Como definir uma política de retenção em um site do SharePoint

Por Fernando Viana e Sá
Como definir uma política de retenção em um site do SharePoint

 Com esta postagem, gostaria de aprofundar e explicar a vocês, como definir uma política de retenção simples em um site do SharePoint.

Em nosso exemplo, porém, vamos reter os documentos por 2 dias após sua última modificação e, em seguida, excluí-los, pois não quero esperar 7 anos para terminar este artigo para você .

Centro de Adminsitração de Seguração e Conformidade

  1. Primeiramente, navegue até os centros de administração do Office 365
  2. Então, na lista de Centros Administrativos disponíveis, clique em Segurança e Conformidade
  3. Por fim, como criar e públicar uma pólitica de retenção em um site do SharePoint

Portanto, agora que estamos no Centro de Administração de Segurança e Conformidade, estamos prontos para criar e publicar uma Política de Retenção em um site do SharePoint.

  1. Em Governança de dados , clique em Retenção
  2. Clique no botão Criar para criar uma nova Política de Retenção
  3. Dê um nome e uma descrição à sua política.
  4. Na próxima tela é onde você configura a lógica. Você configura por quantos dias, meses ou anos retém o conteúdo, especifique se a matemática é calculada a partir da Data de Criação ou da Data da Última Modificação. Por último, você também pode especificar se deseja manter ou excluir o conteúdo após o período de retenção expirar.
  5. Na próxima tela, você pode escolher onde aplicar a política. Você pode aplicá-lo a e-mail (Exchange), sites do SharePoint, contas do OneDrive, bem como grupos do Office 365.
  6. No meu caso, apliquei uma política a um único Site de Grupo do Office 365
  7. Em uma tela final, você precisa revisar e confirmar as configurações e clicar no botão Criar esta política . É imperativo anotar a mensagem que você verá na parte inferior. Ele avisa que o conteúdo pode ser excluído assim que a política entrar em vigor, de acordo com a lógica configurada nas etapas anteriores.
  8. Ele diz que pode levar até 24 horas para que uma política entre em vigor, mas, no meu caso, levou apenas alguns minutos. Voltando na política de retenção configurada, você vê o status.

Politítica de retenção e SharePoint

  1. Seu site não pode mais ser excluído, pois agora tem uma política de conformidade definida. Se você tentar excluí-lo, receberá uma mensagem de erro: Uma política de conformidade está bloqueando a exclusão deste site
  2. Seu site agora terá uma Biblioteca de Retenção de Preservação (mais sobre isso abaixo). É uma biblioteca especial que retém conteúdo durante o período de retenção, caso o documento seja modificado ou excluído.
  3. Você não poderá mais deletar uma pasta em um site sem antes deletar seu conteúdo. Você receberá a seguinte mensagem ao tentar excluir uma pasta (que não está vazia) no SharePoint: Você deve excluir todos os itens desta pasta antes de excluí-la .

Todos os dias, um trabalho de timer verifica o conteúdo de um site e determina seu resultado com base em uma política de retenção que está sendo definida. Existem vários cenários possíveis:

Se o usuário não excluiu o documento no SharePoint

Se o documento da biblioteca não foi modificado ou excluído pelo usuário, ele é movido para a lixeira automaticamente ao final do período de retenção . Portanto, é informado que os arquivos são excluídos pela Conta do Sistema e não pelo ser humano.

Se o usuário excluiu o documento

Se os usuários tiverem excluído o documento no SharePoint, o arquivo irá para a Lixeira. No entanto, ele também será copiado para a Biblioteca de Retenção de Preservação que mencionei anteriormente. Esta Biblioteca de Retenção para Preservação garante que os documentos são retidos durante o período de retenção e não deve ser excluídos. Você notará sufixos automáticos adicionados aos documentos excluídos. 

Observe que, se você tentar excluir um documento da Biblioteca de Retenção para Preservação do SharePoint, receberá a mensagem de erro.

Por fim, a Microsoft publicou um excelente post explicando a lógica da Biblioteca de Retenção de Preservação – eles também têm um diagrama útil que ilustra o fluxo de trabalho. Você pode acessá-lo aqui.

Uma política de retenção pode trazer muitos benefícios para sua empresa. Gostou de entender como realizar a política de retenção? Fale com a Trinapse e veja como podemos ajuda-ló ainda mais

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