Saiba agora mesmo o que é GED e quais as suas vantagens

Você já imaginou ter em sua empresa um sistema de gerenciamento de documentos no qual eles se mantenham organizados, em segurança e ainda com uma facilidade incrível de acesso? Com o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), isso é possível.

Trata-se de um sistema capaz de transformar todas as informações que você tem em sua empresa, como documentos de imagem, de texto ou voz para o formato digital. Para isso, basta que eles sejam digitalizados e gravados em HD ou discos óticos.

Essa solução assegura um avanço na qualidade de sua empresa, que vai desde a melhora de sua dinâmica até a diminuição de custos com impressões e cópias. Garante, acima de tudo, mais agilidade nos processos, sobretudo no que se refere à comunicação e à obtenção de informações.

Deseja saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e conheça os benefícios que esse sistema de gerenciamento pode trazer para sua empresa! Acompanhe!

1. Redução custos

A primeira vantagem do GED diz respeito à diminuição de custos. Os gastos passam a ser bem menores, visto que não haverá despesas com serviços e materiais necessários para a realização de cópias de documentos, a não ser com os exigidos pela fiscalização.

Os arquivos só serão impressos de acordo com a demanda, ou seja, em menor quantidade. Isso oferece à empresa outro ganho significativo no que se refere à sustentabilidade — tendo em vista que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.

2. Mais produtividade

Com o GED, a localização de documentos fica mais fácil e prática. Tudo permanece mais acessível, sem perdas de tempo para encontrar os itens. Ele permite acessar os arquivos rapidamente com um clicar do mouse, garantindo, dessa forma, mais agilidade nas buscas necessárias para qualquer tipo de trabalho.

Com isso, as tomadas de decisões tornam-se mais ágeis, garantindo mais produtividade às equipes e, consequentemente, respostas mais satisfatórias.

3. Diminuição de espaço para armazenamento

O GED garante mais espaço físico, visto que as organizações não terão mais necessidade de manter arquivos físicos — existem muitos documentos e pastas que, muitas vezes, estão desorganizados, o que dificulta a sua busca.

O armazenamento desses documentos será virtual, o que permite uma facilidade maior de serem encontrados, otimizando, dessa forma, as várias etapas de trabalho.

4. Acesso simples e fácil em qualquer lugar

Nada como ter acesso a qualquer informação importante de onde quer que se esteja, não é mesmo? O GED permite essa funcionalidade, dando mais autonomia e agilidade aos funcionários para executarem seu trabalho.

O GED viabiliza que todos os funcionários, devidamente autorizados, tenham acesso aos documentos da empresa que estão arquivados em nuvem. Eles podem ser acessados por qualquer dispositivo móvel, via internet.

5. Compartilhamento de informações

Umas das grandes funcionalidades do GED é garantir que usuários autorizados tenham acesso aos arquivos da empresa. Dessa forma, é possível tornar as equipes mais coesas e produtivas, facilitando o compartilhamento de documentos não apenas entre os funcionários, mas também entre fornecedores, clientes e parceiros.

6. Segurança dos dados

O GED é um sistema seguro. Ele garante que determinadas informações só sejam acessadas por pessoas autorizadas. Para isso, é necessário login e senha. A empresa deve criar limites de acesso a colaboradores de todos os níveis.

Como você pôde conferir neste artigo, o GED é um sistema que contribui bastante para a produtividade de uma empresa: facilita, agiliza e garante resultados. E você, o que está esperando para adotar esse sistema no seu negócio?