Como configurar o controle de versão de documento no SharePoint

Você está prestes a participar de uma importante reunião com o cliente e precisa da versão mais recente de um relatório de projeto crítico para a reunião. Então, você começa a procurá-lo nas pastas prováveis ​​e até usa a caixa de busca para não encontrar o documento necessário para a apresentação. 

Todos nós já estivemos lá, apesar de afirmar que temos um sistema de armazenamento de documentos organizado.

Portanto, o gerenciamento de documentos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Assim, um bom sistema de gerenciamento de documentos garante que sua equipe colabore bem, melhora a eficiência geral e, mais importante, permite que seus funcionários se concentrem no que fazem melhor.

Então, diga sim ao gerenciamento de documentos fácil e descomplicado com o Microsoft SharePoint . Com o controle de versão de documentos no SharePoint, você pode facilmente rastrear e gerenciar dados. Quando você habilita o recurso de Controle de Versão do SharePoint, novas versões são adicionadas ao histórico do item assim que as alterações são salvas. Além disso, você também pode visualizar e recuperar versões anteriores do histórico do item.

Como habilitar e configurar o controle de versão em uma biblioteca do SharePoint Online

• Primeiramente navegue até a biblioteca que você deseja habilitar o controle de versão
• Em seguida, clique em Configurações, clique em Configurações da Biblioteca 
• Então, clique em Configurações de controle de versão
• Depois de chegar à página Configurações de versão , você terá várias configurações disponíveis para uma biblioteca de documentos

 Requer aprovação de conteúdo para itens enviados.

• Criar uma versão sempre que editar um arquivo nesta biblioteca de documentos?
• Você pode criar versões principais ou secundárias e definir o limite para o número de versões e rascunhos a serem retidos
• Os usuários também podem definir quem pode ver os itens de rascunho
• Depois de marcar a opção desejada, clique em OK

Como desabilitar o controle de versão em uma biblioteca do SharePoint Online

Então, siga as mesmas etapas descritas acima e clique em Sem controle de versão na página de configurações de versão.

Como visualizar, restaurar ou excluir uma versão anterior em uma biblioteca

• Escolha o item ou documento do qual deseja ver o histórico
• Vá para a biblioteca com o item ou documento
• Clique no (…) próximo ao item
• Clique no histórico da versão
• Quando chegar ao Histórico de Versões caixa de diálogo, passe o mouse sobre o link data e clique na seta para baixo para ver os homens u
• No menu você verá as seguintes opções:
• Visualizar
• Restaurar
• Excluir
• Rejeitar esta versão (só aparece para documentos aprovados) 
• Quando terminar, clique no X no canto superior direito.

Conclusão

Por fim, como podemos ver neste artigo o SharePoint oferece a funcionalidade de versionamento de documentos, o que pode ser extremamente útil para uma melhor organização em sua empresa. Então, quer saber mais sobre como podemos ajudar? Veja nosso outro artigo sobre quão eficaz é o SharePoint no gerenciamento de conformidade e alavancar ainda mais seus negócios.