SharePoint: uma lista de conformidade para administradores
A conformidade com o Microsoft SharePoint mantém até mesmo os administradores de TI mais experientes acordados à noite. Obviamente, o Microsoft 365 fornece ferramentas para ajudar a gerenciar a conformidade do SharePoint. Mas com tantos requisitos diferentes, uma lista de verificação de gerenciamento de conformidade pode salvar vidas!
Neste artigo, ajudamos a garantir que todas as etapas necessárias para manter a conformidade do SharePoint
Conformidade do SharePoint
No SharePoint online, a conformidade é composta por três elementos principais:
- Requisitos legais e regulamentares
- governança organizacional
- Ameaças internas e externas
Vamos examinar mais de perto cada um desses elementos para entender a função que cada um desempenha em uma abordagem abrangente de conformidade com o SharePoint.
Requisitos legais e regulamentares
A maioria dos requisitos legais e regulamentares relativos a dados dizem respeito à proteção de dados e informações confidenciais. O gerenciamento do ciclo de vida dos dados é essencial para cumprir esses requisitos porque ajuda a garantir que você esteja sempre protegendo essas informações.
As políticas de retenção de documentos fornecem a base para o gerenciamento do ciclo de vida dos dados. Ao desenvolver uma política de retenção de documentos, é melhor colaborar com seus usuários finais em todas as diferentes áreas de sua empresa. Faz sentido envolvê-los no processo porque geralmente eles conhecem melhor os tipos de dados e informações com os quais estão trabalhando.
Governança organizacional
Um ambiente do SharePoint bem organizado é um ambiente do SharePoint mais seguro. Adotar uma abordagem de autoatendimento no SharePoint online pode aliviar a carga das equipes de TI e contribuir significativamente para a produtividade em toda a organização. No entanto, se não gerenciado adequadamente, o autoatendimento pode levar à expansão e a riscos de segurança.
O SharePoint Online e o Microsoft 365 têm recursos prontos para uso que ajuda a configurar o gerenciamento eficaz de documentos e minimizar a expansão para que não perder nenhum ativo crítico.
Ameaças internas e externas
Embora o SharePoint Online forneça recursos de colaboração, esses recursos aumentam significativamente os riscos ao gerenciar usuários externos e compartilhamento. Isso torna a prevenção de perda de dados (DLP) um componente crítico da conformidade do Microsoft 365.
O objetivo de um DLP é impedir que os usuários finais compartilhem informações confidenciais de forma inadequada. As organizações não têm apenas requisitos regulamentares para proteger os dados, mas também incentivos financeiros. As multas por perdas e violações acidentais de dados podem ser enormes, e o compartilhamento inapropriado de propriedade intelectual pode custar milhões às empresas.
Lista de verificação conformidade do SharePoint
Você também pode usar a lista de verificação para se familiarizar com as principais atividades de conformidade e as ferramentas para torná-las mais fáceis.
- Treine os usuários finais regularmente: Forneça treinamento regular para conscientizá-los sobre os riscos associados ao compartilhamento de arquivos e as etapas que devem seguir para trocar informações com segurança.
- Implementar controles de acesso: Use controles de acesso para implementar o Princípio do Menor Privilégio e Confiança Zero , dois padrões do setor para garantir que as pessoas certas acessem as informações certas.
- Realize auditorias regulares: Use os mecanismos integrados do SharePoint para identificar quando um documento está armazenado no local errado ou desaparece, quando rótulos de confidencialidade e outros metadados são aplicados incorretamente e outros possíveis problemas de conformidade.
- Revise logs e relatórios: Audite e monitore regularmente seu ambiente do SharePoint revisando logs e relatórios. Embora os relatórios integrados do SharePoint não permitam relatórios automatizados , grande parte da auditoria e monitoramento necessários pra conformidade com o SharePoint podem ser automatizados para economizar seu tempo.
- Monitore a atividade do usuário: Use a automação baseada em regras para rastrear a atividade do usuário . Isso permite que você descubra e resolva imediatamente as atividades que podem levar a problemas de conformidade. O SharePoint tem vários recursos prontos para uso para ajudá-lo a configurar seu sistema de monitoramento.
- Implemente a prevenção contra perda de dados (DLP): Controle o compartilhamento externo no SharePoint Online e no Microsoft 365 definindo as configurações no centro de administração de acordo com o DLP da sua organização.
- Revise regularmente as configurações de segurança: Certifique-se de que suas configurações estejam atualizadas com todos os requisitos de conformidade da sua organização com revisões regulares.
Prevenção contra perda de dados no seu melhor
Embora o Microsoft 365 forneça muitas ferramentas para facilitar o gerenciamento de conformidade do SharePoint, toda a complexidade inerente associada a esse mandato torna uma lista de verificação para administradores de TI um recurso inestimável para manter os locatários adequadamente administrados.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
