ABB
Atas de análise de risco em SharePoint Online
Controle completo das atas de análise de risco em SharePoint Online, do registro à ação, substituindo planilhas offline e eliminando o retrabalho entre os envolvidos.
A análise de risco das operações locais era feita em planilhas, offline. Como cada análise envolve várias pessoas, o mesmo dado era digitado mais de uma vez, cada arquivo tinha um formato, e o compartilhamento acontecia de forma assíncrona, por troca de versões. O resultado era retrabalho, informação sem padrão e baixa produtividade em um processo que não pode falhar.
A Trinapse desenvolveu em SharePoint Online, no Office 365, o controle completo do ciclo da análise de risco. A ata é criada dentro da plataforma, com campos que se ajustam a cada projeto, os envolvidos são notificados para decidir, e as ações decorrentes ficam registradas e atribuídas a cada responsável. Todo o processo passou a acontecer em uma única ferramenta, online.
Fim da planilha circulando por e-mail. A informação passou a ser coletada uma vez, no mesmo formato, com todos os envolvidos trabalhando sobre o mesmo registro. O ganho de produtividade veio de eliminar retrabalho e espera, e a análise deixou de terminar num arquivo salvo em pasta para virar um conjunto de ações com dono e acompanhamento.
Contexto
A ABB é líder global em tecnologia de eletrificação e automação, com mais de 140 anos de história e sede em Zurique, na Suíça. O grupo nasceu da fusão, em 1988, da sueca Asea com a suíça Brown, Boveri & Cie, opera em mais de 100 países, emprega cerca de 110 mil pessoas e está organizado em três áreas de negócio: Eletrificação, Motion e Automação. Atende concessionárias de serviços, indústria, transporte e infraestrutura, e investe entre 4% e 5% da receita anual em pesquisa e desenvolvimento. Companhia desse porte e desse setor opera sob disciplina pesada de risco. Análise de risco local não é formalidade de compliance, é o mecanismo que antecipa o que pode dar errado numa operação antes que ela aconteça, e cada análise reúne pessoas de áreas diferentes, cada uma enxergando um pedaço do problema. O processo, no entanto, rodava em planilha. Ferramenta pensada para cálculo individual sustentando um trabalho que é coletivo, sequencial e auditável. Isso produz três problemas ao mesmo tempo. O primeiro é retrabalho, porque com vários colaboradores envolvidos em cada análise, a mesma informação é redigitada e reconciliada mais de uma vez. O segundo é falta de padrão, porque planilha aceita qualquer coisa em qualquer célula, e sem estrutura imposta cada análise coleta o dado do seu jeito, o que inviabiliza comparar, consolidar ou medir. O terceiro é o compartilhamento assíncrono, com versões circulando por e-mail e ninguém tendo certeza de qual é a atual. Somados, os três derrubavam a produtividade de um processo que precisa ser rápido para ser útil. Análise de risco que demora perde o timing da decisão que deveria informar.
Abordagem
O ponto de partida foi entender que o problema não era a planilha em si, era o processo estar sem sistema. Trocar Excel por uma lista com o mesmo comportamento não resolveria nada. O que faltava era o processo ter estado, dono e regra: cada ata sabendo em que etapa está, quem precisa agir e o que já foi decidido. A partir disso, a estrutura de dados foi desenhada para impor padrão sem engessar. Análise de risco de projetos diferentes precisa coletar informações diferentes, então a ata permite personalizar os campos conforme o projeto, mantendo fixo o esqueleto que garante comparabilidade. É o equilíbrio que a planilha não consegue dar, ela é flexível demais e por isso não padroniza nada. A terceira decisão foi tirar do usuário a responsabilidade de lembrar. Em processo colaborativo, o gargalo raramente é a análise em si, é o intervalo entre uma pessoa terminar sua parte e a próxima descobrir que chegou a vez dela. A plataforma passou a notificar os envolvidos no momento da decisão, o que encurta esse intervalo sem depender de cobrança manual. A quarta foi fechar o ciclo na ação. Análise de risco só entrega valor quando vira medida tomada. As ações decorrentes ficam registradas dentro da mesma ata, com responsável, o que transforma o documento em instrumento de acompanhamento e não em registro de arquivo morto.
O que construímos
Solução em SharePoint Online, no Office 365, cobrindo o ciclo completo da análise de risco local, da abertura da ata até o encerramento das ações. Criação de nova ata dentro da própria plataforma, com campos personalizáveis conforme as necessidades de cada projeto, preservando a estrutura comum que garante padronização. Notificação automática dos envolvidos nos pontos em que a análise depende de decisão, eliminando a cobrança manual e o tempo morto entre etapas. Registro e atribuição das ações necessárias dentro do projeto, com responsável definido para cada uma e acompanhamento na mesma ata que originou a decisão. Base única e online, substituindo as planilhas offline e o compartilhamento por troca de arquivos, com histórico e versão controlados pela própria plataforma.
Resultado
A análise de risco local da ABB passou a acontecer inteiramente online, em uma única ferramenta. A informação é coletada uma vez, no mesmo formato, e todos os envolvidos trabalham sobre o mesmo registro, o que remove de uma vez o retrabalho, a divergência de versão e a falta de padronização que vinham do modelo em planilha. O ganho de produtividade veio menos de automatizar cálculo e mais de eliminar espera. Com notificação nos pontos de decisão e ações atribuídas dentro da própria ata, o processo deixou de depender de alguém cobrar o próximo passo por e-mail. E, por estar estruturado em vez de espalhado em arquivos, o histórico das análises virou base consultável, o que abre caminho para comparar projetos e medir o processo, coisa impossível quando cada análise é um arquivo diferente.
Tecnologias utilizadas
