Para fazer a melhor escolha ao considerar uma atualização de software, você deve ter em mente o tipo de recursos de negócios que suas novas ferramentas atenderão e os principais requisitos de negócios desses recursos.

Você pode classificar todos os recursos de negócios em um dos três tipos:

• Primeiramente, capacidades que fornecem uma vantagem competitiva específica e distinguem sua empresa no mercado (por exemplo, gerenciamento de marca, design de produto)
• Em seguida, capacidades que fornecem competitividade de custos (por exemplo, cadeia de suprimentos)
• E por fim, capacidades que são fundamentais para o funcionamento diário de sua empresa (por exemplo, contabilidade).

Por exemplo, recursos que fornecem vantagem competitiva podem exigir mais soluções customizadas do que seus recursos básicos, que normalmente requerem menos customização.

Mas além dessa fórmula aparentemente simples, as coisas podem ficar complicadas. Como o custo de um software novo ou personalizado se compara ao seu valor em toda a sua cadeia de valor? Ele se integrará bem aos seus sistemas atuais? E se você está transformando processos de negócios, seu software básico é personalizável?

Entretanto, encontrar as respostas para essas perguntas começa com o conhecimento de quais requisitos de negócios são essenciais para o seu negócio.

A importância de identificar os principais requisitos de negócios

Para ilustrar por que a identificação de requisitos-chave é tão importante, certa vez trabalhei com uma grande empresa de transporte que havia implementado sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) padrão para a maioria das áreas de seus negócios, exceto gerenciamento de frotas. A empresa tinha uma solução personalizada mais cara para isso. Ela poderia economizar dinheiro colocando sua frota no ERP?

A companhia determinou que, embora fosse tecnicamente possível gerenciar seus veículos com o ERP, eles precisavam manter a solução personalizada para manter sua vantagem competitiva – mesmo que custasse mais.

A única maneira de obter esses insights é conduzindo uma análise cuidadosa e abrangente do conjunto exclusivo de requisitos de cada capacidade de negócios.

Como reunir todos os requisitos de negócios

Um bom primeiro passo para identificar todos os seus requisitos de negócios é entrevistar as pessoas que conhecem seus recursos de negócios (o que você faz) e os processos e sistemas subjacentes a eles (como você os faz).

Ao começar este trabalho, não subestime a importância do gerenciamento de mudanças . Para diminuir o medo de mudanças no software – que provavelmente levarão a mudanças nos sistemas – inclua representantes de cada área de negócios afetada.

Em seguida, organize grupos de foco de acompanhamento e workshops com grupos de funcionários para preencher as lacunas e identificar potenciais pontos de atrito e valor adicional. Eles podem até identificar novos requisitos que podem melhorar os processos sem investimento adicional em software.

Como identificar os principais requisitos de negócios

Depois que os funcionários tiverem identificado e documentado os requisitos de negócios, você deve compartilhar suas descobertas com outras partes interessadas para revisão. Esse processo pode ajudar a indicar quais requisitos são importantes e quais você pode eliminar. Você está procurando requisitos que:

• Ofereça vantagem competitiva
• Maximize os resultados de negócios essenciais para as partes interessadas
• Automatize e simplifique processos.

Você também deve examinar cuidadosamente os requisitos que pode atender com a configuração de soluções prontas para uso, em vez da personalização de soluções mais exclusivas.

Obviamente, quanto menos customização você puder fazer, menor será seu custo – customização é uma das áreas de maior risco para qualquer projeto de software. Ao mesmo tempo, como mostra o exemplo da empresa de transporte rodoviário, o valor de um requisito comercial importante pode superar o custo. Você só pode saber isso identificando seus principais requisitos.

Como manter valor por meio da integração

Outra consideração importante é a integração. Então, mesmo se você decidir que precisa de uma solução nova ou personalizada para manter uma vantagem, sua vantagem irá se desgastar rapidamente se a solução não se integrar facilmente com seus sistemas instalados atualmente.

Por exemplo, outro ex-cliente, uma grande empresa de manufatura, decidiu usar a infraestrutura de um único fornecedor para seus escritórios em todo o país. A mudança foi um sucesso até que a empresa tentou conectar suas instalações de manufatura.

Depois que a empresa instalou data centers nas fábricas, eles perceberam que a infraestrutura exigia uma interface especial, praticamente sem integração natural entre os sistemas. Assim o que foi um grande benefício para os escritórios administrativos causou enormes problemas na manufatura, mostrando por que é fundamental examinar todas as interfaces nos sistemas upstream e downstream antes de implementar grandes mudanças nos sistemas.

A próxima fronteira: transformação empresarial

Contudo à medida que as empresas continuam a evoluir em direção a um futuro Business Anywhere totalmente habilitado, as opções de software se resumirão cada vez mais em como fazer as coisas de maneira diferente, em vez de apenas mais rápido. Em outras palavras, você precisará considerar a transformação e a melhoria dos negócios.

O problema é que, à medida que você transforma mais de suas capacidades competitivas, provavelmente terá que começar a transformar as capacidades funcionais. Como resultado, no futuro, até mesmo seu software de função básica precisa ser ágil o suficiente para acomodar mudanças sem afetar seriamente os custos ou processos.

Ou seja, ao ficar à frente do jogo na compreensão e identificação dos principais requisitos de negócios, você se posicionará para o sucesso de longo prazo, não importa o que o futuro reserva.

Conclusão

Com a grande variedade de soluções de software no mercado hoje, você precisa ser mais esperto na hora de comprar software. Visualizar sua seleção de software através das lentes dos principais requisitos de negócios pode não apenas superar as muitas reivindicações concorrentes no mercado hoje, mas ajudar a identificar uma solução que é perfeita para ajudá-lo a administrar seu negócio no dia a dia e para manter sua vantagem competitiva. Veja nosso outro artigo sobe como a terceirização de serviços de TI pode ajudar sua empresa.