Como criar uma biblioteca no SharePoint usando os modelos

Um recurso que recentemente foi lançado silenciosamente no SharePoint Online foi a capacidade de criar uma biblioteca de documentos com base em um modelo de biblioteca. Está meio escondido e pode não receber muita exposição ou atenção. No entanto, ele pode se tornar muito poderoso à medida que as organizações adotam o poder do SharePoint Online e de outros aplicativos disponíveis no Microsoft 365. No artigo de hoje, gostaria de explicar o recurso e como criar uma biblioteca de documentos no SharePoint Online usando os Modelos de Biblioteca.

O que é um modelo de biblioteca de documentos no SharePoint Online?

Um modelo de biblioteca de documentos é um modelo que existe no SharePoint Online que permite aos usuários criar uma biblioteca de documentos com base em um caso de uso ou cenário de negócios específico. Por padrão, quando você cria uma biblioteca de documentos, ela cria uma biblioteca de documentos em branco e você deve criar suas próprias colunas de metadados, visualizações, formatação e automação (se desejar). A Microsoft lançou vários modelos baseados em vários casos de uso para facilitar aos usuários o poder do SharePoint e do gerenciamento de documentos. Por exemplo, se você precisar gerenciar faturas, uma biblioteca de documentos está pré-configurada para armazenar e organizar as faturas com metadados e visualizações adequadas.

Componentes de um modelo de biblioteca de documentos

O modelo de biblioteca de documentos pode conter todos ou alguns dos seguintes elementos:

• Colunas de metadados
• Visualizações
• Formatação
• Certas configurações da biblioteca
• Integração do Power Automate (para fluxo de trabalho)

Dependendo do modelo da sua biblioteca, você poderá obter uma combinação diferente desses recursos.

Como criar uma biblioteca de documentos no SharePoint Online usando os modelos de biblioteca

Aqui estão instruções sobre como criar uma biblioteca de documentos a partir de um modelo da Microsoft:

• Na página inicial do site, clique em Novo > Biblioteca de documentos

• Selecione um dos Modelos

• Na próxima tela, você verá a prévia de uma biblioteca de documentos. Clique em Usar modelo .

• Dê um nome à sua biblioteca e clique em Criar .

• Dependendo do modelo escolhido, ele pode conter alguns recursos adicionais (ou seja, automação do Power Automate). Na próxima tela, você pode optar por criá-lo imediatamente ou ignorá-lo por enquanto.

• Se você optou por prosseguir com recursos adicionais, precisará verificar suas conexões (para que o fluxo de trabalho do Power Automate funcione)

• Nesse ponto, a configuração seria concluída.

• E é criada a biblioteca com metadados, visualizações e formatação pré-configurados.

Veja também nosso artigo sobre Tudo o que você precisa saber sobre ISO no SharePoint.