Tudo o que você precisa saber sobre ISO no SharePoint

Sim, o SharePoint é um exemplo de sistema de gerenciamento de documentos (DMS). SharePoint é uma plataforma colaborativa baseada na web desenvolvida pela Microsoft que se integra ao Microsoft Office. Ele fornece diversas funcionalidades para gerenciar documentos, conteúdo e informações dentro de uma organização.

Como sistema de gerenciamento de documentos, ele permite aos usuários armazenar, organizar, compartilhar e colaborar em documentos e arquivos em um local centralizado. Ele oferece recursos como controle de versão, check-in/check-out de documentos, controle de acesso, pesquisa de documentos, gerenciamento de metadados e automação de fluxo de trabalho. Os usuários podem criar e editar documentos diretamente nele, facilitando a colaboração das equipes em tempo real.

O SharePoint utilizado amplamente para aprimorar a colaboração de documentos, gerenciamento de conteúdo e agilizar vários processos relacionados ao manuseio e compartilhamento de documentos.

O SharePoint como um sistema de gerenciamento de qualidade

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o SharePoint pode ser utilizado como um sistema de gerenciamento de qualidade:

1. Controle de Documentos: O SharePoint como um repositório central para armazenar e gerenciar documentos relacionados à qualidade, como procedimentos operacionais padrão (SOPs), instruções de trabalho, manuais de qualidade e políticas. Os recursos de controle de versão e check-in/check-out ajudam a manter a integridade do documento e controlar as revisões.
2. Gerenciamento de treinamento e competências: o SharePoint pode facilitar o gerenciamento de registros de treinamento de funcionários e avaliações de competências. Materiais de treinamento, questionários e registros de certificação armazenados e rastreados na plataforma.
3. Não conformidade e ações corretivas: o SharePoint configurado para rastrear incidentes de não conformidade e iniciar ações corretivas e preventivas (CAPAs). Os fluxos de trabalho configurados para encaminhar problemas ao pessoal apropriado para investigação e resolução.
4. Auditorias e inspeções: o SharePoint usado para agendar e gerenciar auditorias ou inspeções internas e externas. Listas de verificação, conclusões e relatórios de auditoria registrados e acessados ​​de maneira estruturada.
5. Gerenciamento de riscos: o SharePoint pode oferecer suporte à identificação, avaliação e monitoramento de riscos relacionados à qualidade. Registros de riscos e planos de mitigação de riscos mantidos na plataforma.
6. Gerenciamento de mudanças: o SharePoint pode ajudar a gerenciar processos de controle de mudanças relacionados a produtos, processos ou sistemas, garantindo que a documentação e as aprovações adequadas estejam em vigor.
7. Painéis e relatórios: os recursos de relatórios do SharePoint para criar painéis relacionados à qualidade, fornecendo insights sobre indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas de qualidade.
8. Colaboração e comunicação: os recursos de colaboração do SharePoint permitem que equipes multifuncionais colaborem em projetos e iniciativas relacionados à qualidade.

O SharePoint é compatível com ISO 9001?

O SharePoint em si não é compatível com a ISO 9001 imediatamente, pois a conformidade com a ISO 9001 está principalmente relacionada aos processos e práticas que uma organização segue para alcançar o gerenciamento da qualidade. No entanto, ele pode ser configurado e personalizado para oferecer suporte a um Sistema de Gerenciamento de Qualidade (SGQ) compatível com ISO 9001 em uma organização.

Veja como o SharePoint pode oferecer suporte à conformidade com a ISO 9001:

1. Gerenciamento de Documentos: Os recursos de gerenciamento de documentos do SharePoint utilizados para gerenciar documentos relacionados à ISO 9001, como manuais de qualidade, procedimentos, instruções de trabalho e registros.
2. Fluxos de trabalho de controle e aprovação de versão: Os fluxos de trabalho de controle de versão e aprovação do SharePoint para garantir que os documentos controlados e revisados ​​adequadamente antes do lançamento, atendendo aos requisitos da ISO 9001 para controle de documentos.
3. Gerenciamento de não conformidades: usado para rastrear não conformidades, iniciar ações corretivas e manter registros desses processos.
4. Gerenciamento de riscos: pode ajudar a gerenciar riscos e oportunidades de acordo com os requisitos da ISO 9001.
5. Gerenciamento de treinamento e competências: oferece suporte ao gerenciamento de registros de treinamento e avaliações de competências para garantir funcionários adequadamente treinados e qualificados para suas funções.
6. Auditorias e inspeções: usado para agendar, conduzir e registrar auditorias internas e externas, incluindo ações corretivas decorrentes de auditorias.
7. Controle de alterações: pode auxiliar no gerenciamento de alterações em documentos, processos e sistemas, conforme exigido pela ISO 9001.
8. Monitoramento de desempenho: os recursos de relatórios do SharePoint e a integração com o Power BI podem fornecer insights sobre os principais indicadores de desempenho (KPIs) relacionados ao SGQ.

Conclusão

Para alcançar a conformidade da ISO 9001 com o SharePoint, as organizações precisam personalizar a plataforma para alinhá-la aos requisitos da ISO 9001 e implementar processos apropriados. Além disso, as organizações podem precisar manter documentação adequada e demonstrar adesão aos padrões ISO 9001 durante auditorias externas para fins de certificação.

O SharePoint é uma ferramenta de suporte à ISO 9001, e a conformidade em si depende de como uma organização implementa e segue as diretrizes. As organizações devem trabalhar com consultores experientes ou especialistas familiarizados com a ISO 9001 e o SharePoint para garantir uma implementação bem-sucedida e em conformidade.

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