6 dicas para planejar seu SharePoint como um expert

O truque número um para o SharePoint? Tenha um plano! Então, vamos ensiná-lo a planejar com eficiência seu SharePoint desde o início para garantir uma experiência de usuário perfeita.

Assim, quando usado corretamente, o SharePoint fornece muitas funcionalidades para sua organização. Você pode realmente já estar usando o SharePoint, mas nem perceber, porque ele também está integrado a outras ferramentas e serviços do Microsoft 365, como equipes e grupos.  

Então, siga estas dicas para planejar seu SharePoint:

1. Considere seus objetivos 

Primeiramente, antes de iniciar seu projeto do SharePoint você precisa se fazer algumas perguntas muito importantes: 

• Você tem um motivo para usar o SharePoint? 
• Ou você quer usá-lo apenas porque tem licenças gratuitas? 

Precisamos parar de pensar nos recursos – não é sobre os recursos. Definitivamente não é sobre como o SharePoint funciona ou o que ele pode fazer. Você precisa considerar se é ou não a melhor opção para suas necessidades de negócios. 

 O SharePoint é uma plataforma tão grande que, se você não souber para onde está indo com ela no futuro, não irá a lugar nenhum.

Por favor, não subestime o SharePoint. 

Pare tudo o que está fazendo e comece a planejar!

2. Aproveite o tempo para se exibir

Com isso, quero dizer que você deve ter um plano de comunicação ou um guia de planejamento disponível no ponto de partida.  

Colete comentários sobre o que os usuários gostaram e não gostaram na intranet anterior. Organize eventos de lançamento sempre que atingir um marco.  

Deixe os funcionários empolgados com o que eles podem realizar com essa nova plataforma e a adoção do usuário será muito fácil.

3. Forneça treinamento ao usuário final 

Não se esqueça dos seus usuários finais! Eles são uma parte crucial da sua organização e a chave para uma experiência bem-sucedida no SharePoint.  

Pense no treinamento do usuário final como um investimento de longo prazo. Pode estar consumindo horas do seu dia agora, mas com o tempo você verá alguns retornos robustos. 

Ao dedicar um tempo para treinar os usuários nas ferramentas com as quais você deseja que eles trabalhem todos os dias, você aumentará a satisfação dos funcionários. Eles poderão realizar mais tarefas por conta própria, estarão motivados a usar o SharePoint e, como resultado, a adoção aumentará.

4. Dê uma olhada em seus processos de negócios

Só porque você encontrou um obstáculo, não significa que o SharePoint seja necessariamente o culpado. Agora é a hora de considerar a maneira como você trabalha em sua organização e como pode ajustá-la para obter a máxima eficiência.  

Por exemplo, em muitos casos, há processos complexos para aprovações, geralmente vinculados a um formato de trilha em papel. Remova fluxos de trabalho complexos em favor de um único simples para aprovação.

5. Mantenha seu plano de governança simples

Você definitivamente deve ter um plano de governança. Mas para ser honesto, ninguém vai lê-lo se for muito longo.  

Portanto, considere fazê-lo como um documento do Word que todos possam acessar rapidamente e pular para encontrar as diferentes partes. 

6. Torne sua arquitetura de intranet lógica 

Ao pensar em políticas de governança, você também precisará considerar como deseja estruturar seu SharePoint de forma lógica e fácil de usar. As políticas de governança podem determinar a maneira como as coisas são armazenadas em seu locatário e, portanto, têm um efeito importante na arquitetura geral do SharePoint.

Bônus: Modernize o SharePoint para o local de trabalho moderno

Você sempre quer pensar um passo à frente de onde você está. Mesmo que você esteja apenas fazendo uma intranet agora, você precisa ter uma visão do que vai para onde. Portanto, certifique-se de que seu novo SharePoint seja o mais preparado possível para o futuro.

Então, planejar sites de hubs inteligentes, desenvolver um plano de implantação, educar os usuários sobre o gerenciamento de documentos pode garantir que você facilite sua vida no futuro.