SharePoint: práticas recomendas de provisionamento moderno
Colaboração e SharePoint andam de mãos dadas. Sua equipe está conectada em um ambiente centralizado, onde os documentos são compartilhados e trabalhados o tempo todo. Para garantir que tudo corra bem, a equipe de TI precisa pensar muito sobre como abordar o provisionamento.
Aqui, destacamos algumas práticas poderosas que podem tornar o provisionamento no SharePoint eficaz.
Opções para provisionamento do SharePoint
Uma boa maneira de dividir todas as opções de provisionamento é pensar nelas em termos de complexidade. Aqui estão algumas práticas recomendadas de provisionamento:
1. Modelos prontos para uso
Usar a solução pronta para uso do Microsoft 365 é bom porque é a opção de provisionamento menos complexa, pois você não está usando nada personalizado. Mas então você está limitado às opções fornecidas pelas configurações do administrador.
O exemplo principal é usar os controles de criação de grupos do Microsoft 365 para adicionar alguma governança. Esses controles afetam apenas a criação de equipes e sites de equipe modernos apoiados por grupos. As opções para gerenciar o provisionamento de grupo incluem o seguinte:
- Limitar quem pode criar grupos e, portanto, quem pode criar equipes e sites modernos de equipe do SharePoint
- Adicionando um padrão de nomenclatura, incluindo um sufixo ou prefixo
- Expiração após um período de tempo
2. Automatizar processos de provisionamento
Há limites para o que os modelos de site do SharePoint podem fazer em seus espaços de trabalho. Eles só podem interagir com o site existente ao qual estão sendo aplicados.
Um dos gatilhos para modelos de site é a capacidade de chamar um fluxo do Power Automate usando um gatilho HTTP. O uso desse gatilho oferece todo o potencial do Power Automate e suas centenas de conectores. Isso abre as opções para obter exatamente o que você precisa adicionado ao site ou integrado a outro sistema como parte de sua arquitetura de provisionamento.
Essa camada de provisionamento é o ponto central do uso de uma configuração aplicada após a criação do site. Um ótimo ponto a ser considerado se seus requisitos permitirem, mas um fator limitante usando modelos de site do SharePoint e até mesmo o gatilho HTTP na maioria das soluções avançadas é que tudo ocorre após a criação. Você não pode fazer nenhuma aprovação ou coleta de dados antes da criação.
3. Usando ferramentas de terceiros para automação
Quando não houver outra opção a não ser usar uma ferramenta de terceiros porque é uma necessidade absoluta para seus processos de negócios específicos, certifique-se de optar por um complemento que vem com soluções para todos os problemas além da automação .
A ferramenta de terceiros ideal deve abranger o seguinte:
- Processos simplificados: Ferramentas de terceiros geralmente fornecem uma interface mais eficiente e amigável para o provisionamento do SharePoint, simplificando tarefas complexas e reduzindo esforços manuais.
- Consistência e governança: Muitas ferramentas de terceiros oferecem modelos integrados e recursos de governança que ajudam a manter a consistência entre os sites, garantindo a adesão às políticas e práticas recomendadas da organização.
- Automação e escalabilidade: Ferramentas de terceiros geralmente suportam automação e operações em massa, permitindo o provisionamento mais rápido de vários sites e escalabilidade aprimorada para grandes implantações do SharePoint.
Conclusão
Por fim, toda a sua estratégia de provisionamento precisa capacitar os usuários finais para que eles assumam o controle e tenham um nível de controle sobre seu espaço de trabalho. Não estamos procurando criar uma estratégia de provisionamento exagerada. Em vez disso, os usuários finais devem ter a liberdade de colaborar uns com os outros como bem entenderem.
Mas o que isso significa exatamente? Bem, depois de descobrir a abordagem certa para provisionamento no SharePoint, a próxima etapa é encontrar o equilíbrio certo entre provisionamento e governança.
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Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
