Como utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint
Este artigo apresenta um passo a passo prático de como utilizar o Copilot diretamente em uma biblioteca do SharePoint, usando como exemplo uma biblioteca de Notas Fiscais.
O foco é mostrar como usar, onde clicar e como perguntar, sem teoria desnecessária.
Pré-requisitos mínimos
Antes de utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint, verifique se o ambiente atende aos pontos abaixo:
- Licença ativa do Microsoft 365 Copilot para os usuários
- Biblioteca do SharePoint com documentos suportados (PDF, Word, Excel)
- Permissões corretamente configuradas
- PDFs pesquisáveis ou com OCR aplicado
- (Recomendado) Uso de metadados na biblioteca
Esses itens impactam diretamente a qualidade das respostas.
Passo 1: Preparar a biblioteca de Notas Fiscais
Criar ou revisar colunas (metadados)
Na biblioteca do SharePoint, crie ou valide colunas como:
- Fornecedor
- CNPJ
- Data da Nota
- Valor
- Unidade / Centro de Custo
- Status (Aguardando, Conferida, Contabilizada, Paga)
- Tipo (NF-e, NFS-e, Fatura)
Dica: quanto melhores os metadados, mais precisas serão as respostas do Copilot.
Padronizar nomes de arquivos (opcional)
Exemplo de padrão simples:
2026-01-15_FORNECEDOR_NF12345_R$15320.pdf
Isso ajuda tanto usuários quanto a IA a entender o conteúdo.
Revisar permissões da biblioteca
Garanta que:
- Financeiro e Fiscal tenham acesso completo
- Outras áreas tenham acesso apenas ao necessário
O Copilot respeita exatamente as permissões do SharePoint.
Passo 2: Abrir o Copilot dentro do SharePoint
- Acesse o site do SharePoint
- Abra a biblioteca Notas Fiscais
- Clique no ícone do Copilot no canto superior direito
O painel do Copilot será aberto ao lado, já no contexto da biblioteca.
Passo 3: Usar o Copilot para localizar notas fiscais
Comece utilizando o Copilot como mecanismo de busca inteligente.
Exemplos de perguntas (prompts):
- Quais notas fiscais do fornecedor XPTO foram recebidas este mês?
- Liste notas fiscais acima de R$ 50.000 no último trimestre.
- Quais notas estão com Status = Aguardando há mais de 7 dias?
O Copilot utiliza documentos e metadados acessíveis ao usuário para responder.
Passo 4: Usar o Copilot para entender uma nota fiscal
Abra um PDF de nota fiscal e utilize o Copilot para resumir o conteúdo.
Exemplos de perguntas:
- Resuma esta nota fiscal destacando fornecedor, data, valor e impostos.
- Extraia os principais campos desta nota para conferência.
- Aponte possíveis inconsistências neste documento.
Isso reduz significativamente o tempo de leitura manual.
Passo 5: Analisar várias notas ao mesmo tempo
Com base na biblioteca inteira ou em um período específico, o Copilot pode gerar análises consolidadas.
Exemplos de perguntas:
- Faça um resumo das notas fiscais deste mês por fornecedor.
- Aponte variações relevantes de valores em relação ao mês anterior.
- Liste possíveis exceções ou notas fora do padrão.
Passo 6: Gerar relatórios a partir da biblioteca
O Copilot também pode ajudar na criação de relatórios iniciais.
Exemplos de uso:
- Crie um relatório mensal com total, principais fornecedores e pendências.
- Gere um resumo executivo para diretoria com base nas notas deste período.
- Reescreva o relatório em tom mais objetivo e executivo.
O resultado é um rascunho inteligente, que deve ser revisado antes do uso final.
Passo 7: Validar resultados e ajustar o uso
Quando o uso funciona bem
- Metadados preenchidos
- PDFs legíveis
- Permissões corretas
Quando ajustes são necessários
- Metadados vazios ou inconsistentes
- Permissões excessivas
- Documentos escaneados sem OCR
O Copilot não corrige problemas estruturais — ele os evidencia.
Prompts prontos para bibliotecas de Notas Fiscais
Use e adapte conforme sua realidade:
- Quais notas fiscais do fornecedor X têm valores fora do padrão dos últimos 3 meses?
- Liste notas do período [data–data] com status Aguardando.
- Crie um resumo executivo mensal com total, top fornecedores e pendências.
- Identifique notas sem preenchimento do campo Centro de Custo.
Conclusão
Utilizar o Copilot em uma biblioteca do SharePoint não exige novos sistemas nem mudanças radicais.
Com organização mínima, permissões corretas e bons metadados, é possível extrair valor real de documentos que a empresa já possui.
Bibliotecas como Notas Fiscais são excelentes pontos de partida para adoção prática do Copilot.
Erick Alves de Moura é Head of Delivery e Arquiteto Principal da Trinapse, consultoria brasileira especializada em Microsoft 365. Acumula 14 anos de experiência em arquitetura e entrega de soluções sobre SharePoint, Power Platform, Microsoft Graph e Copilot, sempre em ambientes corporativos de grande porte.
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Ao longo da carreira, conduziu migrações de SharePoint on-premises para o SharePoint Online, desenhou intranets corporativas, automatizou processos de negócio com Power Apps e Power Automate e, mais recentemente, projetou agentes de IA integrados ao Microsoft 365.
São projetos com milhares de usuários, regras de governança rígidas e integração com sistemas legados, o tipo de cenário em que a decisão de arquitetura importa mais do que a ferramenta.
Fluente em inglês, atende clientes globais e é o arquiteto responsável pela conta da Bayer nos Estados Unidos, no Brasil, atua junto a cooperativas de crédito, agronegócio e indústria, setores com forte exigência de conformidade e continuidade operacional.
Escreve no blog da Trinapse desde 2019. São mais de 240 artigos publicados sobre SharePoint, Modern Workplace, Copilot e agentes de IA, Power Platform e automação de processos, em dois formatos: tutoriais técnicos passo a passo e análises de decisão sobre arquitetura e adoção do Microsoft 365. Todo conteúdo nasce de projeto real entregue, não de documentação traduzida.
