Conheça três usos práticos do SharePoint Syntex

O poder do SharePoint Syntex está em ajudá-lo a transformar seus arquivos em conhecimento – a capacidade de assumir o controle de seu conteúdo e arquivos para encontrar as verdadeiras joias. Então, o que significaria para você ter automação e processos para extrair informações para, em última análise, desbloquear o conhecimento preso em documentos? 

Veja três usos práticos do SharePoint Syntex para sua organização.

Três usos práticos para sua organização

Hoje, suas informações em seus vários repositórios de arquivos podem parecer uma pilha de tijolos desorganizados. Entretanto, quando usado corretamente, o SharePoint Syntex pode capacitá-lo a classificar, extrair e agrupar seus arquivos para desbloquear o conhecimento organizacional. Então, como um dos mais novos recursos do Microsoft 365 e quando combinado com o SharePoint Syntex ajuda você a enfrentar seus desafios de gerenciamento de conhecimento com automação.

Faturamento

Toda empresa tem faturas, ordens de compra e recibos. Então, para quase todas as empresas, as faturas desempenham um papel importante em manter o fluxo de caixa. Entretanto, se não forem feitos corretamente, pode significar a diferença entre uma empresa que cumpre suas obrigações financeiras e outra que precisa tome medidas mais drásticas. Portanto, o poder de extrair clientes, datas, valores e classificar ordenadamente as faturas para produzir uma biblioteca dinâmica gera um valor enorme para as organizaçõs. Com o SharePoint Syntex, você pode construir um modelo de compreensão de conteúdo, adicionar extratores e, em seguida, automatizar o processamento de conteúdo para garantir que as faturas sejam pagas. 

Portanto, pense na otimização de processos que podem ser gerenciados por meio de impostos regionais. Um exemplo é a capacidade de extrair locais e fazer pesquisas em modelos de impostos baseados em regiões. Para a maioria, o faturamento pode ser bastante complicado de se contabilizar. Assim, quanto mais complexo for o ambiente, mais valor você receberá com a extração e pesquisas.  

Benefícios de recursos humanos

Os profissionais de RH analisam como vários benefícios aos colaboradores afetam a retenção, a lealdade e o desempenho dos colaboradores. Usando o SharePoint Syntex, os usuários do SharePoint Syntex podem criar um modelo de processamento de formulários diretamente de uma biblioteca de documentos do SharePoint, usado para reunir as opções de benefícios feitas pelos colaboradores. Assim podendo reunir feedback dos colaboradores e determinar quais benefícios são mais populares para contribuir com a satisfação dos colaboradores.

O SharePoint Syntex não só pode ser usado para automação e ajudar a empresa a atender mais rapidamente às necessidades de seus colaboradores, mas também pode digitalizar processos que atualmente podem estar offline. Este processo simplifica o preenchimento de documentos que antes eram difíceis de trabalhar. O conhecimento desbloqueado significa maior satisfação do colaboradores e maior engajamento. 

Gerenciando contratos

Aproveite o SharePoint Syntex para automatizar seus processos de análise de contrato em minutos. As empresas têm dezenas de tipos diferentes de contratos. A regra geral é que os termos desse documento vinculam a pessoa que assina um documento contratual. Quanto mais confortável se fica com a criação de modelos de extração de classificação, maior a economia de custos e a eficiência na melhoria do processo.

Por exemplo, criar um extrator para extrair o valor do contrato e a data de expiração. Configure um fluxo para notificar o gerente da conta sobre os contratos que expiram nos próximos meses. Essa capacidade de focar nos contratos mais valiosos e oportunos pode significar eficiência e contribuir para os resultados financeiros. Considere aumentar o valor de sua equipe jurídica com contratos e acordos escritos, especialmente aqueles relativos a emprego, vendas ou locação que devem ser executáveis ​​por lei – revisão legal, visão, retenção e conformidade. 

Conclusão

O SharePoint Syntex é a resposta para “o que devo fazer com meus documentos e como posso transformar arquivos em conhecimento organizacional”. A maioria das empresas possui milhões de documentos. Em vez de uma pilha desorganizada, o SharePoint Syntex pode fazer você sentir que tem o poder de classificá-los, organizá-los e agrupá-los. Na próxima vez que você estiver automatizando um processo de negócios, considere aproveitar o SharePoint Syntex para classificação e extração para desbloquear o conhecimento da sua organização. Veja também nosso outro artigo sobre como habilitar o SharePoint Syntex no locatário do Microsoft 365.