Ferramenta de gerenciamento de processos de negócios para resolver seus problemas

Nos negócios, enganar os processos é fácil, mas não é sustentável. Você pode ter tentado a solução “fácil” para o seu problema de gerenciamento de processos: jogar corpos nele. Você também pode ter aprendido que isso não leva uma empresa ágil à melhoria contínua.

Quando você constrói um mapa, o labirinto não apenas se torna agradável, mas você o torna todo em uma única peça. Se minha família e eu tivéssemos entendido o layout do labirinto, poderíamos ter trabalhado melhor em equipe e saído de forma justa.

Sua equipe precisa de uma maneira de entender seus sistemas e processos e como eles podem interagir melhor entre si. Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios oferece isso e muito mais. E você pode usá-lo para gerar ganhos em eficiências operacionais.

Vejamos três maneiras pelas quais uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios beneficia sua empresa.

1. Compreensão e simplificação dos processos

Compreender e simplificar é identificar os processos que você deseja habilitar e, em seguida, usar práticas de excelência de processo para simplificá-los antes de colocá-los em um sistema. Por exemplo, uma solicitação e aprovação para treinamento profissional existem entradas como participantes, custos e requisitos de viagem. As saídas para a solicitação podem ser uma aprovação ou um resumo dos aprendizados.

Mapear o processo pode parecer bastante simples, mas pode haver diferentes aprovações necessárias dependendo de nossa antiguidade, o preço do treinamento ou quantos participantes haverá. Uma ótima maneira de iniciar sua jornada de BPM é construindo regras de negócios, criando mapas de processos, interfaces de usuário de wireframes e identificando lacunas de dados.

Depois de entender seus processos, você pode simplificá-los usando sua ferramenta de BPM. Por exemplo, você pode criar tarefas do usuário e do sistema usando métodos visuais de arrastar e soltar. Isso cria um mapa de processo dentro da ferramenta que orquestra quais ações e eventos acontecem e como você pode direcioná-los.

Quando você simplifica sua interface, seus parceiros de negócios podem interagir com os campos e informações de que precisam quando precisam em seu formato preferido.

Em vez de reconstruir sistemas e bancos de dados para atender a novos aprimoramentos, você pode interagir com os dados onde eles estiverem, sem grandes alterações de arquitetura ou migrações de dados. Essa sistematização melhora como e quando sistemas e usuários interagem com os dados, levando a usuários e líderes bem informados.

2. Permite Automação

A automação está orquestrando tarefas e fluxo de dados entre sistemas e associados. O maior benefício de uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios é automatizar a transferência entre sistemas e usuários. Isso pode parecer com associados indo para um sistema BPM e vendo dados de vários sistemas. Eles interagem com o sistema BPM e ele aplica automaticamente as alterações ou aprovações aos sistemas separados. Isso elimina o compartilhamento de arquivos e informações por e-mail, papel ou sistemas diferentes.

Sua ferramenta de BPM também automatiza suas regras de negócios para que, com uma configuração simples, usuários individuais (membros de sua equipe) não precisem tomar decisões minuciosas. Por exemplo, você pode definir limites de aprovação automática em valores de pedidos de compra ou criar regras de roteamento de tarefas dinâmicas. Dessa forma, sua equipe pode se movimentar mais rapidamente e com padrões sincronizados.

Uma ferramenta de BPM também oferece escalonamento automático – notificando supervisores e gerentes e trazendo-os para o processo antes que alguém viole um acordo de nível de serviço.

Automatizar essas etapas usa automação de baixo código, para que você não precise de recursos de TI intensivos para criar ou simplificar seu fluxo de trabalho.

3. Otimiza seus processos

A otimização acontece visualizando as métricas do processo e identificando áreas de melhoria. Agora que o fluxo de trabalho do processo está em um sistema, você pode medir as interações nesse sistema para obter relatórios e métricas do processo.

Com base nessas métricas, você pode identificar tarefas que consomem muito tempo e recursos e determinar áreas de melhoria. Essa etapa pode resultar no envio de mais recursos e na otimização ou automação dessas tarefas específicas para reduzir as necessidades de recursos. Um exemplo de uso dessas métricas para identificar processos com altas taxas de exceção. O sistema pode identificar por que existem tantas exceções e fazer recomendações sobre o que mudar.

As ferramentas de BPM fornecem informações sobre os processos de negócios que permitem que você gire de acordo com suas necessidades de negócios. No entanto, não é uma implementação única, pois seus processos mudarão junto com seus negócios.

Conclusão

Entendemos que pode ser intimidante tentar entender, simplificar, automatizar e otimizar todos os seus processos de negócios. Afinal, um labirinto deve ser recompensador – não uma experiência aterrorizante que faz você se livrar de todos os labirintos. Assim, Com uma solução de gerenciamento de processos de negócios, você pode enfrentar com confiança outro labirinto maior e mais difícil.

Veja também nosso artigo sobre RPA + IA: o caminho para a hiperautomação de processos.