Gerenciando permissões do SharePoint com Power Automate

No Power Automate, você pode gerenciar permissões para itens individuais de uma lista no SharePoint ou arquivos em uma biblioteca de documentos. Com o conector do SharePoint, você tem acesso a ações poderosas que permitem:

• Conceder acesso a um item ou pasta.
• Criar links compartilháveis para arquivos ou pastas.
• Parar de compartilhar um item ou arquivo.

Essas ações ajudam a garantir que os usuários certos tenham acesso aos arquivos ou itens da lista, melhorando a segurança e a colaboração.

1. Conceder acesso a um item ou pasta

A ação “Conceder acesso a um item ou pasta” permite atribuir permissões a um item ou pasta específico. Para realizar essa ação, você precisará fornecer:

• URL do site do SharePoint: O site onde o item ou pasta está localizado.
• Nome da lista ou biblioteca: Especifique a lista ou biblioteca de documentos à qual o item pertence.
• Identificador do item ou arquivo: O ID exclusivo do item ou arquivo.
• Destinatários: Quem deverá receber o acesso.
• Função de permissão: Escolha entre conceder “leitura” ou “edição”.

Você também pode incluir uma mensagem e optar por notificar os destinatários assim que o acesso for concedido. No entanto, essa ação não oferece suporte para concessão de acesso a usuários externos.

Escolhendo a função de permissão correta

Ao conceder acesso, é crucial atribuir a função certa com base nas necessidades do destinatário:

• Membros: Geralmente recebem permissão de “edição”.
• Visitantes: Geralmente recebem permissão de “leitura”.

Para cenários mais avançados, você pode atribuir funções personalizadas. Assim, insira um ID de função personalizada usando o formato `role:<role-id>`. Para encontrar um ID de função, navegue até a seguinte URL do SharePoint e busque pela função:

https://<seu-site-sharepoint>/_api/web/roledefinitions

Exemplo:

https://contoso.microsoft.com/teams/itweb/_api/web/roledefinitions

2. Conceder acesso usando Links Compartilháveis

Em vez de conceder permissões diretamente, você pode gerar um link compartilhável usando a ação “Criar link de compartilhamento para um arquivo ou pasta”. Essa abordagem simplifica o acesso a arquivos, especialmente ao colaborar entre departamentos ou equipes.

Nota: Essa ação só oferece suporte para arquivos e pastas em bibliotecas de documentos; não se aplica a itens de listas.

Ao configurar a ação, você pode definir:

• Tipo de Link: Escolha entre “visualizar” ou “editar.”
• Escopo do Link: Defina quem pode acessar o link—qualquer pessoa com o link (incluindo usuários anônimos) ou apenas pessoas da sua organização.

3. Parar de Compartilhar um Item ou Arquivo

A ação “Parar de compartilhar um item ou arquivo” ajuda a revogar permissões. Você precisará fornecer:

• Endereço do site do SharePoint: O URL do site onde o item está localizado.
• Nome da lista ou biblioteca: O nome ou identificador da lista ou biblioteca de documentos.
• Identificador do item ou arquivo: O ID específico do item ou arquivo.

Essa ação remove todas as permissões, exceto para os proprietários do site, garantindo que o acesso seja restrito a partir de então.

Conclusão

Ao utilizar essas ações de fluxo no Power Automate, você pode gerenciar permissões do SharePoint de maneira eficiente, garantindo controle de acesso adequado e facilitando a colaboração dentro da sua organização.

Veja também nosso artigo sobre Gerenciamento da segurança de sites SharePoint: TI ou Negócios?.