Como usar AI Skills no SharePoint para preparar sua empresa para o Copilot
A inteligência artificial no Microsoft 365 está evoluindo rapidamente. Com os recursos de AI in SharePoint, como Shared Context, AI Skills e Content Generation, o SharePoint deixa de ser apenas um repositório de documentos e passa a atuar como uma base inteligente de conhecimento e processos.
No artigo anterior da Trinapse, falamos sobre uma pergunta importante: Custom Script no SharePoint ainda faz sentido na era do Copilot?
A resposta passa por governança, propósito e controle.
Agora, a discussão avança para outro ponto: como ensinar a IA do SharePoint a trabalhar do jeito que a sua empresa trabalha?
É aqui que entram os AI Skills.
O que são AI Skills no SharePoint?
Os AI Skills permitem criar processos reutilizáveis dentro do SharePoint. Em vez de cada usuário escrever prompts diferentes para executar uma tarefa, a empresa pode salvar uma instrução padronizada para ser usada sempre que necessário.
Na prática, um Skill pode ajudar a:
- gerar resumos de documentos;
- criar relatórios de status;
- revisar arquivos com base em uma checklist;
- organizar conteúdos por categoria;
- identificar documentos antigos ou sem metadados;
- transformar políticas internas em artigos de base de conhecimento;
- gerar comunicados, propostas ou apresentações.
Ou seja: a IA deixa de responder apenas perguntas pontuais e passa a executar processos com mais consistência.
Como começar com AI Skills no SharePoint
1. Escolha um processo simples
Comece por uma atividade recorrente, manual e fácil de validar.
Exemplos:
- gerar resumo semanal de projeto;
- criar FAQ a partir de uma política;
- revisar documentos antes da publicação;
- identificar arquivos sem metadados;
- transformar documentos técnicos em artigos internos.
Evite iniciar por processos críticos ou sensíveis. Primeiro, valide o uso em cenários controlados.
2. Organize o conteúdo do SharePoint
Antes de ensinar a IA, organize a base que ela vai consultar.
Verifique se o site possui:
- documentos atualizados;
- permissões corretas;
- bibliotecas bem estruturadas;
- metadados relevantes;
- arquivos sem duplicidade;
- responsáveis pelo conteúdo.
Esse ponto se conecta diretamente ao debate sobre Custom Script e Copilot. A IA não corrige sozinha um ambiente desorganizado. Ela potencializa a estrutura existente.
3. Defina o contexto compartilhado
O Shared Context permite registrar orientações que a IA deve considerar sempre naquele site.
Exemplo:
Sempre que gerar um resumo de projeto, utilize linguagem executiva, objetiva e estruturada. Considere status geral, riscos, pendências, responsáveis e próximos passos. Quando faltar informação, indique claramente a lacuna.
Isso ajuda a padronizar as respostas e reduz a dependência de prompts individuais.
4. Crie o Skill com objetivo claro
Um bom AI Skill precisa ter:
- objetivo;
- fontes de informação;
- etapas;
- regras;
- formato de saída.
Exemplo:
Crie um Skill para gerar um relatório semanal de status de projeto.
Use documentos recentes, atas de reunião e listas de tarefas deste site.
O relatório deve conter:
1. Status geral
2. Principais avanços
3. Riscos
4. Pendências
5. Próximos passos
Regras:
- Use linguagem executiva.
- Não invente informações.
- Aponte dados ausentes quando necessário.Quanto mais claro for o processo, melhor será o resultado.
Exemplo prático: Skill para base de conhecimento
Imagine uma empresa que usa SharePoint como base de conhecimento, mas possui muitos documentos longos e pouco acessíveis.
Um AI Skill pode transformar esses arquivos em artigos mais claros para os colaboradores.
Modelo de instrução:
Crie um artigo de base de conhecimento a partir dos documentos selecionados.
O artigo deve conter:
1. Objetivo
2. Quando usar
3. Pré-requisitos
4. Passo a passo
5. Erros comuns
6. Dúvidas frequentes
7. Responsável pelo processo
Use linguagem simples e objetiva. Não invente informações. Quando algo não estiver no documento, sinalize como informação não localizada.Esse tipo de uso aproxima o SharePoint de uma base realmente preparada para o Copilot.
AI Skills, Copilot e governança
AI Skills não substituem governança, arquitetura da informação ou automações com Power Platform.
Eles complementam essa estratégia.
Um ambiente bem preparado para IA precisa considerar:
- permissões;
- metadados;
- ciclo de vida do conteúdo;
- qualidade documental;
- revisão de acessos;
- padronização de processos;
- integração com Power Automate, Power Apps e Power BI.
Assim como no caso do Custom Script, a questão não é apenas usar ou não usar a tecnologia.
A questão é: onde ela gera valor com segurança, contexto e controle?
Conclusão
Os AI Skills no SharePoint representam um avanço importante para empresas que desejam usar IA de forma prática no Microsoft 365.
Eles permitem transformar conhecimento interno em processos reutilizáveis, padronizados e acessíveis para as equipes.
Quando bem aplicados, os AI Skills ajudam a transformar o SharePoint em uma base mais inteligente, preparada para o Copilot e conectada ao modo como a empresa realmente trabalha.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
