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Como organizar documentação e melhorar o compliance no SharePoint?

Como organizar documentação e melhorar o compliance no SharePoint?

Organizar a documentação compliance SharePoint é algo importante para as empresas que desejam ficar em conformidade com a ISO 9001. Trata-se de uma norma que visa garantir a otimização dos processos e dar mais agilidade à rotina produtiva das companhias.

Ao adotar esse procedimento, a companhia passa a cumprir as obrigações de compliance, agindo de acordo com as regras legais e também sua cultura organizacional.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, é só continuar a leitura!

Quais são os benefícios de ter os documentos organizados na empresa?

Quando uma empresa tem os documentos devidamente organizados, obtém diversos benefícios. Essas vantagens ficam ainda mais evidentes caso seja utilizada uma ferramenta tecnológica como o SharePoint.

Entre os principais benefícios que são obtidos ao organizar a documentação compliance no SharePoint, destacamos os seguintes:

  • ganho de tempo na realização das atividades;
  • simplificação dos procedimentos administrativos;
  • aumento da produtividade;
  • liberação do espaço físico utilizado para arquivamento;
  • diminuição dos custos operacionais;
  • otimização do tempo.

Como fazer o controle de documentação compliance no SharePoint?

O SharePoint, além de ser uma excelente solução de intranet, traz um recurso chamado Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Por meio dele, é possível fazer o controle da documentação, cumprindo com as políticas de compliance da companhia.

O GED permite que as informações em forma de texto, imagem ou voz sejam transferidas para o meio digital e gravadas em HD. Dessa maneira, fica mais fácil para os gestores fazerem um controle dos documentos da empresa.

Como a organização dos documentos ajuda no dia a dia da empresa?

Quando uma companhia adota políticas de compliance e organiza seus documentos corretamente, os processos fluem de maneira muito mais positiva. Veja alguns exemplos!

Acesso remoto

O SharePoint armazena os dados em nuvem e, por isso, possibilita o acesso remoto às informações, a partir de qualquer local. Não é preciso utilizar os computadores da empresa para abrir os documentos.

Desde que tenha o acesso permitido, o colaborador pode consultar as informações necessárias para seu trabalho em qualquer local onde haja acesso à internet e de qualquer dispositivo.

Facilidade para encontrar os documentos

Existem situações nas quais as empresas precisam encontrar documentos antigos, a exemplo de notas fiscais que foram emitidas há anos. Nesses casos, é comum que se perca muito tempo pesquisando em pastas nos computadores ou até mesmo nos arquivos físicos.

Mas isso não acontece quando se utiliza uma ferramenta como o SharePoint, que deixa tudo organizado na nuvem. Basta fazer uma busca pelo nome do arquivo para localizá-lo em poucos minutos.

Segurança das informações

Uma das maiores preocupações das empresas é em relação à segurança das informações. Essa é outra vantagem do SharePoint, uma vez que o sistema possibilita aos dados um armazenamento seguro, sem que possam ser acessados por pessoas não autorizadas.

Entendeu como organizar sua documentação e melhorar o compliance no SharePoint? Então, não deixe de aplicar esses conhecimentos em sua empresa para obter todos os benefícios que citamos.

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