Como compartilhar arquivos e pastas externamente no SharePoint

Atualmente, temos uma experiência totalmente nova, suave e intuitiva no SharePoint quando se trata de compartilhamento externo. Portanto, com esta postagem, explicamos a nova experiência que temos sobre como compartilhar arquivos e pastas externamente no SharePoint.

Primeiro, vamos revisar o que podemos compartilhar externamente no SharePoint.

Qual conteúdo pode ser compartilhado externamente no SharePoint?

• Sites
• Pastas
• Arquivos

Como compartilhar pastas do SharePoint externamente

Muitas vezes, você não precisa compartilhar todo o site externamente. Normalmente, é apenas uma pasta específica. Felizmente, essa é a experiência que melhorou muito para o destinatário, então vamos analisar isso juntos.

Passos para você

1. Verifique se você está usando uma biblioteca de documentos moderna.
2. Clique com o botão direito acima da pasta que deseja compartilhar e clique em Compartilhar
3. No pop-up exibido, escolha Pessoas específicas e clique em Aplicar. Esta é a mesma tela onde o usuário pode permitir ou não a edição da pasta . Vou explicar o que isso significa na próxima seção deste post.
4. Digite o e-mail do usuário externo e clique em Enviar . Você também pode adicionar uma mensagem pessoal, se desejar

Passos para o destinatário

1. O usuário externo recebe um e-mail parecido com o abaixo
2. O usuário clica no link incluído no e-mail
3. O usuário precisa verificar sua identidade clicando em Enviar código
4. Outro e-mail é enviado ao destinatário com o código. O usuário precisa usá-lo em 15 minutos!
5. Depois que o usuário insere o código e clica em Verificar …

O que o destinatário poderá fazer com a pasta

O que o destinatário pode fazer nessa pasta compartilhada depende se você permitiu ou não a edição acima.

Se você permitiu a edição (clicou na caixa de seleção Permitir Edição)

Os usuários serão capazes de:

• Baixar arquivos e subpastas
• Carregar arquivos e pastas
• Modifique arquivos e subpastas
• Criar e carregar novas subpastas
• Excluir arquivos e subpastas
• Mover e copiar arquivos e subpastas
• Renomeie arquivos e subpastas
• Compartilhe arquivos e pastas com outras pessoas
• Alterar exibições (se houver exibições adicionais em uma biblioteca de documentos)
• Filtrar por metadados personalizados (se metadados personalizados tiverem sido criados)

Os usuários não poderão:

• Renomeie a pasta raiz que foi compartilhada com eles
• Acesse quaisquer outros arquivos ou pastas na mesma biblioteca
• Acesse qualquer outra coisa em seu site do SharePoint
• Acesse qualquer outro site do SharePoint em seu locatário

Se você não permitiu a edição (caixa de seleção Permitir Edição desmarcada)

Os usuários poderão:

• Copiar arquivos e subpastas
• Baixar arquivos e pastas
• Compartilhe arquivos e pastas com outras pessoas
• Alterar exibições (se houver exibições adicionais em uma biblioteca de documentos)
• Filtrar por metadados personalizados (se metadados personalizados tiverem sido criados)

Os usuários não poderão:

• Modifique ou exclua quaisquer arquivos e subpastas
• Renomeie a pasta raiz que foi compartilhada com eles
• Acesse quaisquer outros arquivos ou pastas na mesma biblioteca
• Acesse qualquer outra coisa em seu site do SharePoint
• Acesse qualquer outro site do SharePoint em seu locatário

Como compartilhar arquivos do SharePoint externamente

O processo é muito semelhante ao compartilhamento de pastas.

Passos para você

1. Verifique se você está usando uma biblioteca de documentos moderna.
2. Clique com o botão direito acima do arquivo que deseja compartilhar e clique em Compartilhar
3. O menu pop-up e as opções são idênticos ao compartilhamento de pasta que abordamos acima. Escolha Pessoas específicas e marque ou desmarque a caixa, dependendo se deseja que o usuário possa editar o arquivo ou não, depois clique em Aplicar
4. Na próxima tela, digite um e-mail externo, adicione uma mensagem pessoal (opcional) e clique em Enviar

Passos para o destinatário

1. O destinatário externo recebe um e-mail e clica em um link dentro do e-mail
2. Na próxima tela, para verificar a identidade, o usuário solicita um código de verificação
3. Assim como nas pastas acima, outro e-mail é enviado, com o código. O usuário digita e clica em Verificar

O que o destinatário poderá fazer com o arquivo

Assim como nas pastas, o que o destinatário pode fazer com o arquivo compartilhado depende se você permitiu ou não a edição acima.

Se você permitiu a edição (clicou na caixa de seleção Permitir edição)

O usuário será capaz de:

• Modificar arquivo
• Fazer download do arquivo
• Compartilhar arquivo com outras pessoas

Os usuários não poderão:

• Excluir um arquivo
• Renomear um arquivo
• Acesse quaisquer outros arquivos ou pastas na mesma biblioteca
• Acesse qualquer outra coisa em seu site do SharePoint
• Acesse qualquer outro site do SharePoint em seu locatário

Se você não permitiu a edição (caixa de seleção Permitir edição desmarcada)

Os usuários poderão:

• Fazer download do arquivo
• Compartilhar arquivo com outras pessoas

Os usuários não poderão:

• Excluir um arquivo
• Renomear um arquivo
• Modificar um arquivo
• Acesse quaisquer outros arquivos ou pastas na mesma biblioteca
• Acesse qualquer outra coisa em seu site do SharePoint
• Acesse qualquer outro site do SharePoint em seu locatário

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