Como gerenciar projetos com um portal do SharePoint

Inicie seu projeto usando os recursos do portal de projetos do SharePoint para uma experiência perfeita de gerenciamento de projetos. Assim sendo um profissional de gerenciamento de projetos, é essencial diminuir a comunicação ineficiente com as partes interessadas ou práticas inadequadas de gerenciamento de informações. Então quando você está enfrentando um padrão pouco claro de colaboração no projeto que compromete o sucesso do seu projeto? É aqui que podemos ajudar os usuários do site do SharePoint a desenvolver um plano inteligente para resultados positivos.              

1. Alertas avançados de lembrete

Depois de centralizar as informações e a comunicação do projeto no site do SharePoint, recomendamos que você configure processos automatizados do projeto, como alterar o processo de controle, utilizando fluxos de trabalho integrados no SharePoint. Então você pode autorizar alertas para enviar lembretes automaticamente às partes interessadas no projeto. Dessa forma, os membros da sua equipe também podem visualizar as tarefas futuras e poder verificá-las à medida que avançam.

2. Dashboard de portfólio

Utilize a dashboard que mostra como o projeto está indo com um resumo do trabalho, objetivos, status do projeto e assim por diante. Os links no lado esquerdo compõem o Início Rápido de seus diferentes processos. O Início Rápido pode ser personalizado para que o agrupamento e a categorização imitem os processos de gerenciamento de projetos que você usa em seus negócios. Todos os processos que seu projeto precisará podem ser integrados. Veja também como destacar o conteúdo usando a home page do SharePoint.

3. Agregação de dados em vários sites do projeto

O Project Management Central é uma solução turnkey de gerenciamento de projetos que pode padronizar os sites, permissões e consistência da navegação nos projetos da empresa. Configure ‘Listas de tarefas’ no SharePoint em combinação para planejar tarefas, atividades e marcos com datas, responsáveis ​​e criar uma estrutura de detalhamento para qualquer projeto em que você esteja trabalhando com vários funcionários. Você também pode incluir listas adicionais personalizadas para processos específicos do projeto para gerenciar riscos, problemas, solicitações de mudança, metas e assim por diante.

4. Gestão de recursos

Com a ferramenta ‘Project Statement’, você pode incluir uma visão geral do projeto, descrição e datas principais. Todos os membros de sua equipe e partes interessadas no seu projeto podem ter a capacidade de se referir a ele para que possam entender o objetivo do projeto ou obter um resumo das informações de alto nível do projeto. Além disso, controle os documentos através da biblioteca para armazenar produtos finais através de fluxos de trabalho de autoria, controle de versão e aprovação. Mantenha seus documentos armazenados na intranet da empresa para garantir que todos os membros da equipe estejam trabalhando no mesmo documento atualizado.

5. Relatório de projeto

Você pode configurar visualizações adicionais para o trabalho concluído, em andamento, vencido, etc. Comunique o status do projeto a executivos seniores e outras partes interessadas. Os relatórios podem incluir KPIs com botões indicadores vermelho e verde para mostrar rapidamente o status do projeto visualmente. Adicione colunas com seu próprio comentário sobre o que foi alcançado, as principais realizações, problemas e as próximas etapas planejadas. Agrupe web parts ou processos de projeto em fases como: iniciar, planejar, acompanhar e fechar. O SharePoint orientará você e sua equipe a expressar como o projeto deve ser gerenciado.

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