Como utilizar os fluxos de trabalho do SharePoint Online
Os fluxos de trabalho estão em toda parte. Se você estiver imprimindo um conjunto de documentos repetidamente, isso é um fluxo de trabalho. Se você estiver organizando dados dinâmicos em uma planilha, isso é um fluxo de trabalho. Vejamos alguns exemplos comuns para saber mais sobre os fluxos de trabalho do SharePoint.
1. Fluxo de trabalho de integração de funcionários
A integração é um processo padronizado para receber novos contratados e fornecer treinamento relevante sobre a empresa, práticas de trabalho e cultura organizacional. A automação do fluxo de trabalho do SharePoint traz a automatização para várias atividades. A lista de atividades pode incluir:
2. Fluxo de trabalho de aquisição
O processo de aquisição tem vários fluxos de trabalho e começa com a aprovação dos fornecedores. O segundo fluxo de trabalho se inicia quando o pedido de compra também inicia. Uma vez que o pedido de compra passa para aprovado e enviado ao fornecedor, as mercadorias são recebidas. Então, o fluxo de trabalho final ativa-se para fatura e pagamento.
3. Fluxo de trabalho do pipeline de vendas
Este fluxo de trabalho indica a progressão das vendas dentro da organização. Ele captura a liderança, acompanhamentos, propostas, negociação e outras tarefas repetitivas. O processo de vendas organizado dentro do fluxo de trabalho para tornar todo o pipeline de vendas mais eficiente.
4. Fluxo de trabalho de reembolso
Outra atividade comum no local de trabalho é o reembolso de despesas. O fluxo de trabalho inicia-se com o envio de uma solicitação de reembolso e, em seguida, o gerente aprova ou recusa a solicitação. A aprovação enviada ao departamento financeiro e o pagamento repassado aos funcionários. A automação do fluxo de trabalho do SharePoint pode ser usada para rastrear solicitações, recebimentos e status de pagamento que simplificam o processo geral.
Como criar fluxos de trabalho do SharePoint?
O SharePoint é muito popular para compartilhamento e colaboração. Os recursos de fluxo de trabalho da plataforma são ótimos para automatizar vários processos de negócios. Vamos explorar como criar fluxos de trabalho no SharePoint.
Opção 1: nenhum fluxo de trabalho
Esta opção utilizada quando necessária uma simples notificação ou aprovação. O recurso “Alertas” do SharePoint usado em conjunto com colunas de metadados. A opção “Atribuído a” também pode ser usada para enviar um e-mail ao usuário atribuído.
Opção 2: aprovação de conteúdo
O recurso interno de aprovação de conteúdo usado para aprovação de conteúdo unidirecional. Também pode usado em cenários de aprovação simples. Por exemplo, aprovação do documento e solicitações de férias.
Opção 3: aprovação de conteúdo
Existem vários fluxos de trabalho internos disponíveis no SharePoint que permitem obter aprovações, coletar assinaturas e comentários, criar aprovação de disposição e fluxo de trabalho de três estados. Se o modelo de fluxo de trabalho interno do SharePoint não adequa-se ao cenário de negócios, um fluxo de trabalho personalizado também é uma alternativa.
Opção 4: Microsoft Power Automate
É mais fácil e muito melhor criar fluxos de trabalho do SharePoint com o Microsoft Power Automate. Ele é uma solução baseada em nuvem e se integra ao SharePoint e a muitos outros aplicativos.
Conclusão
Os fluxos de trabalho do SharePoint fornecem uma maneira fácil de criar, organizar e monitorar fluxos de trabalho em toda a organização. Ele se integra perfeitamente aos componentes de sua pilha de tecnologia existente para melhorar o compartilhamento e a colaboração entre sistemas, aplicativos e equipes, eliminando silos de dados.
Mas é importante escolher o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho certo que possa se integrar aos sistemas existentes, atender aos requisitos de negócios e de segurança, oferecer flexibilidade e fornecer uma visão centralizada dos fluxos de trabalho de monitoramento. Entre em contato e veja como nossos especialistas em SharePoint podem ajudar a alavancar os seus negócios.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
