Terceirização de serviços de TI: por que e como fazer

Terceirizar as funções de TI nem sempre é fácil. Por um lado, alguns funcionários podem se ofender, sentindo que a decisão é um comentário sobre suas habilidades ou trabalho. Por outro, outros podem se sentir aliviados por poderem “entregar” um problema particularmente complicado.

No entanto, quando bem feita, a terceirização não trata de nenhuma dessas preocupações. Ou seja, a terceirização de TI não deve ser sobre a qualidade do trabalho dos funcionários ou sobre “consertar” problemas. Em vez disso, deve tratar-se de preencher lacunas para que seus funcionários de TI possam fazer seu trabalho com mais facilidade, permitindo que o resto da empresa se concentre no negócio principal e na melhoria dos processos para o sucesso a longo prazo.

Por que terceirizar ou não?

A terceirização é uma ferramenta valiosa para ter entre suas opções. Ela pode permitir que seus funcionários se concentrem nas principais operações competitivas, aprimorem processos e economizem dinheiro. Mas cada uma dessas áreas tem algumas advertências importantes:

• Limite a terceirização a funções de TI e negócios que não sejam essenciais para o seu negócio ou que ofereçam uma vantagem competitiva. 
• Buscar aprimorar processos, não apenas manter o status quo. Você deve evitar a terceirização para corrigir problemas individuais e, em vez disso, se concentrar na melhoria dos processos. 
• Economize dinheiro, mas não deixe que esse seja o principal motivo. Dependendo das funções terceirizadas, você pode economizar despesas operacionais ao ter um terceiro para fazer algum trabalho de forma mais econômica.

Depois de entender por que deve terceirizar, você pode começar a pensar sobre os recursos específicos que pode terceirizar para permitir que seus funcionários se concentrem no trabalho que o diferencia dos concorrentes.

Principais atividades para terceirizar

Muitas funções de TI podem ser terceirizadas. Novamente, seu objetivo é identificar processos que não são diferenciadores competitivos, como: 

• Suporte e manutenção de aplicativos de sistema legado
• Modernização do sistema (por exemplo, migração do código existente para plataformas de tecnologia mais recentes)
• Entrada de dados
• Tarefas de infraestrutura de rotina
• Funções de back office (por exemplo, folha de pagamento, contabilidade, faturamento, RH)
• Monitoramento de mídia social
• Serviços legais
• Otimização e segurança de sites
• Digitalização de documentos em papel.

Como medir os resultados esperados

Primeiramente a medição do sucesso começa com o contrato entre você e a empresa de terceirização. Entretanto, isso requer a demonstração do valor agregado versus o gasto – o que significa mostrar como o seu projeto de terceirização tornou o negócio melhor.

Mas para medir os resultados, os recursos mais importantes a serem incluídos são:

• Melhoria mensurável na função e processo
• Relatórios regulares sobre o progresso
• Identificação eficaz e preenchimento de lacunas de talentos
• Modernização consistente de processos e tecnologias desatualizados
• Manutenção, monitoramento e atualização constantes dos processos de segurança
• Redução notável do risco geral e exposição (por exemplo, conformidade e requisitos regulamentares)

Como realizar os primeiros passos

Depois de tomar uma decisão bem informada de realizar um projeto de terceirização, comece montando uma equipe dentro de sua empresa para selecionar, gerenciar e monitorar o fornecedor. 

Em seguida, para amenizar as preocupações entre os funcionários, monte uma equipe para treinar a empresa de terceirização. Isso os ajudará a assumir o controle do projeto, pois eles informarão a empresa de terceirização sobre o trabalho crítico que apoiarão e a cultura de sua empresa.

Conclusão

Pensando estrategicamente, entendendo seus processos e conhecendo o lugar da terceirização em sua organização de TI, você pode ter um compromisso que não apenas economiza dinheiro no início, mas leva a ganhos de longo prazo nos resultados de negócios e no moral dos funcionários. Entre em contato conosco e descubra nossas soluções pode ajudar sua empresa a melhorar processos e trazer maiores retornos!