Aprenda como administrar o tempo das equipes e melhorar a produtividade

Um dos grandes problemas que uma empresa pode passar é não cumprir o prazo de entrega. Além de ficar malvisto perante o cliente, o resultado extremo pode ser até mesmo o fechamento da organização. Por isso, saber administrar o tempo das equipes é ferramenta vital para o sucesso.

Além do cumprimento do prazo, uma gestão eficiente da equipe melhora a produtividade e permite que novos clientes possam ser conquistados. Nesse caso, a empresa só tem a ganhar. Para ajudar você a aprender como fazer uma gestão eficiente da equipe, preparamos este artigo para você. Confira agora mesmo!

Estabeleça prioridades

Definir prazos, delegar tarefas e ter um planejamento estratégico claro é fundamental para que nem um minuto seja perdido no processo produtivo. Por isso, estabeleça prioridades junto à sua equipe e deixe isso sempre muito claro. Com cada um sabendo qual sua função dentro do processo, fica mais fácil ganhar tempo e não ter problemas de produtividade.

Além disso, para cada nova atividade a ser realizada dentro da empresa, estabeleça qual prioridade ela tem: baixa, média ou alta. Dependendo da urgência de cada tarefa, ela poderá se sobrepor às demais, mas isso deve estar sempre claro junto aos seus colaboradores e é fundamental que eles compreendam as prioridades.

Elimine a procrastinação

O ato de deixar para depois o que poderia ser resolvido agora tem um nome: procrastinação. Este pode ser um dos maiores problemas na gestão do tempo dentro de uma empresa e prejudica de forma consistente a produtividade. A partir do momento que uma pessoa não entrega o que deveria dentro do prazo, todo o processo será afetado.

Dessa forma, procure identificar se alguém da sua equipe sofre do mal da procrastinação e chame-o para conversar. Como líder ou responsável por uma equipe, você não pode permitir que uma pessoa comprometa todo o trabalho. Procure descobrir o que o faz não cumprir prazos e ofereça ajuda, se necessário.

Use a tecnologia

Há inúmeras soluções tecnológicas que podem nos ajudar na gestão de tempo das equipes, como aplicativos, softwares, processos digitais e o armazenamento e compartilhamento de dados em nuvem. Aliás, a cloud computing pode otimizar o tempo da equipe e reduzir processos, fazendo com que toda a equipe ganhe em produtividade.

Com toda a equipe focada no projeto, podendo acompanhar em tempo real, os resultados passam a ser alcançados muito mais facilmente. Além disso, usando a tecnologia a seu favor é possível, inclusive, monitorar o desempenho da equipe e identificar eventuais gargalos que comprometem todo o planejamento.

Faça reuniões semanais

Conhecer profundamente a equipe e ouvir seus pontos de vista é fundamental para o melhoramento do processo e otimização do tempo. Com reuniões semanais, é possível reajustar o planejamento, identificar pontos a serem melhorados e dar mais vazão aos pontos considerados excelentes.

Por isso, reúna sua equipe ao menos uma vez por semana. Em vez de ser um tempo perdido, o resultado dessa reunião poderá fazer com que o tempo para o desenvolvimento de projetos e entrega de trabalhos seja agilizado. Nesses momentos, é possível estabelecer em conjunto como será o planejamento da próxima semana.

Utilize a ferramenta SharePoint

Uma excelente ferramenta para otimizar o tempo de sua equipe e melhorar a produtividade é o SharePoint. Esse dispositivo do Office 365 permite que sejam criados diversos sites, integrando o trabalho entre os envolvidos. Dentro da ferramenta é possível criar as tarefas e delegar a cada colaborador as etapas.

Como você pode perceber até aqui, a gestão de tempo das equipes é fundamental e saber geri-las com autoridade, tecnologia e percepção são fatores decisivos para a melhoria da produtividade. Adotando ferramentas como o SharePoint é possível, inclusive, administrar toda a sua equipe a partir da mesma tela, conferindo cada etapa do processo.

Se gostou de nosso artigo sobre como administrar o tempo das equipes, confira também nosso post sobre as tendências tecnológicas que você precisa conhecer. Boa leitura!