Passo a passo: gerenciando projetos de TI usando SharePoint

Se você leu nosso artigo anterior sobre gestão de projetos de TI com SharePoint, agora é hora de colocar a mão na massa. Neste guia prático, você vai aprender como configurar e usar o SharePoint para gerenciar projetos de tecnologia da informação no seu dia a dia.

Por que usar o SharePoint na prática para projetos de TI?

O SharePoint permite centralizar documentos, tarefas, comunicações e prazos em um só lugar. E quando bem configurado, vira um verdadeiro hub colaborativo para squads de desenvolvimento, analistas, PMOs e stakeholders.

1. Crie um site de projeto no SharePoint

A primeira etapa é criar um site dedicado ao projeto.

Passo a passo:

1. Acesse o SharePoint Online.
2. Clique em “Criar site” > “Site de equipe”.
3. Nomeie o site com o nome do projeto (ex: “Projeto ERP 2025”).
4. Defina os membros do time como proprietários ou visitantes, conforme necessário.

2. Adicione listas personalizadas para o controle de tarefas

O SPO permite criar listas personalizadas para gerenciar atividades, sprints ou fluxos de trabalho ágeis.

Exemplo de colunas úteis para uma lista de tarefas:

• Título da Tarefa
• Responsável (Pessoa)
• Status (Escolha: A Fazer, Em Andamento, Concluído)
• Prioridade
• Data de Início / Término
• Sprint (caso use metodologias ágeis)

3. Organize os documentos do projeto

Crie bibliotecas de documentos separadas por tema:

• Documentação Técnica
• Contratos e Escopos
• Reuniões e Atas
• Artefatos de Desenvolvimento (Ex: Diagramas UML, APIs)

4. Crie um dashboard de status com Web Parts

Com as Web Parts do SharePoint, você pode criar uma visão geral visual do projeto:

• Gráfico de tarefas (Power BI ou Listas)
• Web Part de Calendário
• Links úteis do projeto
• Indicadores de status (verde/amarelo/vermelho)

5. Automatize com Power Automate

A integração entre SPO e Power Automate é essencial para automatizar:

• Notificações de tarefas atribuídas
• Alertas para prazos vencendo
• Aprovação de documentos
• Integrações com Microsoft Teams e Planner

6. Conecte o projeto ao Microsoft Teams

Crie um canal no Teams vinculado ao site SharePoint para comunicação fluida. Assim, os arquivos, listas e conversas ficam integrados no mesmo contexto de projeto.

Use o conector do SharePoint no Teams para exibir listas e dashboards diretamente no canal.

O SharePoint é uma ferramenta de gestão de projetos poderosa (e subutilizada)

Com o SharePoint Online, sua equipe de TI ganha mais controle, visibilidade e produtividade. Quando combinado com Power Automate, Teams e Power BI, ele forma uma verdadeira plataforma de gestão de projetos moderna e integrada.

Sobre a Trinapse

A Trinapse é especialista em soluções digitais com foco em produtividade, colaboração e transformação digital. Atuamos com SharePoint, Power Platform e Microsoft 365 ajudando empresas a otimizarem seus processos com segurança e inteligência.