Simplificando a automação de faturas com Microsoft 365 e Power Automate

Automatizar tarefas repetitivas não só economiza tempo, mas também minimiza o erro humano, permitindo que os funcionários se concentrem em iniciativas mais estratégicas. Quando se trata de gerenciamento de faturas de contas a pagar, o Microsoft 365 e o Power Automate oferecem uma combinação poderosa que pode agilizar todo o processo. Leia mais adiante para entender melhor como aproveitar o Microsoft 365 e o Power Automate para automatizar o processamento de faturas, aumentar a produtividade e melhorar a precisão.

Noções básicas sobre Microsoft 365, Power Automate e DynamicPoint

O Microsoft 365 é um conjunto abrangente de ferramentas de produtividade baseadas em nuvem oferecido pela Microsoft. Inclui os aplicativos usados ​​diariamente com os quais todos estamos familiarizados, como Excel, Word, Outlook e muito mais. Também inclui produtos com foco interorganizacional, como Power Apps, Power Automate e SharePoint. Power Automate é uma plataforma de automação de fluxo de trabalho que é parte integrante do Microsoft 365, permitindo aos usuários criar processos automatizados usando uma interface visual.

Criando um fluxo de automação de fatura

Para automatizar o processamento de faturas, criamos um fluxo do Power Automate acionado sempre que uma nova fatura recebida. O fluxo pode executar diversas tarefas, incluindo extração de dados relevantes, correspondência com pedidos de compra, aplicação de orçamentos, validação de informações e encaminhamento de faturas para aprovação. Aqui está uma análise passo a passo de como construir esse fluxo:

• Acionador: configure um acionador de e-mail que será acionado quando uma nova fatura chegar na caixa de correio designada.
• Extração de dados (OCR): use os recursos de IA integrados do Power Automate, como o AI Builder ou conectores pré-construídos, o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) extrairá informações relevantes da fatura, como número da fatura, nome do fornecedor, data de vencimento e valor total.
• Validação de dados: valide as informações extraídas em relação a regras predefinidas para garantir a precisão. Por exemplo, você pode verificar se o fornecedor existe no sistema ou se o valor total corresponde ao pedido de compra ou está dentro de um orçamento designado.
• Fluxo de trabalho de aprovação: encaminhe a fatura às partes interessadas apropriadas para aprovação usando as ações de aprovação do Power Automate. Isso pode incluir gerentes, equipes financeiras ou chefes de departamento, dependendo da hierarquia da sua organização.
• Notificações e lembretes: envie notificações por e-mail aos usuários envolvidos no processo de aprovação, notificando-os sobre faturas pendentes e prazos futuros. Você também pode definir lembretes para garantir ações oportunas.
• Arquivamento e relatórios: depois que uma fatura for aprovada, salve uma cópia da fatura processada em um local centralizado, como o SharePoint ou o OneDrive. Isso permite fácil acesso para referência futura e gera dados valiosos para fins de relatórios e análises.

Integração com aplicativos do Microsoft 365

O Microsoft 365 oferece vários aplicativos que integram ao Power Automate para aprimorar ainda mais a automação de faturas. Aqui estão alguns exemplos:

• Excel: use o Excel para armazenar e analisar dados de faturas. O Power BI ou o Power Query podem atualizar automaticamente planilhas do Excel com novas informações de faturas, gerar relatórios ou até mesmo acionar ações de acompanhamento com base em condições específicas.
• SharePoint: aproveite o SharePoint para criar um repositório de faturas centralizado. O Power Automate pode carregar automaticamente faturas processadas para bibliotecas do SharePoint, tornando-as facilmente acessíveis aos usuários autorizados.
• Outlook: utilize o Outlook para enviar notificações, lembretes e solicitações de aprovação durante o fluxo de trabalho de processamento de faturas. O Power Automate permite uma integração perfeita entre comunicações por email e processos automatizados.

Integração com aplicativos ERP

Para alcançar a automação total, será necessária integração ao seu sistema de contabilidade. É aqui que o produto agrega valor. 

• Consulte fornecedores e valide contas: o aplicativo oferece uma consulta em tempo real das informações financeiras de ERP aplicáveis, incluindo fornecedores e contas contábeis.
• Correspondência de pedido de compra e recebimento: pesquise diretamente pedidos de compra abertos e transações de recebimento de mercadorias no módulo de compras do ERP. Os dados permanecem no ERP servindo como sistema de registro enquanto a fatura é conciliada usando o Microsoft 365.
• Modelo e padrões: a automação pode ser aplicada à correspondência de faturas usando tolerâncias predefinidas para variações de pedidos de compra ou remessas. Para faturas fora do pedido de compra, as contas contábeis podem ser padronizadas usando os modelos de criação automática do aplicativo.

Benefícios da automação de faturas com Microsoft 365 e Power Automate

A implementação da automação de faturas usando o Microsoft 365 e o Power Automate oferece vários benefícios:

• Economia de tempo: a automação do processamento de faturas elimina a entrada manual de dados, reduz a papelada e minimiza tarefas repetitivas, liberando um tempo valioso para os funcionários se concentrarem em atividades mais estratégicas.
• Precisão e conformidade: ao aproveitar a automação, você pode minimizar o erro humano e garantir a adesão a regras e regulamentos predefinidos, melhorando a precisão e a conformidade com políticas internas e externas.
• Produtividade aprimorada: fluxos de trabalho automatizados aceleram o processamento de faturas, reduzindo gargalos e simplificando aprovações, resultando em pagamento de faturas mais rápido e, muitas vezes, economia de custos com descontos para fornecedores.

Se desejar mais informações entre em contato ainda hoje e veja como nossos especialista podem ajudar o seu negócio.