Crie exibições no SharePoint com itens do usuário atual
Este post mostra como usar filtros de biblioteca no SharePoint para mostrar apenas itens/arquivos criados ou modificados pelo usuário atual.
Passo a Passo
As etapas abaixo o guiarão pelo processo de atualização da exibição de uma lista ou biblioteca para mostrar apenas os itens criados ou modificados pelo usuário atual conectado.
- Abra a lista ou biblioteca que deseja atualizar
- Na faixa de opções de ações da biblioteca > selecione a exibição atual (por exemplo: todos os documentos)
- Pressione editar visualização atual
- Role a página de exibição de edição até chegar à seção de filtro
- Crie o seguinte filtro :
NOTA: este exemplo mostra apenas itens criados por OU modificados pelo usuário atual conectado. Se você deseja que seu filtro mostre apenas os itens em que ambos os valores são verdadeiros, altere OR para AND .
- Pressione OK para salvar suas alterações
Agora sua exibição atualizou para mostrar apenas os itens criados ou modificados pelo usuário atual conectado.
Considerações
Este exemplo é simples e fácil de implementar e não há nenhum impacto em seus usuários, pois nada está sendo restrito, apenas filtrado.
O outro lado disso é que, por si só, pode ser considerado uma limitação se houver informações armazenadas na lista/biblioteca que requeiram permissões limitadas. Vou entrar nas opções disponíveis para isso mais tarde neste post.
No entanto, com isso dito, dependendo de quais permissões você possui para sua lista/biblioteca, você pode usar essa abordagem para proteger o conteúdo também.
Consideração nº 1 – Visualizações não alteram permissões
Uma “porta dos fundos” para obter acesso a todos os conteúdos armazenados na lista/biblioteca seria usar uma visualização diferente da visualização padrão definida para acessar todos os itens (por exemplo: se você criou uma nova visualização para seguir o método abaixo, mas deixou a exibição padrão definida para mostrar tudo).
A solução para isso seria aplicar essa abordagem de filtro à exibição padrão, garantir que todas as outras exibições públicas sigam a mesma abordagem e garantir que os usuários finais não tenham permissões elevadas.
Consideração nº 2 – Certifique-se de que as permissões estejam definidas corretamente
A única maneira de um usuário final ignorar essa abordagem sem nenhuma exibição de “todos os itens” disponível seria se ele tivesse as permissões para fazê-lo. A permissão que controla isso é chamada de permissão Gerenciar Listas, que é concedida apenas por meio dos níveis de permissão Editar, Design, Controle Total, Gerenciar Hierarquia por padrão.
Se os usuários finais não estiverem nesses grupos, você está com sorte!
Consideração nº 3 – o conteúdo da lista/biblioteca não é pesquisável
Se você estiver usando exibições para filtrar quem pode ver o conteúdo em sua lista/biblioteca, será necessário garantir que essa configuração seja atualizada se o conteúdo precisar ser oculto (o exemplo abaixo é uma biblioteca de documentos):
- Pressione o botão de engrenagem > configurações da biblioteca
- Pressione configurações avançadas
- Em Pesquisar > altere permitir que os itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados da pesquisa para Não
- Pressione OK
Atualize a configuração de permitir que os itens desta biblioteca de documentos apareçam na configuração avançada dos resultados da pesquisa para garantir que os itens não fiquem visíveis na pesquisa.
Consideração nº 4 – Se for uma lista, ative as permissões de nível de item
Com listas, em configurações avançadas, há uma opção de configuração adicional – permissões de nível de item que permitem especificar quais itens os usuários podem ler e editar.
Como o título indica, essa consideração só funciona para listas no SharePoint, pois a funcionalidade não está disponível para bibliotecas de documentos.
Veja também nosso outra artigo sobre Como criar um nível de permissão personalizado no SharePoint.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
Ver maisVer menos
Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
