Como usar o SharePoint? 3 dicas para usar online

Se a sua empresa possui a licença do SharePoint, você sabe que essa plataforma de colaboração oferece inúmeros benefícios que facilitam as tarefas do dia a dia. O SharePoint Online, por exemplo, permite que a sua instituição faça sites, intranets e extranets para compartilhar documentos, imagens e informações.

Criar um site básico no SharePoint, colocar textos e fotos são atividades relativamente simples e intuitivas, principalmente para quem já tem experiência com outros sistemas de páginas online. Contudo, descobrir como realizar outras ações na plataforma pode ser mais complicado.

Por isso, separamos 3 dicas que vão lhe ajudar a aproveitar melhor o SharePoint Online. Confira!

1. Customização

Criar um site não é difícil no SharePoint, pois a maioria dos itens já está pré-programada. Então, você não precisa ser um desenvolvedor profissional para conseguir realizar essa tarefa.

Porém, se você quiser, é possível customizar determinados elementos em sua página. Para organizar projetos que envolvem vários colaboradores, por exemplo, você pode adicionar um menu com as funções de cada um e decidir quem está autorizado a ver as postagens desse site.

Na sessão de Documentos, você deve ir em “Gerenciar Visualizações” para administrar o acesso de seus colaboradores. Ali também é possível adicionar colunas e fazer demais personalizações.

Customizar é importante para dar identidade e até facilitar a usabilidade da plataforma, porém lembre-se de que personalizar muitos itens não é uma ideia interessante. Afinal, essa tarefa gasta tempo. Então, faça apenas as mudanças que realmente acreditar que são necessárias.

2. Recebimento de alertas

Uma funcionalidade que o SharePoint disponibiliza é o recebimento de alertas, caso haja uma atualização em um de seus sites. Para recebê-los, basta ir na barra de ferramentas de sua plataforma, clicar nas reticências (…) e depois em “alertar-me”.

Vai aparecer uma caixa de diálogo, onde você deve clicar em “alertar-me quando os itens são alterados”. Em seguida, preencha as informações pedidas, como por onde você deseja receber os alertas, e selecione ok!

Essa opção é interessante, pois com ela você não precisa ficar acessando sempre as páginas para conferir se algo mudou. Você pode pedir para receber o alerta sobre um site, uma página ou documento específico, e até para que outros profissionais da empresa também recebam.

Se você quiser cancelar os seus alertas, basta fazer o mesmo caminho, mas em vez de ir em “alertar-me”, clique em “gerenciar meus alertas”. Selecione os alertas que você deseja excluir, clique em “excluir alertas selecionados”, dê ok e pronto!

3. Criação de calendários

Criar um calendário no SharePoint Online é muito importante para que a equipe toda acompanhe datas de entregas, reuniões, lançamentos, entre outros. Nessa plataforma você pode criar apenas um calendário ou vários, de acordo com seus objetivos e preferências.

Para criar um, você precisa ir em “Configurações”, “Adicionar um Aplicativo” e selecionar o calendário entre as alternativas ofertadas. Vá em “opções avançadas”, dê um nome para o seu calendário e permita que ele seja compartilhado com outros colaboradores. Depois de criá-lo, você terá que compartilhar o aplicativo no site.

Para isso, basta acessar o site em que o calendário será colocado, clicar em “Configurações” e “Editar página”. Aqui, deixe o cursor do mouse onde você deseja que o item seja inserido e clique em “Inserir” na barra de ferramentas. Vá em “Parte do Aplicativo”, selecione o calendário e clique em “Adicionar”. Por último, é só ir em “Salvar” na guia.

Essas dicas podem ajudar sua equipe a aproveitar melhor a plataforma e, assim, obter melhores resultados. Lembre-se de não criar muitos sites com o SharePoint quando estiver começando a trabalhar com a plataforma, pois será difícil gerenciar e acompanhar o que acontece em cada um deles mesmo com os alertas.

O mais indicado é praticar em poucos sites para depois ir aumentando a quantidade de páginas (se for necessário). Assim, você conseguirá gerenciá-los com mais facilidade.

Para conferir mais dicas sobre o SharePoint, basta continuar acessando o nosso blog!