Como automatizar o gerenciamento de documentos com SharePoint

O gerenciamento de documentos é um tópico complexo. Todos querem ter documentação, mas ninguém quer gerá-la e muito menos organizá-la. Por isso é tão importante automatizar o processo, por exemplo co o Microsoft SharePoint.

Portanto, nesta postagem, vamos ver oas principais técnicas que você pode usar para obter o gerenciamento automático de documentos com o Microsoft SharePoint.

Centralize em uma pasta

Grandes empresas fazem pedidos de propostas o tempo todo. Eles têm projetos que precisam ser feitos, mas não têm capacidade interna ou know-how para fazer. Então, aqui está uma maneira comum de fazer:

1. Escreva um documento.
2. Envie um e-mail com o documento anexado aos provedores X.
3. Receba perguntas e responda (multiplique pelo número de provedores).
4. Algumas empresas que exigem um NDA recebem perguntas sobre o NDA.
5. Receba propostas.
6. Envie o NDA internamente para o departamento jurídico e obtenha respostas
7. Analisar propostas e pedir correções.
8. Os provedores enviam correções.
9. Prepare um pacote de decisão de todas as propostas.

Ou seja, isso parece cansativo desde o início. Observe quantos e-mails, documentos, versões de documentos você tem nessa troca, e o projeto nem começou. Há mais etapas depois disso, mas acho que isso já prova um ponto.

Trabalhe apenas online com o SharePoint

Então, qual é a solução para isso? Gestão Automática de Documentos. Pois, é tão simples quanto mudar o processo. Assim, a ideia é trabalhar apenas online e com os documentos que você fornecer. O SharePoint faz um trabalho maravilhoso ao gerenciar permissões, lidar com documentos e gerenciar versões, então por que fazemos isso nós mesmos? Então, aqui está uma estrutura de pasta simples que você pode usar:

Você tem a pasta do seu projeto onde tem as informações internas do projeto. Em seguida, você cria uma pasta Propostas que conterá todas as propostas. Esta é a pasta que você mesmo administraria com os arquivos que recebe dos provedores por e-mail.

Gere os modelos dos documentos e crie cópias em cada pasta para cada provedor.

Mude sua mentalidade

Então aqui está a mudança de mentalidade:

1. Nenhum documento em e-mails. Apenas links. Quando você envia as informações aos provedores, você não envia documentos anexados. Você envia um link para a pasta da empresa dentro do projeto. Toda a documentação é gerenciada lá.
2. Crie cópias da documentação e modelos que os provedores precisam preencher e adicione-os às pastas.
3. Forneça permissões às pessoas externas apenas para as pastas que elas precisam acessar.

Veja como gerar o link

Adicione as pessoas da Empresa A.

Aqui está o que você ganha

Com isso você:

1. Não lide com versões. As pessoas editam os arquivos online.
2. Não lide com o salvamento de arquivos. As pessoas carregam os arquivos diretamente para a pasta correta.
3. Centralize as informações internas e externas.
4. Forneça sempre a última versão. Se houver algum erro no documento, não é necessário enviar um e-mail com “<nome do documento>.v2”. E não precisa lidar com os problemas quando as pessoas ignoram “v2” porque não viram o e-mail.

Das etapas acima, a única vez que você lida com arquivos é gerá-los. Se a “Empresa A” quiser fornecer informações, eles podem fazer o upload de tudo e você não receberá nenhum e-mail. Quando você precisar se comunicar com o departamento jurídico, forneça o link para o NDA. As edições são feitas online e ficam automaticamente disponíveis para a “Empresa A”.

A ideia é sempre a mesma. Tudo acontece on-line. Nenhum arquivo no e-mail. Nada de horríveis “V2 final.docx” ou “V2 final final2 .docx”.

Colaboração externa

O exemplo anterior já é considerado “colaboração externa”, mas quero levar isso adiante. Digamos que você aprove a proposta da “Empresa A” e queira começar a trabalhar nela. A melhor maneira de fazer isso é criar uma equipe no Microsoft Teams. Com isso, você pode:

1. Ter comunicação direta com o provedor.
2. Use os recursos de documentação para armazenar documentos de projeto temporários. Eles são diferentes dos documentos do projeto, então você pode trabalhar neles e carregar os finais para a pasta do projeto.

Para fazer isso, primeiro, você precisa gerenciar a equipe.

Adicione os membros.

Adicione os e-mails.

Observe que você pode não ter permissão para fazer isso sozinho. Caso contrário, peça ao seu administrador para fazer essas alterações para você ou forneça as permissões.

Ou seja, o mesmo princípio se aplica:

1. Nenhum documento por e-mail
2. Você não lida com versões. Todos trabalham no mesmo documento.
3. Apenas um documento para tudo.

O Microsoft Teams também permite que você tenha vários contextos simultaneamente, mas apenas pessoas essenciais para um projeto podem fazer parte da equipe.

Pensamentos finais

A automação não precisa de ferramentas complexas ou precisa de ferramentas para isso. Você pode conseguir isso apenas mudando seu processo. Nos casos acima, você automatiza toda a geração, arquivamento, controle de versão e compartilhamento de documentos usando apenas as ferramentas e os recursos integrados.

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