Jhonn Deere | Hitachi
Migração da intranet on-premises para o SharePoint Online
Migração da intranet para SharePoint Online, tirando a comunicação de dentro da rede interna e abrindo o acesso a todos os colaboradores, com novos serviços centralizados.
A intranet rodava em SharePoint on-premises, acessível apenas de dentro da rede da fábrica. Quem não estava na rede interna ficava sem acesso, e a comunicação entre departamentos dependia de canais paralelos. A empresa queria eliminar essa fronteira e transformar a intranet em ponto de encontro de toda a companhia, não apenas de quem senta na rede corporativa.
A Trinapse migrou a intranet do SharePoint on-premises para o SharePoint Online, no Office 365. O acesso deixou de depender da rede interna e passou a exigir apenas uma conta Microsoft, fornecida pela própria empresa. Na plataforma nova, a migração virou oportunidade de ampliar escopo, com serviços que antes não existiam, como cadastro de visitantes, reembolso de despesas, vagas abertas e cardápio do restaurante, todos centralizados e desenhados para usuário de qualquer nível técnico.
A intranet saiu de dentro do muro da rede e passou a alcançar toda a companhia. Além da comunicação, ela absorveu rotinas do dia a dia que estavam soltas em e-mail, planilha e papel, o que deu ao colaborador um motivo recorrente para voltar e reduziu o atrito entre departamentos.
Contexto
A Deere-Hitachi Brasil foi uma joint venture entre a Hitachi Construction Machinery e a John Deere, resultado de uma parceria de décadas no desenvolvimento conjunto de equipamentos de construção. No Brasil, o foco era escavadeiras hidráulicas, produzidas na fábrica de Indaiatuba, no interior de São Paulo, inaugurada em fevereiro de 2014. Em 2022, já depois deste projeto, a John Deere adquiriu as três fábricas da joint venture, incluindo Indaiatuba, e a parceria entre as duas companhias foi encerrada. Manufatura de bem de capital tem um perfil de força de trabalho que define qualquer projeto de comunicação interna: uma minoria em escritório, com computador e login corporativo, e a maior parte em chão de fábrica, logística, qualidade e manutenção. Some a isso o fato de a intranet rodar em SharePoint on-premises, tecnologia que por natureza vive dentro da rede da empresa. O efeito prático era uma intranet que existia apenas para quem já estava conectado à rede interna. Comunicação e fluxos de informação entre departamentos não tinham um canal comum, e a plataforma não conseguia crescer para além do que a infraestrutura local permitia. Cada serviço novo esbarrava em servidor, manutenção e janela de atualização, o que na prática congelava a intranet no que ela já era.
Abordagem
A decisão de fundo foi tratar o projeto como mudança de plataforma, não como cópia de conteúdo. Migrar on-premises para SharePoint Online sem repensar o que a intranet faz entrega o mesmo problema em outro servidor. O trabalho partiu de qual restrição estava sendo removida, o acesso limitado à rede, e do que passava a ser possível com essa restrição fora do caminho. A segunda decisão foi resolver o acesso pela porta mais simples. Em vez de construir camada de autenticação paralela, o acesso passou a exigir apenas uma conta Microsoft, provisionada pela própria empresa. Isso põe o colaborador de fábrica dentro da plataforma sem depender de estar na rede e sem projeto adicional de identidade. A terceira foi usar a migração para ampliar escopo. Com a plataforma em nuvem, incluir um serviço novo deixa de ser demanda de infraestrutura e vira configuração. Os serviços escolhidos não foram os mais sofisticados, foram os mais frequentes: visitante que chega na portaria, despesa que precisa de reembolso, vaga que abre, cardápio que todo mundo consulta antes do almoço. Rotina de alta frequência é o que cria hábito de acesso. A quarta foi usabilidade acima de recurso. O público vai de engenheiro a operador, com repertório digital muito diferente, então cada serviço foi desenhado para ser resolvido sem treinamento.
O que construímos
Migração da intranet de SharePoint on-premises para SharePoint Online, no Office 365, com a comunicação e o conteúdo corporativo saindo da dependência da rede interna. Modelo de acesso baseado em conta Microsoft fornecida pela própria empresa, estendendo a intranet a todos os colaboradores, inclusive quem não trabalha conectado à rede corporativa. Cadastro de visitantes, digitalizando o controle de quem entra na planta. Reembolso de despesas, com solicitação e acompanhamento dentro da própria intranet. Vagas abertas, dando visibilidade interna às oportunidades e sustentando o recrutamento pela casa. Cardápio do restaurante, serviço de consulta diária que puxa acesso recorrente à plataforma. Estrutura centralizada e navegação desenhada para usuários de qualquer nível de conhecimento técnico, sem necessidade de treinamento para uso.
Resultado
A intranet deixou de ser um sistema da rede interna e virou plataforma da empresa. A barreira que excluía boa parte do time saiu, e o acesso passou a depender apenas de uma conta que a própria companhia provisiona, o que resolve o problema sem projeto paralelo de identidade nem custo de licença adicional por usuário de intranet. Ao concentrar visitantes, reembolso, vagas e cardápio no mesmo lugar da comunicação, a plataforma ganhou uso diário e deixou de depender de campanha interna para ser lembrada. E, por estar em nuvem, a intranet passou a poder crescer por configuração e não por projeto de infraestrutura, que era o gargalo que mantinha a versão anterior parada no tempo.
Tecnologias utilizadas
