SharePoint como um Sistema de Gestão da Qualidade

Um ambiente corporativo é bastante cheio de projetos, pessoas, processos e muitos outros assuntos em jogo. Isso exige a necessidade de monitorar e garantir que tudo permaneça no caminho certo. E a melhor maneira de manter tudo e todos no caminho certo é um Sistema de Gestão da Qualidade eficaz com o Microsoft SharePoint.

Hoje, a qualidade dos produtos e serviços tornou-se parte integrante dos processos de negócios em todo o mundo. A maioria das organizações está adotando sistemas de gestão da qualidade para garantir a retenção de clientes e superar seus concorrentes no mercado.

O que é um SGQ?

Um Sistema de Gestão da Qualidade é um método formalizado para revisar produtos, serviços e operações do negócio. O principal objetivo é identificar o escopo da melhoria da qualidade. O SGQ é necessário em todos os aspectos do negócio, independentemente da natureza e tamanho da organização.

Como o SGQ é benéfico para o seu negócio?

Alguns dos objetivos criticamente importantes da implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade incluem risco regulatório, conformidade e certificação. No entanto, a redução de riscos não é o único benefício, mas pode criar um impacto transformador na cultura da empresa ao criar um sistema formalizado de processos.

Por que o SharePoint é a melhor escolha?

O SharePoint pode ajudá-lo a construir um sistema de SGQ para atender a todas as suas necessidades de qualidade com excelência. Com a crescente adoção do pacote Microsoft 365, ele pode ser sua melhor escolha para atender aos requisitos do QMS.

As bibliotecas, listas e metadados do SharePoint ajudam você a fornecer procedimentos operacionais padrão, registros de qualidade, documentos, formulários controlados e auditorias, quando e onde forem necessários. Tudo está alojado em um sistema integrado de forma super organizada. Ele também atenderá aos requisitos de análise e relatórios da administração de maneira fácil e rápida.

Vamos obter uma visão geral dos diferentes requisitos que podem ser atendidos por um SGQ do SharePoint:

1. Um local centralizado para armazenamento

O SharePoint serve como uma das melhores plataformas de gerenciamento de documentos. Ele fornece uma maneira automatizada de capturar, organizar, etiquetar, digitalizar, armazenar, acessar, aprovar e preencher os documentos envolvidos na fabricação ou outros negócios.

2. Trilha de auditoria de informações

Hoje, tudo gira em torno de um fluxo constante de documentos, processos de aprovação e sua capacidade de resistir à auditoria. Com tantas variáveis, há uma alta dependência de conformidade e precisão, como na  indústria de manufatura. O recurso de controle de versão é habilitado por padrão no SharePoint para rastrear a data e hora do acesso ao documento, nome do usuário que fez check-in ou check-out de um documento, ações realizadas com o documento, comentários e muito mais.

3. Segurança de nível empresarial

Alguns usuários precisam da capacidade de adicionar/excluir/editar, enquanto outros precisam apenas de privilégios somente leitura. Aqui, o SharePoint QMS possui recursos de segurança de nível empresarial fornecidos pela Microsoft. Ele permite a configuração personalizada de segurança/permissões com vários níveis de segurança, como documento, site, pasta, biblioteca.

4. Reconhecimento e automação do documento

Como os processos de fabricação são muito longos e exigem uma série de aprovações, pode ser necessário que os usuários confirmem as atualizações mais recentes de SOPs, políticas e informações. A automação do fluxo de trabalho do SharePoint vem em socorro aqui. Ele permite que você crie um fluxo de trabalho de aprovação serial, paralelo e personalizado no Power Automate. Você também pode registrar respostas em listas personalizadas ou no Excel.

Conclusão

Na Trinapse, temos anos de experiência na criação de soluções de gerenciamento de qualidade do SharePoint de última geração. A migração das planilhas convencionais do Excel e dos arquivos offline para o SharePoint oferece grande controle de dados, maior visibilidade e recursos aprimorados de fluxo de trabalho para gerenciar os processos de negócios com eficiência.