Como usar Rótulos de Sensibilidade no SharePoint Online
O SharePoint Online e o Microsoft 365 fornecem um conjunto robusto de ferramentas para ajudar as organizações a gerenciar e proteger seus dados. Uma das principais funcionalidades é a capacidade de aplicar rótulos de sensibilidade a documentos e e-mails para garantir que sejam tratados de maneira adequada. Os Rótulos de Sensibilidade do Microsoft Purview ajudam a impor políticas de proteção de dados, classificar dados e aplicar configurações de proteção para garantir que as informações sensíveis sejam protegidas. Aqui está um guia abrangente sobre como usar rótulos de sensibilidade no SharePoint Online.
Passo 1: Compreenda os Rótulos de Sensibilidade
Os rótulos de sensibilidade no Microsoft Purview permitem:
Classificar dados em toda a organização.
Aplicar configurações de proteção consistentes.
Definir quem pode acessar os dados e o que podem fazer com eles.
Criptografar documentos e e-mails para proteger o conteúdo sensível.
Marcar o conteúdo com marcas d’água, cabeçalhos ou rodapés.
Passo 2: Pré-requisitos
Antes de começar a usar os rótulos de sensibilidade, certifique-se de que:
Você possui uma licença Microsoft 365 E3 ou E5, ou equivalente.
Você é um administrador ou possui as permissões necessárias para criar e gerenciar rótulos de sensibilidade.
O Microsoft Information Protection (MIP) está habilitado na sua organização.
Passo 3: Crie Rótulos de Sensibilidade
1. Navegue até o portal de conformidade do Microsoft Purview:
Acesse o portal de conformidade do Microsoft Purview.
2. Crie um novo rótulo de sensibilidade:
No painel de navegação à esquerda, selecione Soluções > Proteção de informações.
Clique em Rótulos > + Criar um rótulo.
Nomeie seu rótulo, forneça uma descrição para administradores e usuários, e clique em Avançar.
3. Configure as configurações de proteção:
Criptografar arquivos e e-mails: Especifique quem pode acessar o conteúdo e quais permissões eles têm (por exemplo, visualizar, editar, etc.).
Marcar o conteúdo: Adicione marcas visuais como marcas d’água, cabeçalhos ou rodapés ao conteúdo.
Rotulagem automática: Defina condições para aplicar automaticamente este rótulo a arquivos e e-mails que atendam a critérios específicos.
Clique em Avançar após configurar cada definição.
4. Revise e crie:
Revise suas configurações e clique em Criar para finalizar o rótulo.
Passo 4: Publique Rótulos de Sensibilidade
1. Crie uma política de rótulos:
Após criar seu rótulo, você precisa publicá-lo para torná-lo disponível aos usuários.
Vá para Políticas de rótulo > + Publicar rótulos.
Selecione os rótulos que deseja publicar e clique em Avançar.
2. Defina as configurações da política:
Especifique o escopo da política (usuários e grupos).
Configure as definições da política, como exigir que os usuários forneçam justificativa ao selecionar um rótulo de classificação inferior ou remover um rótulo.
Clique em Avançar.
3. Revise e publique:
Revise as configurações da política e clique em Enviar para publicar os rótulos.
Passo 5: Aplique Rótulos de Sensibilidade no SharePoint Online
1. Rotulagem nas bibliotecas de documentos do SharePoint:
Navegue até a biblioteca de documentos onde deseja aplicar o rótulo de sensibilidade.
Selecione o(s) documento(s) ou pasta(s) que deseja rotular.
Na barra de comandos, selecione Sensibilidade e escolha o rótulo apropriado.
2. Automatize a rotulagem:
Configure políticas de rotulagem automática no portal de conformidade do Microsoft Purview para aplicar rótulos automaticamente com base no conteúdo e contexto.
Passo 6: Monitore e Gerencie Rótulos de Sensibilidade
1. Monitore o uso dos rótulos:
Use o portal de conformidade para visualizar relatórios e insights sobre como os rótulos estão sendo usados em sua organização.
Vá para Relatórios > Classificação de dados para ver análises sobre o uso dos rótulos.
2. Atualize e gerencie rótulos:
Modifique rótulos e políticas existentes conforme as necessidades da sua organização mudem.
Navegue até a seção Proteção de informações no portal de conformidade para editar rótulos e políticas.
Melhores Práticas
Treine seus usuários: Certifique-se de que seus usuários entendam como e quando usar os rótulos de sensibilidade.
Auditorias regulares: Revise e audite periodicamente o uso dos rótulos de sensibilidade para garantir a conformidade.
Mantenha-se informado: Mantenha-se atualizado com as atualizações do Microsoft 365 e novos recursos relacionados à proteção de dados e conformidade.
Conclusão
Usar os Rótulos de Sensibilidade do Microsoft Purview no SharePoint Online ajuda a garantir que as informações sensíveis da sua organização sejam adequadamente protegidas e gerenciadas. Seguindo os passos descritos acima, você pode criar, publicar e gerenciar rótulos de sensibilidade de forma eficaz, proporcionando um ambiente seguro e em conformidade para seus dados.
Veja também nosso artigo sobre Entendendo os Rótulos do Microsoft Purview no SharePoint Online.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
