Como gerenciar bibliotecas de documentos no SharePoint Online
O SharePoint Online é uma das melhores ferramentas disponíveis para armazenar, gerenciar e acessar documentos. Ele oferece uma ampla gama de opções para organizar seus arquivos para atender às suas necessidades. Então, para te ajudar, reunimos uma lista de 7 dicas que você pode usar para gerenciar suas bibliotecas de documentos no SharePoint Online.
1. Use o controle de versão do documento
O controle de versão do documento, ou “versão de versão”, permite armazenar, rastrear e restaurar arquivos que foram modificados. Então, isso pode ajudá-lo a restaurar versões antigas ou comparar alterações entre duas instâncias de um documento. Contudo, o SharePoint Online pronto para uso vem com o controle de versão ativado por padrão.
2. Metadados do SharePoint
Ao usar metadados, você pode ser muito mais flexível com a forma como classifica seus arquivos. Ou seja, isso permite classificar e organizar suas bibliotecas de documentos com base no que elas contêm. Assim, os metadados eliminam a dor de cabeça dos usuários que tentam ajustar os documentos que estão armazenando para corresponder à estrutura de classificação das bibliotecas de documentos que usam pastas.
3. Tipos de conteúdo
A configuração de tipos de conteúdo permite criar propriedades/meta tags dinâmicas que variam dependendo dos documentos carregados. Portanto, recomendamos configurá-lo para usar apenas um tipo de conteúdo por biblioteca de documentos. Pois, não ter que atribuir um tipo de conteúdo a cada documento em um upload grande pode economizar um tempo valioso para seus usuários.
5. Configurar visualizações no SharePoint
Um dos principais motivos pelos quais você deve usar metadados e configurar meta tags é para poder criar exibições. Portanto, as exibições no SharePoint Online permitem que você use a função filtrar/classificar/grupo para exibir as informações desejadas. Sendo assim, elas podem ajudá-lo a gerenciar o espaço em uma página. Isso permite que você ajuste várias listas e bibliotecas em uma página para facilitar a navegação. Você pode tornar a visualização tão simples ou tão complicada quanto desejar.
7. Ative a coautoria
A coautoria torna mais fácil para os usuários colaborar e revisar documentos em uma biblioteca de documentos. Então, se estiver preocupado com o acesso de pessoas não autorizadas a um documento, você pode desativar a coautoria para projetos específicos ou trabalhar neles no OneDrive antes de carregá-los na biblioteca de documentos.
Conclusão
Como dissemos anteriormente, o SharePoint Online é uma ótima ferramenta para armazenar e gerenciar os documentos da sua empresa. Usando as dicas que fornecemos hoje, deve ser fácil para você começar a configurar suas bibliotecas de documentos no SharePoint Online como um profissional.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
