SharePoint para automação comercial: do simples ao complexo

A automação de processos de negócios envolve a conversão de processos manuais baseados em papel em um sistema eletrônico que remove a maioria de seus atrasos inerentes, variabilidade e erros humanos.

Assim, em muitos casos, as empresas podem obter uma grande automação com o software que já estão usando. Portanto, é aqui que o SharePoint e o Office 365 entram em ação. Neste artigo, começaremos discutindo alguns dos processos de automação mais simples e progrediremos para soluções mais complexas.

Pesquisas e coleta de dados no SharePoint

Com processos manuais e baseados em papel, alguém precisa digitar a pesquisa, imprimir várias cópias e deixá-las nas mesas de todos. Eles também precisam manter uma lista por escrito dos responsáveis, para que saibam quem ainda não respondeu. O e-mail melhorou esse processo, mas a coleta manual de dados ainda requer uma contagem também manual. 

Contudo, os dados da pesquisa podem ser facilmente capturados e armazenados em uma única lista do SharePoint. O SharePoint e o Office 365 também permitem classificação automática, filtragem e notificações por email. 

Controle de Tempo 

As empresas geralmente lutam para coletar informações de seus funcionários com base no tempo. Para tornar esse processo mais fácil e confiável, o SharePoint inclui recursos de folha de dados em todas as listas. Você pode criar formulários personalizados para coletar conteúdo específico das planilhas de horas dos funcionários.

A automação do processo de rastreamento de tempo varia de simples a extremamente complexa, dependendo dos tipos de dados que você precisa coletar e das regras que regem os processos de negócios relevantes. Quanto mais requisitos você puder listar para seu processo automatizado, melhor será a solução resultante. 

Rastreamento de documentos especializados 

A aprovação de documentos é um dos processos de negócios mais comumente automatizados. Em vez de enviar emails com anexos para várias partes você pode clicar em um botão e deixar que o SharePoint cuide de tudo para você. 

Esse fluxo de trabalho terá sido pré-programado para enviar os tipos certos de documentos, instruções por e-mail e links para o pessoal apropriado. Alterações, notas e atualizações são mantidas em um local para revisão e todas as revisões e versões são consolidadas em uma apresentação limpa e fácil de editar. 

Integração de funcionários 

Dado seu foco em documentos, formulários e coleta de dados, os departamentos de recursos humanos costumam ser os usuários mais intensos do SharePoint. Seus projetos multifacetados e de várias etapas também podem ser mais complexos do que as tarefas mais simples que outros departamentos precisam realizar. 

 O SharePoint realmente brilha porque permite que proprietários não técnicos visualizem o status dos documentos, revisem os materiais enviados e aprendam quais tarefas ainda não foram concluídas. Com a correta manipulação de permissões e acessos, todas essas informações também podem ser disponibilizadas para outras partes interessadas.

Gerenciamento de projetos no SharePoint

Ficando um pouco mais complexo ainda, o gerenciamento de projetos tende a envolver várias camadas de requisitos com base nas políticas da empresa ou de gerenciamento de projetos. Assim como construir uma casa, é muito mais fácil fazer alterações no estágio de projeto do que quando você já começou a construção. Determine quais dados você precisará relatar em cada dia, semana, mês, trimestre e ano e, em seguida, planeje como irá coletar, calcular e agregar esses dados assim que o processo for automatizado. Cada empresa e cada solução são diferentes, mas a seguinte lista de considerações guiará o processo de automação do gerenciamento de projetos:

• Iniciação do projeto: Recursos, orçamento, alinhamento da visão e kickoff.
• Pesquisa e armazenamento de informações: Criação de locais adequados e funções de pesquisa para dados pertinentes.
• Acessibilidade: quais partes dentro e fora de sua organização podem visualizar tipos específicos de dados?
• Planejamento: como você pode usar as ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos para se conectar a um local amplamente acessível para atualizações e informações?
• Comunicação: Quais alternativas ao e-mail funcionarão para comunicar e armazenar informações sobre projetos, problemas, calendários de eventos e tarefas?
• Orçamento: Fornecimento de acesso contínuo ao pessoal financeiro.
• Fechamento e arquivo: armazenamento de dados completos do projeto em um local acessível e somente leitura 

Gerenciamento de portfólio 

O SharePoint irá agilizar todos os processos acima mencionados, mas eles também podem ser gerenciados com uma combinação de Excel, Word, e-mail e Microsoft Project – aplicativos que simplesmente produzem conteúdo. O gerenciamento de portfólio, por outro lado, é uma tarefa importante que requer processo, usabilidade e relatórios e realmente mostra os amplos recursos do SharePoint e do Office 365. 

Obviamente, boas decisões requerem informações precisas e pertinentes. O gerenciamento automatizado de portfólio provavelmente não automatizará essas decisões, mas o ajudará a reunir e apresentar essas informações de maneira clara e não subjetiva. 

Em suma, o SharePoint e suas plataformas associadas podem ajudá-lo a coletar e filtrar uma variedade de detalhes antes de tomar decisões comerciais críticas. Grandes projetos geralmente exigem avaliações significativas e entrevistas com as partes interessadas para dar certo, mas um planejamento cuidadoso produz os melhores resultados. 

O SharePoint é uma ferramenta poderosa para automação de processos de negócios, mas é necessária uma equipe experiente para aproveitar totalmente seus recursos. Para implementar mais rápido e eficiente em sua empresa, considere nossos serviços de consultoria e desenvolvimento em SharePoint.