Como melhorar a adoção do SharePoint entre os usuários
A adoção bem-sucedida não se trata apenas de implementar a tecnologia, mas de integrá-la de maneira eficaz ao fluxo de trabalho diário, garantindo que todos entendam e utilizem suas funcionalidades ao máximo. Com a evolução contínua do SharePoint e sua integração com o Microsoft 365, é mais importante do que nunca adotar uma abordagem estratégica para maximizar o engajamento e a aceitação dos usuários. Aqui estão dicas essenciais para ajudar sua organização a tirar o máximo proveito do SharePoint, promovendo uma adoção sólida e sustentável.
1. Implemente em fases
Implementar o SharePoint em fases era crucial há dez anos, e é ainda mais importante hoje. Com a adição do Teams, Planner e outros aplicativos, é vital não sobrecarregar os usuários. Desdobre os recursos um passo de cada vez, começando com a migração de documentos, seguida pela integração do Teams, e depois passando para a intranet, fluxos de trabalho e automação. Abordar uma fase de cada vez tornará a transição mais suave e gerenciável para seus usuários.
2. Treine seus funcionários
Sei o que você está pensando: “Nossos funcionários estão muito ocupados para treinamento” ou “Se precisa de treinamento, não é amigável ao usuário”. Acredite, já ouvi isso tudo antes. Mas a realidade é que o SharePoint não é apenas um compartilhamento de arquivos; é um sistema robusto de gestão de documentos com um modelo de segurança único, especialmente com a integração do Teams e dos grupos do Microsoft 365. Um treinamento adequado é essencial se você deseja garantir uma implementação bem-sucedida.
3. Mantenha a simplicidade
A simplicidade é fundamental em qualquer implementação do SharePoint. Esse princípio se aplica a tudo, desde a arquitetura do site até o design das páginas e os modelos de permissão. Evite criar estruturas excessivamente complexas desde o início. Em vez disso, concentre-se em designs intuitivos e processos diretos que facilitem o engajamento dos usuários com a plataforma.
4. Transfira a propriedade para a área de negócios
Para os departamentos de TI, isso pode ser difícil de aceitar, mas é crucial para o sucesso na adoção dos usuários. Em última análise, a área de negócios é proprietária do conteúdo, então eles devem ser responsáveis por sua precisão, retenção e segurança. Transferir a propriedade empodera a área de negócios a assumir o controle de seu ambiente no SharePoint, o que promove um melhor engajamento e adoção.
5. Engaje-se em monitoramento contínuo
A adoção de usuários não é um projeto único. Assim como seu projeto de intranet no SharePoint continuará a evoluir, o mesmo acontece com os esforços de adoção dos usuários. Mantenha-se atento a novos desenvolvimentos, recursos lançados pela Microsoft e quaisquer desafios ou lacunas de treinamento que surjam. Monitoramento e adaptação contínuos garantirão o sucesso a longo prazo.
Conclusão
Impulsionar a adoção do SharePoint requer uma abordagem estratégica, educação contínua e flexibilidade para se adaptar à medida que sua organização e a tecnologia evoluem. Seguindo essas dez dicas, você pode garantir uma transição mais suave para o SharePoint e um maior engajamento de seus funcionários. Lembre-se, a adoção bem-sucedida não é apenas fazer com que os usuários utilizem a plataforma—é capacitá-los a aproveitar todo o seu potencial.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
