Rastreando a atividade de usuários externos no Sharepoint
Rastrear a atividade de usuários externos no SharePoint é essencial para monitorar a colaboração, garantir a segurança dos dados e manter a conformidade. O SharePoint oferece várias ferramentas integradas e se integra com outros serviços para ajudar os administradores a rastrear e analisar as interações dos usuários. Aqui está como rastrear efetivamente a atividade de usuários externos no SharePoint:
1. Defina Objetivos de Rastreamento
Antes de configurar os mecanismos de rastreamento, é crucial definir o que você deseja alcançar:
- Monitoramento de Segurança: Garantir que os usuários externos acessem apenas o conteúdo permitido.
- Análise de Colaboração: Entender como os usuários externos estão interagindo com documentos e sites.
- Conformidade: Manter registros para conformidade regulatória e auditorias.
2. Habilitar Auditoria
O SharePoint oferece recursos de auditoria integrados que permitem rastrear várias atividades. Veja como configurá-lo:
Habilitar Auditoria da Coleção de Sites:
- Navegue até a Coleção de Sites que você deseja auditar.
- Vá para Configurações do Site > Administração da Coleção de Sites > Configurações de Auditoria da Coleção de Sites.
3. Selecione os eventos que deseja auditar, como:
- Abrir ou baixar documentos
- Visualizar itens em listas ou bibliotecas
- Editar itens
- Excluir ou restaurar itens
Configurar Corte de Registro de Auditoria:
- Nas Configurações de Auditoria da Coleção de Sites, habilite o corte de registro de auditoria para gerenciar o tamanho do registro de auditoria.
- Especifique por quanto tempo manter os registros de auditoria com base nos requisitos de conformidade da sua organização.
- Use o Log de Auditoria Unificado no Microsoft 365
O Log de Auditoria Unificado no Microsoft 365 oferece uma maneira abrangente de rastrear atividades de usuários em vários serviços, incluindo o SharePoint. Veja como acessá-lo e usá-lo:
1. Acesse o Centro de Conformidade e Segurança:
- Vá para o centro de conformidade do Microsoft 365 e faça login com uma conta de administrador.
- Navegue para Auditoria > Pesquisa de log de auditoria.
2. Pesquisar no Log de Auditoria:
- Especifique as atividades que deseja rastrear, como:
- Atividades de arquivos e páginas (visualização, edição, exclusão, etc.)
- Atividades de compartilhamento e solicitação de acesso
- Atividades de sincronização
- Filtre por intervalo de datas e usuários (incluindo usuários externos).
3. Exportar Logs de Auditoria:
- Exporte os resultados para um arquivo CSV para análise ou relatórios adicionais.
4. Monitorar Compartilhamento Externo
Rastrear atividades de compartilhamento externo é crucial para garantir que informações confidenciais sejam compartilhadas de maneira apropriada.
Configurar Configurações de Compartilhamento:
- No Centro de Administração do SharePoint, vá para Políticas > Compartilhamento.
- Defina políticas de compartilhamento para usuários externos e convidados:
- Especifique quem pode compartilhar externamente (somente proprietários de sites, usuários específicos, etc.).
- Controle o compartilhamento por domínio para permitir ou bloquear domínios externos específicos.
- Visualizar Relatórios de Compartilhamento:
- No Centro de Administração do SharePoint, navegue até Relatórios > Uso.
- Revise o relatório de Compartilhamento para ver detalhes sobre arquivos e pastas compartilhados, incluindo quem compartilhou e com quem.
7. Revisão e Otimização Regular
- Revisar Logs de Auditoria: Revise regularmente os logs de auditoria para identificar atividades incomuns ou suspeitas.
- Otimizar Permissões: Garanta que os usuários externos tenham as permissões mínimas necessárias para realizar suas tarefas.
- Atualizar Políticas: Atualize continuamente as políticas de compartilhamento e segurança com base nos achados da auditoria e requisitos em mudança.
Conclusão
Rastrear a atividade de usuários externos no SharePoint é um aspecto crítico para manter a segurança, melhorar a colaboração e garantir a conformidade. Aproveitando as ferramentas integradas do SharePoint, usando o PowerShell para rastreamento avançado e integrando soluções de terceiros, os administradores podem obter insights abrangentes sobre como os usuários externos interagem com o ambiente SharePoint. Revisar e otimizar regularmente os mecanismos de rastreamento ajudará a manter um espaço de trabalho colaborativo seguro e eficiente.
Veja também nosso artigo sobre Como gerenciar riscos de terceiros com o SharePoint.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
