5 principais benefícios do Microsoft Office 365 SharePoint e OneDrive
O Microsoft Office 365 oferece vários aplicativos para empresas de todos os tamanhos conseguirem fazer mais no cotidiano. Muitas instituições já utilizam certos aplicativos e aproveitam os benefícios de cada um deles, mas há uma ação que nem todos sabem que pode beneficiar muito um negócio.
Essa é utilizar de forma integrada as capacidades do Microsoft Office 365 SharePoint e do OneDrive. Para que você saiba como esses dois aplicativos podem aprimorar o funcionamento de sua empresa, vamos mostrar os 5 principais benefícios do SharePoint e OneDrive!
1. Fácil compartilhamento de informações
Armazenar e compartilhar documentos se torna uma tarefa muito mais fácil com a união de SharePoint e OneDrive. Os colaboradores podem, por exemplo, trabalhar nos mesmos arquivos e receber alertas sobre informações esperadas.
Além disso, como os arquivos ficam na nuvem, os funcionários podem acessar as informações de qualquer lugar (desde que a empresa permita). Todas essas facilidades são importantes, porque salvam tempo dos profissionais da empresa e melhoram a colaboração entre eles.
2. Melhora o uso do Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma ótima ferramenta de colaboração e comunicação do Office 365, que é usada principalmente quando os colaboradores estão trabalhando a distância. Essa é uma das razões pelas quais o Teams cresceu bastante durante a pandemia de Covid-19.
Esse aplicativo por si só já auxilia na melhora da colaboração entre os profissionais de uma empresa, mas com a ajuda do SharePoint, OneDrive e suas bibliotecas compartilhadas fica ainda mais fácil compartilhar arquivos, informações e projetos na ferramenta. Dessa forma, o uso dela é aprimorado, assim como a colaboração e comunicação entre profissionais.
3. Aprimora a produtividade
Ao facilitar o compartilhamento de documentos e a colaboração em projetos, mesmo a distância, os colaboradores economizam bastante tempo no cotidiano. Com essa economia, os profissionais da empresa conseguem realizar mais tarefas no dia a dia.
Ainda, eles têm mais tempo livre para se dedicar a atividades relevantes para a empresa. Dessa forma, a produtividade de seu negócio aumenta consideravelmente com o auxílio do SharePoint e OneDrive.
4. Segurança
Como a proteção de dados é uma das principais preocupações das empresas atualmente, o Microsoft Office 365 já é um sistema bastante seguro. Entretanto, ao compartilhar os dados da empresa em uma única plataforma, você aumenta a proteção de suas informações.
Isso acontece porque é mais difícil invadir um único sistema integrado. Quando você compartilha arquivos entre diferentes plataformas, por exemplo, é mais fácil encontrar falhas na segurança. Além disso, em apenas um sistema é mais simples monitorar a movimentação dos documentos.
5. Redução de custos
A combinação entre SharePoint e OneDrive ajuda a reduzir custos da empresa principalmente por 3 razões. A primeira delas é que a organização não precisa mais pagar pelo armazenamento de documentos.
O segundo motivo é que com os arquivos na nuvem, os sistemas operacionais dos equipamentos podem ser mais simples. Sendo assim, a empresa economiza na compra e manutenção de máquinas. A terceira razão é a economia de tempo dos colaboradores. Como você sabe, em uma empresa tempo é dinheiro. Então, com menos tempo gasto, mais recursos são economizados.
Ao unir o Microsoft Office 365 SharePoint e OneDrive, sua empresa estará promovendo uma melhora na produtividade, colaboração e comunicação entre os profissionais. E todas essas vantagens vêm com segurança e redução de custos do negócio.
Ou seja, não há como ignorar todos esses benefícios. Caso sua instituição ainda não utilize esses aplicativos de forma integrada, organize-a para fazer essa mudança da maneira mais adequada e depois é só aproveitar as vantagens.
Agora que você conferiu os benefícios do SharePoint e OneDrive, veja por que você deve deixar o Excel e utilizar o Power BI!
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
