SMagalhães
Intranet no Microsoft Teams e app para o time sem licença
Intranet no Microsoft Teams, na web pelo SharePoint e em app Android próprio, para alcançar do administrativo ao operacional, inclusive quem não tem licença Microsoft 365.
Comunicação interna que chegasse a todo mundo, do administrativo ao operacional, sem depender de e-mail e comunicado individual por setor. Com o home office consolidado, o canal precisava ser central, disponível de qualquer lugar e acessível também para quem não tem conta Microsoft 365.
A Trinapse implantou o Intra, intranet hospedada em SharePoint e acessada dentro do Microsoft Teams, no desktop, na web e no app do Teams no celular. Para os colaboradores sem licença Microsoft 365, foi entregue um aplicativo Android próprio, com acesso à mesma plataforma. A intranet virou o hub da empresa, concentrando comunicação, ferramentas e serviços que antes estavam espalhados.
Um único canal para toda a companhia, sem exclusão de quem trabalha fora do escritório e sem licença. Comunicado deixou de ser e-mail replicado setor a setor, e as ferramentas do dia a dia passaram a viver no mesmo lugar em que o colaborador lê a notícia da empresa, o que sustenta o uso recorrente.
Contexto
A S.Magalhães & Essemaga nasceu em Santos, em 1920, quando Sigefrêdo Magalhães fundou a S.Magalhães & Cia para prestar serviços de despacho aduaneiro. São mais de cem anos de operação em comércio exterior, com uma reputação construída sobre solidez e domínio técnico de um dos processos mais regulados que existem. Hoje a companhia entrega a operação completa de importação e exportação em um só contrato, incluindo gestão aduaneira, armazenagem portuária e geral, transporte rodoviário pela Essemaga Transportes, consolidação e desconsolidação de carga e operação de terminais REDEX. A estrutura física acompanha: terminal REDEX no Guarujá, na margem esquerda do porto, com 30 mil metros quadrados, e unidade em Santa Bárbara do Oeste, no interior paulista, com 38 mil metros quadrados. Esse desenho cria uma companhia com dois mundos convivendo. De um lado, o time administrativo e técnico, em frente ao computador, com conta Microsoft 365. De outro, o time operacional de terminal, armazém e transporte, que trabalha em pátio, doca e estrada, e que em boa parte não tem licença nem estação de trabalho. A comunicação interna refletia essa divisão. Informação circulava por e-mail e mensagem, replicada setor a setor, sem lugar único onde ela ficasse disponível depois. Quem estava fora do escritório recebia por repasse, e o que era comunicado ontem já não era encontrável hoje. Com o home office deixando de ser exceção, essa dependência de canais individuais virou gargalo, e a companhia passou a precisar de uma plataforma em nuvem, central e acessível de qualquer lugar.
Abordagem
A primeira decisão foi não construir mais um lugar para o colaborador visitar. A intranet foi levada para dentro do Microsoft Teams, que já é onde o time com licença passa o dia. Isso elimina a barreira clássica de adoção de intranet, que é lembrar de abrir o portal, e ainda mantém a mesma plataforma disponível pela web no SharePoint e no app do Teams no celular. A segunda foi enfrentar o problema que a maioria dos projetos de intranet ignora: quem não tem licença. Em vez de aceitar que o operacional ficaria de fora, foi entregue um aplicativo Android próprio, que dá acesso à plataforma sem exigir conta Microsoft 365. É a diferença entre uma intranet do escritório e uma intranet da empresa. A terceira foi tratar a intranet como hub e não como mural. Comunicação sozinha não sustenta hábito, o colaborador entra uma vez e não volta. Ao trazer para dentro dela as ferramentas que ele já precisa usar, de reembolso de despesa a requisição de vaga, o acesso passa a ter motivo próprio, e a comunicação chega junto. A quarta foi dar voz ao colaborador. Comentário em notícia, criação de conteúdo próprio e uma seção de classificados transformam o canal em espaço da companhia, não em boletim da diretoria.
O que construímos
Intranet em SharePoint Online publicada dentro do Microsoft Teams, com acesso também pela web e pelo app do Teams no celular. Aplicativo Android próprio para os colaboradores sem licença Microsoft 365, garantindo que a operação acesse a mesma plataforma que o administrativo. Camada de comunicação com notícias corporativas, comentários, criação de conteúdo pelos próprios colaboradores e seção de classificados. Módulos de serviço integrados à plataforma, concentrando ferramentas antes dispersas: formulários e protocolos, requisição de vagas, banco de vagas, reembolso de despesas, base de conhecimento e treinamentos. Estrutura de governança e publicação operada pela própria empresa, sem depender de time técnico a cada conteúdo novo.
Resultado
A S.Magalhães & Essemaga passou a ter um canal único que alcança a companhia inteira, incluindo a parte do time que historicamente ficava fora de qualquer plataforma corporativa por não ter licença. A informação deixou de depender de e-mail replicado e passou a ficar disponível, buscável e acessível de qualquer lugar, o que era exatamente o requisito trazido pelo home office. Ao concentrar formulários, protocolos, reembolso, vagas, base de conhecimento e treinamentos no mesmo ambiente, a intranet virou o ponto de partida do dia de trabalho e não mais um sistema paralelo. Isso reduz o vaivém entre ferramentas, encurta o caminho para resolver o que é rotina e mantém o canal vivo depois do lançamento, que é onde a maioria das intranets morre.
Tecnologias utilizadas
