limite que a coordenadora precisa repetir para a TI: segundo a mesma documentação, direcionar uma página não é protegê-la, e quem não pertence ao público ainda pode encontrá-la pela busca. Então ele serve para o cardápio da unidade e para o calendário de parada de uma linha, e não serve para assunto sigiloso, como reestruturação ou desligamentos, que pertence a um site com permissão própria, criado pela TI.

Que rotina de autoria evita chamado para a TI?

Parte do que a TI chama de sustentação são pequenos desvios de autoria que geram pedido de ajuda meses depois, e o guia da Microsoft traz orientações que cabem numa folha para os autores:

• Dar o título à página antes de inserir a primeira imagem, porque sem o título a pasta das imagens da página em Site Assets pode ficar com um nome de caracteres aleatórios, e achar a imagem depois vira garimpo.
• Subir documentos sempre numa biblioteca e só depois linkar no bloco de links rápidos, porque o arquivo enviado por dentro do bloco vai parar em Site Assets, onde ninguém procura.
• Não colocar data nem número de versão no nome do arquivo, porque o SharePoint já controla versões, e um arquivo novo com o mesmo nome atualiza os links, ao passo que um com data no nome deixa os links apontando para o antigo.
• Exibir na visão da biblioteca a coluna Promoted State, que vale 2 para notícias e 0 para páginas comuns, porque as notícias ficam na mesma biblioteca das demais páginas e a coluna evita a confusão.

Quem mantém a intranet depois do lançamento?

A orientação de planejamento da Microsoft é direta: sem um plano para manter o conteúdo relevante, a intranet começa a perder valor no dia do lançamento. Em uma fábrica, isso aparece como o mural digital com o cronograma de paradas do trimestre passado, a página de contatos do setor com o ramal de quem já mudou de área e o comunicado antigo ainda no topo, e o resultado é o colaborador voltar ao quadro de avisos de papel.

O plano que a TI deveria exigir é curto, e quem o executa é a Comunicação. Cada área da fábrica tem um dono de conteúdo nomeado, cada página tem uma data de revisão, e o conteúdo sem dono é removido ou levado ao site da área que o mantém, na mesma lógica que o guia propõe para quem migra de uma intranet antiga: o conteúdo precisa merecer o lugar que ocupa. Para a TI, a sustentação que sobra é pequena e previsível: conferir de tempos em tempos a lista de proprietários e de membros, manter os grupos usados como público-alvo e atender os pedidos de acesso.

Quando não usar esse modelo?

Não use quando a Comunicação quer uma identidade visual fora do tema, como cabeçalho e navegação desenhados do zero que o tema entregue não reproduz, porque isso deixa de ser configuração e passa a ser desenvolvimento, com custo de manutenção a cada mudança do produto. Também não use quando a ideia é ter painéis interativos, como um indicador de segurança que o colaborador filtra por linha e por turno, pois esse tipo de painel pede uma solução construída e uma pessoa que a sustente.

O mesmo vale para a integração com sistema fora da Microsoft, como o sistema de ponto, o ERP ou o sistema de gestão da produção: levar esses dados para uma página é projeto da TI, com dono, prazo e orçamento, e não rotina da Comunicação. Nesses casos, o site de comunicação continua sendo a base, mas o escopo precisa ser dividido, com a parte de conteúdo seguindo este modelo e a parte construída tratada à parte.

O que levar para quem aprova

Pedimos que a TI entregue o site de comunicação com proprietários nomeados, autores como membros, aprovação de página ligada no menu Automatizar e modelos de página combinados, para que a Comunicação publique notícias e comunicados sem abrir chamado e sem receber poder de administração. Se a decisão não sair, a intranet continua dependendo de pedido avulso para cada página, o que atrasa o comunicado de turno e empurra a equipe para e-mail e mural, ou para um pedido de proprietário geral que a TI terá de recusar mais tarde. O próximo passo é uma reunião curta para fechar quem são os proprietários, quais grupos viram público-alvo e quem revisa na aprovação, e a Comunicação leva um dono de conteúdo por área e uma data de revisão para a TI conferir.

Se ajudar, a Trinapse pode montar com vocês a divisão de papéis em uma página para levar à TI, com permissões, aprovação de página e sustentação descritas no formato que a TI costuma aceitar.