Faça reuniões como um profissional usando o Microsoft Teams

O uso do Microsoft Teams cresceu muito em 2020 devido à pandemia de Covid-19, que fez com que várias empresas funcionassem com seus colaboradores em home office.

O Teams foi escolhido por muitas instituições, pois ele é uma plataforma de comunicação excelente que facilita a colaboração a distância. Com ele, os profissionais podem, por exemplo, conversar por chats, ligações, fazer reuniões por videoconferências e até realizar eventos ao vivo (lives).

Como a ferramenta oferece diversas funcionalidades, pode ser difícil para colaboradores que ainda não a conhecem se adaptarem rapidamente. Sendo assim, a empresa precisa capacitá-los para que a adaptação seja simples, rápida e tranquila.

Por isso, preparamos este post que vai lhe ensinar a implementar a plataforma em sua empresa e garantir que os colaboradores farão reuniões como profissionais no Microsoft Teams!

Como implementar o Microsoft Teams em sua empresa

De forma geral, você deve realizar duas ações com seus colaboradores para capacitá-los e aproveitar ao máximo o Microsoft Teams em sua empresa. Em tempos de isolamento social, essas ações são dois seminários ao vivo em que os profissionais podem interagir com o responsável pelas apresentações.

Você pode realizá-los uma única vez com todos os profissionais da instituição ou mais de uma vez com menos profissionais conectados para que, assim, possa dar mais atenção a cada participante. Caso prefira a segunda opção, por exemplo, você pode fazer as apresentações por departamento ou unir dois setores em cada seminário.

Agora, veja o que você deve fazer para capacitar os profissionais!

Apresente o programa para os colaboradores

Nesse primeiro evento online, você ou o responsável pela apresentação do Microsoft Teams aos colaboradores tem que começar do básico. Ou seja, deve começar explicando aos profissionais que o objetivo da plataforma é aprimorar a colaboração entre eles ao facilitar a comunicação, o acesso e compartilhamento de documentos.

Além disso, nessa primeira apresentação, é necessário mostrar e explicar para os colaboradores a interface da ferramenta, como é a navegação e as funcionalidades oferecidas. Algumas das funcionalidades e tópicos que devem ser explicados no seminário são:

• Chats, ligações e compartilhamento de telas;
• Opções de reuniões;
• Planejamento de reuniões e como iniciá-las;
• Como trabalhar com conteúdo na plataforma.

Dessa forma, os profissionais vão começar a se familiarizar com a plataforma e entender o porquê ela foi implementada, que são dois itens fundamentais para que eles possam aproveitá-la.

É importante que o evento seja ao vivo para que os colaboradores possam fazer perguntas e tirar suas dúvidas no momento em que forem apresentados à plataforma.

Ensine as principais funcionalidades para reuniões

No segundo seminário, é preciso focar na realização de reuniões entre os profissionais da empresa e entre colaboradores e clientes. Assim, seus funcionários compreenderão melhor as funcionalidades e ficarão mais seguros para fazer as reuniões no Teams.

Nesse momento, é importante rever tópicos relacionados vistos no primeiro seminário, como ligações, chats e compartilhamento de tela, mas de maneira mais detalhada. É interessante explicar minuciosamente ainda como planejar as reuniões e iniciá-las no Teams, as opções de reuniões, boas práticas para esses encontros e como fazer anotações e utilizar o whiteboard nas reuniões.

Ao apresentar e ensinar esses tópicos para os colaboradores, eles conseguirão facilmente realizar reuniões no Teams entre eles ou com clientes. Assim, sua empresa continuará funcionando bem e pode até melhorar os resultados do negócio, já que o uso do Teams impacta não só na comunicação.

Aqui, falamos que você ou outro colaborador podem realizar os seminários de implementação do Microsoft Teams. Mas, se acredita que não há um profissional na empresa com grande conhecimento sobre a plataforma para realizar essa atividade, você pode contratar uma empresa especializada em Teams.

Essa pode para tirar dúvidas do responsável pela tarefa ou até realizar as apresentações para os profissionais da empresa. Dessa maneira, a capacitação terá uma qualidade mais elevada e será mais efetiva.

Se você acredita que sua empresa se encaixa nesse cenário e precisa de ajuda na implementação da ferramenta, entre em contato conosco!