Como usar o SharePoint File Insights
O Microsoft SharePoint oferece gerenciamento e acessibilidade eficientes de arquivos. Hoje, as principais empresas e organizações usam o SharePoint para aprimorar o compartilhamento e a colaboração de documentos. Portanto, neste blog, discutiremos um recurso menos conhecido do SharePoint: insights de arquivo do SharePoint. Pois, esse recurso pode ser familiar para você se você for um usuário regular do SharePoint. Assim, o objetivo desse recurso é fornecer uma visão geral rápida dos arquivos e do conteúdo antes de abri-los.
Simplesmente passando o cursor sobre o arquivo, suas informações de arquivo são apresentadas, exibindo informações vitais. Dessa forma, você pode determinar facilmente qual conteúdo de arquivo você precisa. Informações como visualizações e conteúdo interno estão prontamente disponíveis, permitindo que você avalie rapidamente o conteúdo de seus arquivos. Então, vamos entender melhor os insights de arquivo do SharePoint aqui.
Tipos de insights disponíveis no SharePoint
A janela do cartão de arquivo que aparece com as informações de arquivo associadas contém conteúdo relevante para cada usuário, o que significa que cada usuário receberá dados personalizados. Vamos aprender sobre algumas das exibições de dados que você verá ao acessar as informações de arquivo do SharePoint.
Formulário condensado
Na visualização condensada, você verá um cartão de arquivo mínimo que mostra o nome do arquivo e o número total de visualizações do arquivo. Essa exibição para documentos com menos dados ou atividade. A maioria dos novos arquivos em sua biblioteca de documentos apresenta essa visualização.
Forma expandida
Mesmo que a visualização de formulário condensado seja mostrada primeiro, após meio segundo de atraso, um formulário expandido do cartão de arquivo será carregado. Essa visualização destaca todos os outros detalhes do arquivo.
Visão interna
A aparência interna é uma seção disponível apenas em determinados cartões de arquivo. Ou seja, esta seção inclui detalhes como as principais partes do conteúdo do documento e o tempo necessário para ler o documento inteiro. Você também terá a opção de editar a seção Visão geral clicando nas reticências próximas a ela.
Destaques da atividade
Os destaques de atividades fornecem informações detalhadas sobre as principais atividades recentes no documento. Mostra quem editou o documento recentemente, bem como outros processos relevantes relacionados ao arquivo.
Conversas
A visualização da conversa apresentada quando o arquivo compartilhado como parte de uma discussão ou outro método de comunicação. Isso inclui bate-papos do Microsoft Teams e mensagens do Outlook.
Visualizadores e visualizações
Com base nas preferências do administrador do sistema, você pode configurar as informações do arquivo do SharePoint para ver quem visualizou os documentos, bem como o número total de exibições.
Resumindo, o SharePoint File Insights é um excelente recurso para melhorar a produtividade geral de sua equipe e o gerenciamento de documentos. Recomendamos que você se familiarize com esse recurso em suas atividades diárias do SharePoint e certamente experimentará melhorias na produtividade de sua equipe. Por fim, veja também nosso outro artigo sobre como planejar seu SharePoint como um expert.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
