SharePoint como Sistema de Gerenciamento de Documentos
Gerenciar uma enorme quantidade de documentação em qualquer organização pode ser muito exaustivo tanto em termos de tempo quanto de mão de obra e ainda pode estar sujeito a erros. No entanto, é fundamental manter todos os documentos no lugar para que o projeto funcione sem problemas.
Sendo assim, todas as organizações precisam de um sistema robusto para manter sua documentação armazenada com segurança e na ordem certa. Então, vamos nos aprofundar em um dos sistemas de gerenciamento de documentos mais robustos fornecidos pelo SharePoint – um produto da Microsoft.
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos é um software que controla e rastreia o ciclo de vida completo dos documentos. Ou seja, o ciclo de vida de um documento tem várias etapas, desde o início até a desativação.
Então, ao usar um sistema de gerenciamento de documentos, um documento criado pode ser armazenado e rastreado em cada versão do mesmo. Assim, abrangendo todas as características de alteração do documento, incluindo todos os detalhes de sua modificação, revisão e uso.
O que é o SharePoint?
Ele é uma plataforma colaborativa que permite o uso paralelo e atividades multiusuário em organizações para armazenar e gerenciar soluções de gerenciamento de dados simples a complexas.
Lançado no ano de 2003 pela Microsoft. Desde a sua criação, a Microsoft desenvolveu várias versões de produtos e downloads do SharePoint para atender às diversas necessidades dos clientes.
Tipos de downloads do SharePoint
1) SharePoint Online
Este é um serviço baseado em nuvem que permite que uma empresa assine os serviços do SharePoint Online e mantenha transações de documentos com todas as partes interessadas usando a plataforma de nuvem, em vez de instalar o SharePoint localmente.
2) Servidor SharePoint
Com base nas necessidades de negócios, o SharePoint pode ser instalado e implantado no local usando a versão do SharePoint Server.
Além disso, dos dois tipos de downloads acima, existem algumas outras versões disponíveis.
O SharePoint Foundation , que é uma versão mais antiga dele, disponível apenas no SharePoint 2013. Ainda amplamente usado. Além disso, há um SharePoint Designer 2013 usado para criar soluções habilitadas para fluxo de trabalho. O popularmente conhecido OneDrive, que tem sua versão para empresas chamada OneDrive Business sync.
Assim, com base na necessidade e capacidade do negócio, os clientes podem baixar a respectiva versão dele para atender às suas necessidades.
Por que de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos:
1) Alta Segurança e Integridade
Os recursos de segurança do Microsoft SharePoint são tão robustos que o usuário nunca terá que se preocupar com acesso não autorizado a arquivos de informações confidenciais ou falha na integridade do aplicativo.
2) Fácil de usar
O SharePoint foi desenvolvido tendo em mente todos os níveis de partes interessadas que podem usar essa ferramenta e, portanto, foi projetado de forma que seja fácil de usar para todos os usuários.
3) Administração com totalidade
Ele apresenta um console para administração central, com o qual a administração terá acesso para anexar seus recursos, configurações e configurações com controle total.
4) Personalização
O nível de personalização fornecido pelo SharePoint aos desenvolvedores é muito vasto, usando isso; a ferramenta é ajustável e totalmente personalizada de acordo com os requisitos de negócios.
5) Colaboração
Este é o melhor e um dos recursos mais importantes, ele ajuda todos os usuários na empresa a permanecerem colaborativos e atualizados e a se manterem atualizados com todas as fases do Ciclo de Vida do Documento. A versão mais recente do SharePoint também oferece streaming de informações em tempo real.
Não importa quão bom seja um sistema, sempre haverá alguns contras. Mas é importante que o usuário determine prioridades e requisitos de uso para pesar os prós sobre os contras.
Conclusão
O SharePoint como um sistema de gerenciamento de documentos colaborativo de arquivos, sejam plataformas baseadas em nuvem ou baseadas em servidor, é fácil de usar e possui recursos de segurança integrados.
Embora possa haver muitas dessas ferramentas no mercado, que podem ser mais baratas e fáceis de usar, ele é da Microsoft possui excelentes recursos para um Sistema de Gerenciamento de Documentos robusto.
Entre em contato e veja como nossos especialistas em SharePoint podem te ajudar.
Luiz Antonio Sgargeta é sócio fundador e CEO da Trinapse, consultoria brasileira de Microsoft 365 com quase duas décadas de operação, acumula mais de 20 anos em desenvolvimento de software e em ambientes corporativos de alta complexidade.
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Trabalha com SharePoint desde o SharePoint Portal Server 2003 e com .NET desde a versão 1.0. Acompanhou a plataforma em todas as suas reinvenções, do portal de documentos on-premises ao SharePoint Online dentro do Microsoft 365, o que dá a ele uma leitura rara sobre o que muda de verdade e o que é apenas nome novo para o mesmo problema.
No início da carreira atuou em uma das maiores operações de e-commerce do país, em sistemas que não toleram degradação de performance nem indisponibilidade, essa origem definiu o critério que ele aplica até hoje: solução boa é a que sustenta volume real, integra com o legado que já existe e não quebra no pico.
Depois disso, passou por praticamente todo tipo de projeto corporativo, de portais e intranets de milhares de usuários a integrações críticas e automação de processos de ponta a ponta, sempre em grandes empresas e em desafios de alta exigência.
A marca do trabalho dele é a tradução entre tecnologia e negócio, levanta a necessidade real por trás do pedido do cliente, questiona o processo antes de automatizá-lo e desenha a solução pelo resultado esperado, não pela ferramenta disponível, é o que permite conversar com a diretoria sobre retorno e com o time técnico sobre arquitetura na mesma reunião.
Hoje lidera a frente comercial e estratégica da Trinapse e conduz a empresa no novo ciclo da inteligência artificial, com foco em agentes de IA e operação de processos assistida por IA para cooperativas de crédito, agronegócio e indústria. Escreve no blog da Trinapse desde 2019, com mais de 450 artigos sobre IA, SharePoint, Power Platform, Modern Workplace e transformação de processos, sempre a partir de projeto entregue e não de teoria.
