Modernizando seu sistema de gestão de qualidade com o SharePoint

Hoje, a gestão da qualidade desempenha um papel cada vez mais importante nas organizações empresariais. Clientes, vendedores e fornecedores estão exigindo padrões mais elevados de qualidade. Os sistemas de software centralizados baseados em papel e mais antigos não estão bem equipados para lidar com muitos dos desafios. Por esse motivo, muitas organizações estão modernizando sua abordagem e movendo seus sistemas para a nuvem como o SharePoint.  

Os sistemas de gerenciamento de qualidade baseados em nuvem oferecem uma solução flexível e personalizável para atender às necessidades relacionadas aos negócios e à conformidade. Eles eliminam a necessidade de infraestrutura interna adicional, reduzem os riscos de segurança, fornecem aos usuários a capacidade de colaborar remotamente e eliminam a necessidade de correção e atualização de sistemas existentes.

Sistemas de gestão da qualidade

Os Sistemas de Gestão da Qualidade (“SGQ”) são sistemas formalizados usados ​​para documentar processos e procedimentos de negócios. As Normas ISO ¹ exigem que, à medida que um processo muda, a documentação precisa ser atualizada para refletir essas mudanças. Se a documentação ficar desatualizada, a qualidade dos serviços e produtos de uma organização pode ficar abaixo das expectativas ou dos requisitos organizacionais. Manter a documentação do processo de qualidade pode levar a ganhos de produtividade e interações e serviços consistentes com o cliente.

Uma visão geral moderna do SGQ

Os componentes comuns de um SGQ incluem, mas não estão limitados ao seguinte:

• Controle de documento
• Não conformidades e CAPA
• Pedidos de mudança

Controle de documento SharePoint

Documentar processos de negócios é uma função essencial de um SGQ. Ele permite que uma organização forneça serviços e resultados consistentes para seus clientes enquanto aumenta a produtividade fornecendo um banco de dados centralizado de atividades de negócios. No entanto, simplesmente ter os documentos não é suficiente. É imperativo manter os documentos e garantir que, à medida que os processos mudam, a documentação atualize para refletir essas mudanças.

Seguindo os padrões de gerenciamento de documentos ISO como guia, você pode criar uma plataforma QMS usando o Microsoft SharePoint e a Power Platform — aproveitando as ferramentas de negócios para as quais muitas organizações já possuem uma licença hoje.

Um sistema de controle de documentos de três estágios é o melhor para manter a integridade dos documentos e deve incluir:

• Documentos de trabalho
• Documentos Publicados
• Documentos obsoletos

Não conformidades e ações corretivas e preventivas SharePoint

As não conformidades são um desvio dos padrões existentes que devem ser documentados e corrigidos para garantir que os requisitos de qualidade de uma organização continuem a ser atendidos. Uma vez que um é descoberto, é essencial documentar o desvio e a Ação Corretiva e Preventiva (CAPA) recomendada para lidar com o comportamento. Um SGQ eficaz pode orientar os usuários no processo de correção da não conformidade e em todas as fases de resolução. Esses incluem:

• Soluções de Curto Prazo para mitigar os desvios.
• Análise de causa raiz para identificar a natureza do problema.
• Soluções de Longo Prazo para corrigir a não conformidade.

Cada uma dessas fases pode exigir tarefas conectadas a cada não conformidade e atribuídas a várias pessoas e permitir o rastreamento e a conclusão de cada uma dessas tarefas.

Pedidos de mudança

Mudanças em um processo ou procedimento são necessárias e importantes, e acompanhar essas mudanças e garantir que elas não impactarão negativamente as atividades de negócios é igualmente vital. Um SGQ pode ajudar a conduzir a Solicitação de Mudança e rastrear as Ordens de Mudança emitidas para cada solicitação. Manter todas essas informações em um local central e organizado permite menos riscos ao executar uma mudança.

Resumo

Modernizar os sistemas de gerenciamento de qualidade legados, adotando ferramentas modernas baseadas em nuvem, pode aumentar significativamente a produtividade de uma organização e aliviar muitos dos desafios que o ambiente de trabalho em mudança introduziu. Finalmente, eles podem ser adaptados para fornecer maior colaboração entre usuários em vários departamentos e organizações para melhorar os processos de qualidade. 

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