SharePoint moderno: fluxo de trabalho e aprovação
Eu estive fora das páginas e do jogo de fluxo de trabalho por um tempo enquanto focava em outros lugares – então jogando um pouco de atualização em certas áreas. Muitas pessoas estão cavando aqui há muito tempo, então o que estou aprendendo e reaprendendo não é novidade, mas é novo para mim e tenho certeza de que há outras pessoas no mesmo barco. Há muitas pessoas em versões mais antigas do SharePoint que estão, ou eventualmente, farão uma mudança semelhante para o SharePoint Online, como estou trabalhando/ajudando agora.
Nas versões herdadas do SharePoint, temos fluxos de trabalho e aprovações há algum tempo. Eles foram gerenciados por meio do SharePoint Designer e apareceram diretamente nas configurações da lista onde os fluxos de trabalho foram implementados.
No SharePoint “Moderno” – SharePoint Online – a solução de fluxo de trabalho recomendada é o Power Automate, que cria “fluxos” em vez de fluxos de trabalho.
O pessoal do SharePoint e da Power Platform fizeram um bom trabalho integrando as ferramentas da Power Platform na interface do SharePoint. Incluindo o Power Automate e fluxos de trabalho de aprovação específicos. Incluído diretamente na barra de navegação/ação superior da lista do SharePoint.
Fora da caixa, configurar um fluxo de aprovação de página é super fácil e muito elegante como uma solução de aprovação.
Aprovações
Uma das minhas primeiras perguntas depois de ativar um deles foi “Onde posso ver todas as minhas aprovações abertas e gerenciá-las conforme necessário?”. Porque, eu quero visibilidade e a capacidade de substituir as coisas. Alguns pontos-chave:
- A configuração de um fluxo de aprovação de página adiciona um campo “Status de aprovação” à sua biblioteca – para que você possa ver o status na visualização das páginas do site
- Os usuários podem revisar as aprovações na própria página enviada e chegar lá por meio do menu de “três pontos” em itens individuais na visualização de páginas do site “Mais –> Revisar aprovações”
- Aprovações abertas NÃO aparecem na página Configurações de fluxo de trabalho (mostrada acima)
- Inicialmente, isso pode ser meio irritante, mas faz sentido. A página Configurações de fluxo de trabalho são fluxos de trabalho do SharePoint, não aprovações do Power Automate
- Seria bom ter alguma nota ou mesmo um link para onde os usuários possam encontrar as novas aprovações, mas suspeito que esta página tenha uma vida útil limitada e provavelmente não vale a pena atualizar
Portanto, se você ainda não adivinhou – onde encontramos essa lista de aprovações abertas, bem como o histórico e muitas outras vantagens, é na interface do Power Automate.
Existem várias maneiras de chegar lá, mas a mais fácil para quem já trabalha no SharePoint é usar o menu mostrado acima e selecionar a opção “Ver seus fluxos”. Isso abrirá uma guia para o Power Automate. No menu à esquerda você verá Itens de Ação –> Aprovações.
Em última análise, isso é super fácil e faz sentido. Mas se você vem do SharePoint legado e ainda não fez a mudança mental para trabalhar com o Power Automate, talvez precise de um empurrãozinho. Espero que isso tenha ajudado.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
