Tutorial do SharePoint para iniciantes
Neste artigo fornecemos algumas práticas recomendadas básicas, mas muito importantes, sobre como começar a usar o SharePoint Online corretamente:
1. Entender os recursos do SharePoint
A primeira etapa para o sucesso no SharePoint Online é familiarizar-se com seus vários recursos. Frequentemente, vejo as pessoas assumirem que ele é apenas mais um compartilhamento de arquivos, mas é muito mais do que isso. Ele é como um canivete suíço – pode fazer tudo, se você quiser.
2. Entender a diferença entre o SharePoint e o OneDrive
Ao contrário do OneDrive, o SharePoint, por design, é um espaço de trabalho de colaboração em equipe. Um determinado site do SharePoint tem vários membros da equipe e, desde que você tenha acesso ao site, terá acesso a todo o conteúdo que o site oferece (documentos, notícias, links, páginas, listas e assim por diante).
3. Familiarize-se com sites e bibliotecas
Este é provavelmente o conceito maior e mais difícil de entender para aqueles que são novos no SharePoint. Não temos esse nível de complexidade com compartilhamentos de arquivos e muitas outras plataformas de gerenciamento de documentos em nuvem, como Dropbox e Google Drive. Temos apenas pastas e subpastas e mais subpastas, e os usuários entendem como elas funcionam. No entanto, nele temos o conceito de sites. E nesses sites, temos bibliotecas de documentos.
4. Entender a segurança do SharePoint
Embora o SharePoint processe alguns recursos de segurança/permissões realmente robustos, implementar esses recursos corretamente está além de muitos usuários. A razão para isso é a estrutura mais complicada dele. Não estamos lidando apenas com arquivos e pastas. Embora a prática recomendada seja gerenciar a segurança no nível do site, você também pode interromper a herança e criar permissões exclusivas para cada nível mencionado acima.
5. Familiarize-se com os recursos de compartilhamento externo
Onde o SharePoint ganha pontos de bônus – é a capacidade de compartilhar conteúdo externamente. Você pode compartilhar arquivos e pastas individuais externamente; você pode compartilhar todo o site ou até mesmo uma Equipe.
O compartilhamento externo por si só é bastante simples, mas para que funcione corretamente, você precisa configurá-lo corretamente.
6. Familiarize-se com o conceito de metadados
O que torna o SharePoint único e diferente dos sistemas de gerenciamento de documentos é o fato de que o permite que você armazene documentos não apenas por meio de pastas, mas também por meio de metadados. A ideia é que, em vez de despejar arquivos em pastas e subpastas, você crie e aplique tags de metadados (rótulos) aos documentos.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
