Lista de funcionalidades para aprovação do Power Automate
Esteja você acostumado com outro fluxo de trabalho, ou seja, novo em todo o material de automação, percebera que nem tudo é tão simples no Power Automate. Há muitas limitações que você deve considerar ao construir um fluxo e decidir se deseja aceitá-las ou resolvê-las.
Este artigo pretende ser uma lista de limitações para os fluxos de aprovação e como lidar com elas.
Limitações aprovações do Power Automate
Estendendo o fluxo de aprovação
Para resolver qualquer uma das limitações acima, você terá que estender o fluxo. Altere o design do fluxo, adicione uma funcionalidade, encontre uma solução alternativa, adicione algumas listas de configuração… Um fluxo simples pode se tornar muito complexo facilmente quando você começa a lidar com essas limitações.
Limite de execução por 30 dias
Depois que o fluxo for executado por um período específico de tempo, ele será interrompido. Não há solução alternativa, isso é tudo que você obtém com uma única execução de fluxo. Se o seu fluxo tiver 5 aprovadores, cada um levando uma semana para ser aprovado, ele nunca será concluído com sucesso.
É por isso que é melhor construir seu fluxo como uma máquina de estado, iniciando uma nova instância de fluxo para cada etapa de aprovação. Isso lhe dará 30 dias por tarefa, o que deve ser suficiente. Se isso não for suficiente, você pode iniciar outro fluxo apenas para aguardar a resposta.
Histórico de execução por 30 dias
Como estamos falando de um processo de aprovação, você podem estar interessados em saber quem aprovou as solicitações. Essas informações serão perdidas, a menos que você as armazene em algum lugar. Você armazena diretamente no item ou em uma lista separada do SharePoint. Isso não apenas fornecerá o histórico de solicitações, mas também permitirá que os usuários vejam o estado atual do processo.
Ignorar ações de aprovação
Não há lembrete para tarefas de aprovação, apenas uma notificação quando a tarefa é atribuída e pronto. Se os usuários ignorarem, eles não o farão. É por isso que você deve sempre adicionar pelo menos um lembrete aos seus fluxos de aprovação. Mas não um lembrete que enviará um e-mail separado para cada solicitação atrasada! Se houver mais solicitações por aprovador, envie apenas um e-mail.
Retorno de aprovação
Alguns processos são mais complexos do que apenas aprovar/rejeitar. Às vezes você deseja enviar a solicitação de um lado para outro. Faça algumas alterações e envie de volta para aprovação. Troque a solicitação algumas vezes entre os aprovadores antes de finalmente aprová-la. Algo que não é possível em um fluxo simples e precisa de uma máquina de estado.
Alternancia de aprovadores
As pessoas numa organização podem mudar de cargo, podem sair e outra pessoa pode assumir as suas tarefas. Se você codificar os aprovadores diretamente em um fluxo, terá que editá-los em um fluxo. Algo que somente o proprietário do fluxo pode fazer.
É muito melhor usar listas de configuração para gerenciar os aprovadores onde qualquer pessoa pode alterá-las, geralmente em combinação com Grupos do SharePoint. Com listas de configuração, você pode até criar fluxos com vários caminhos de aprovação por solicitação.
Bloqueio de permissões
Depois que uma solicitação entra no processo de aprovação, você deve reduzir suas permissões. Qual seria o sentido de aprovar algo que pode mudar? Gerencie permissões para manter o acesso apenas para os usuários que precisam dele e se você fornecer permissões superiores a algum usuário remova-os quando não forem mais necessários.
Resumo
Como você pode ver, há muitas coisas a serem consideradas ao automatizar um processo de aprovação, muitas funcionalidades que você deve adicionar ao seu fluxo do Power Automate. Um fluxo que parecia simples no início pode facilmente se transformar em um processo complexo.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
