SharePoint para escritórios de advocacia: recursos essenciais

Por Luiz Antonio Sgargeta
SharePoint para escritórios de advocacia: recursos essenciais

Quantas vezes você vasculhou e-mails antigos procurando a versão mais recente de um arquivo de cliente? Você já se pegou tentando encontrar outro trabalho para mantê-lo ocupado enquanto espera um colega de trabalho enviar um arquivo de volta para você? A sua equipe precisa de uma maneira mais poderosa e intuitiva de coordenar os casos? Se isso lhe parece familiar, o Microsoft SharePoint pode ser a solução que você está procurando. Continue lendo para descobrir alguns dos benefícios do SharePoint para escritórios de advocacia.

O que é o SharePoint?

O Microsoft SharePoint é uma ferramenta projetada para incentivar a colaboração e a comunicação. Assim o SharePoint permite que você crie sites internos totalmente personalizados que você pode compartilhar com sua equipe. Pois você pode compartilhar arquivos, coordenar casos e interagir de forma segura com os clientes.

O SharePoint se integra perfeitamente a outros programas da Microsoft. Isso inclui o restante das soluções comerciais da Microsoft.

Ou seja, você pode trabalhar em arquivos do Word e Excel, colaborar em PowerPoints e integrar seus fluxos para criar uma experiência de trabalho simplificada. Esses sites serão personalizados de acordo com as necessidades específicas da sua empresa, ajudando você a manter as coisas funcionando perfeitamente.

Organizar arquivos de casos de clientes

Um dos melhores usos do SharePoint para escritórios de advocacia é organizar casos de clientes. Em quantos sistemas seus arquivos de caso estão espalhados agora? Se você tiver mais de um membro de sua equipe trabalhando em um caso, provavelmente terá threads de email, várias versões de arquivo espalhadas por várias máquinas e alguns documentos em nuvem. Entretanto o SharePoint mantém todos os seus casos em um sistema fácil onde você pode encontrá-los quando precisar deles. Todos os que trabalham no caso podem editar o mesmo arquivo, portanto, todos estão sempre na mesma página. Chega de vasculhar conversas de e-mail antigas e verificar as datas de salvamento dos arquivos; as informações de que você precisa estarão ao seu alcance.

Arquivos de casos jurídicos seguros

Manter a privacidade do cliente é uma de suas tarefas mais importantes como escritório de advocacia. E você pode estar se perguntando como pode manter esses dados seguros se todos em sua equipe podem ver todos os arquivos do cliente. Contudo a boa notícia é que o SharePoint tem segurança de dados dinâmica projetada para conceder acesso a quem precisa e manter os outros bloqueados. Desse modo você pode personalizar os protocolos de segurança de dados até o nível de arquivo individual. Além disso você pode determinar quem dentro e fora do sistema SharePoint pode acessar determinados arquivos. Isso permite que você compartilhe informações com seus clientes e as pessoas que trabalham em seus casos. Mas outras pessoas que não precisam dessas informações não conseguirão ver o arquivo.

Manter conformidade legal

Existem muitos regulamentos que você deve cumprir como escritório de advocacia em relação à privacidade do cliente e à segurança de dados. Gerenciar esses regulamentos pode ser uma dor de cabeça quando você não está usando um sistema de gerenciamento de documentos adequado. Mas o SharePoint torna mais fácil lidar com todas as regulamentações de que você precisa como parte da rotina de seu trabalho. Você pode configurar protocolos automáticos que retêm arquivos por um determinado período de tempo antes de excluí-los na data apropriada. Então a auditoria será muito fácil com recursos integrados de auditoria e relatórios.

Melhorar a produtividade da empresa

Se você deseja expandir seus negócios e manter seus clientes satisfeitos, é importante encontrar maneiras de manter alta a produtividade de sua equipe. Pesquisar arquivos e documentos leva um tempo que seu pessoal poderia gastar trabalhando em casos de clientes. O SharePoint pode ajudar a reduzir a quantidade de tempo que você gasta em tarefas repetitivas e manter sua equipe trabalhando sem problemas. O SharePoint mantém todos os seus arquivos no mesmo lugar e organizados sem esforço, reduzindo a quantidade de tempo que as pessoas gastam procurando e compartilhando a versão mais recente do documento. Várias pessoas também podem trabalhar no mesmo arquivo ao mesmo tempo, para que você possa eliminar atrasos na espera para distribuir um arquivo. A automação com o Microsoft Flow e PowerApps também pode eliminar a necessidade de seus funcionários gastarem seu tempo em tarefas repetitivas e tediosas.

Obtenha acesso em qualquer lugar com o app do SharePoint

Desde o início de 2020, tornou-se mais evidente do que nunca a importância dos recursos de trabalho remoto. A pandemia COVID-19 forçou muitas empresas a se mudarem para uma posição remota e essa mudança provavelmente continuará. Assim o trabalho remoto também mantém sua empresa ágil, capaz de continuar trabalhando em todos os tipos de imprevistos.

A Microsoft sabe que sua equipe precisa ser capaz de acessar seus arquivos de qualquer lugar. É por isso que eles criaram um aplicativo do SharePoint que funciona em tablets, telefones e outros dispositivos móveis. E não se preocupe – seus arquivos estarão tão seguros na plataforma móvel quanto no formato desktop.

Colabore de forma mais eficaz

Manter uma forte cooperação da equipe é a chave para administrar qualquer tipo de negócio, mas especialmente um escritório de advocacia. Seus funcionários precisam ser capazes de trabalhar juntos na pesquisa de casos, verificando precedentes e lidando com consultas de clientes. O SharePoint torna a colaboração uma parte simples e intuitiva de suas operações diárias.

Como várias pessoas podem trabalhar em um arquivo ao mesmo tempo, sua equipe pode se comunicar com muito mais rapidez e facilidade. Quadros de comunicação de equipe integrados movem-se mais rápido do que e-mail e são mais organizados do que outros programas de chat. E sites personalizáveis ​​garantem que sua equipe tenha todas as ferramentas necessárias para colaborar na ponta dos dedos.

Descubra os benefícios do SharePoint para escritórios de advocacia

O Microsoft SharePoint é uma maneira poderosa de gerenciar a organização de arquivos e a colaboração da equipe no escritório ou fora dele. Você pode controlar a segurança dos dados, manter a conformidade e manter os casos de clientes organizados. Sua equipe pode acessar as informações de que precisam, não importa onde estejam e quando precisarem

Leia também nosso artigo sobre como o SharePoint e Microsoft Teams são melhores juntos e pode te ajudar ainda mais na produtividade de seu escritório.

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